Google Apps - Chatgeschiedenis uitschakelen en het record forceren

Standaard wordt de Google Chat-geschiedenis opgeslagen voor gebruikersGmail-accounts en zijn toegankelijk onder het label Chats. Hoewel gebruikers de opname van de chatgeschiedenis kunnen uitschakelen, weten velen niet dat ze waarschijnlijk niet eens weten dat de instelling bestaat. Als u een bedrijf bent dat 'Gone Google' is, is dit een probleem. Waarom?

Ik heb gewerkt bij Informatiebeveiliging bijBedrijfsniveau voor een aantal jaren en wat ik heb gevonden, zijn dat mensen de neiging hebben om een ​​aantal zeer ongepaste dingen te zeggen in chat versus e-mail. Normaal komt dit omdat veel werknemers e-mail als formeel beschouwen en chatten als tijdelijk, een soort telefoongesprek. Toch luistert toch niemand naar die chatgesprekken? Fout. Zoals ik heb uitgelegd, registreert Google Chat standaard die IM-chatgesprekken waardoor ze allemaal gemakkelijk vindbaar zijn als uw bedrijf een dagvaarding voor gegevensontdekking krijgt. Ja, dat kan heel, heel erg zijn.

Het goede nieuws is dat Google Apps het systeem toestaatbeheerder om het opnemen van chatgeschiedenis uit te schakelen en de instelling 'Off the record' af te dwingen voor alle Google Apps-gebruikers in uw bedrijf. Hier is hoe je het doet.

Meld u aan bij uw Google Apps-beheerconsole met uw beheerdersreferenties en klik op Instellingen.

Klik op Chatten in de linkerzijbalk.

Vink het vakje Chatgeschiedenis uitschakelen aan door alle toekomstige chats te forceren als "Off the Record".

Sla de wijziging op door te klikken op Wijzigingen opslaan.

Vanaf dit punt, elk toekomst chatgesprekken worden niet gearchiveerd in uwgebruikers Gmail-account in Google Apps. Eerdere chat-discussies blijven echter behouden, tenzij ze door de gebruiker worden verwijderd. Helaas biedt Google systeembeheerders geen manier om oude chatgeschiedenisgegevens op te schonen, dus als u een bedrijf bent dat dit moet opschonen, raad ik u aan contact op te nemen met uw Google Account Manager.