Hoe maak je een Portable Document Format Archive (PDF / A)

PDF / A is een strikte standaard van Adobe's PortableDocumentindeling (PDF) die federale rechtbanken in de VS nodig hebben voor de presentatie en archivering (dat is waar de "A" komt) van PDF-documenten. Hier is een eenvoudige techniek om PDF / As te maken die de rechtbank zal accepteren.

Het concept achter PDF / A is eenvoudig, maar dede instructies van verschillende leveranciers zijn erg ingewikkeld. Dit is de gemakkelijke manier om het te doen. Voor mijn voorbeeld gebruik ik Adobe Pro 9.3, maar dit werkt op Adobe Standard 7 en hoger. Hoe hoger de versie, hoe beter.

Open eerst de PDF die u naar PDF / A wilt converteren. Op het eerste gezicht zien een gewone PDF en een PDF / A er hetzelfde uit. De verschillen liggen onder de motorkap.

Kies Bestand / Opslaan als "Post Script." Het heeft de extensie .ps.

Sluit nu uw PDF en open Acrobat Distiller.

Kies Instellingen / Adobe PDF-instellingen bewerken.

Ga naar Lettertypen om ervoor te zorgen dat u alle lettertypen in uw document insluit. In dit geval heb ik de mijne al ingebed.

Open nu uw PDF.ps-bestand. Alleen door het te openen, converteert Distiller het automatisch naar een compatibele PDF / A.

Maar is het echt conform? Laten we het controleren.

Open uw nieuw gemaakte PDF in Adobe Pro (of Standaard) en voer Preflight uit door naar Geavanceerd / Preflight te gaan.

Analyseer nu. Kies PDF / A-1b tenzij de rechtbank anders verzoekt.

Geen problemen gevonden! De federale rechtbanken zullen het aanvaarden. Neem contact op met de overheid van uw land - als u buiten de VS woont - om te zien of PDF / A een indeling is die de rechtbanken nodig hebben.

Als u of uw bedrijf federaal werk doet, heeft deze nieuwe vereiste voor het indienen in PDF / A zeker invloed op de manier waarop u PDF-documenten maakt en ermee werkt.