Alles wat u moet weten over aan de slag gaan met Google Documenten

Google Documenten is een gratis online service die het mogelijk maaktu om documenten te maken, te bewerken en samen te werken, rechtstreeks vanuit uw browser. Laten we de functies nader bekijken en bekijken waarom we deze app van Google geweldig vinden.

Er was eens een fan van Microsoft Word. Maar uiteindelijk werd ik het zat om te betalen voor iets dat gratis alternatieven online had. Dus ik probeerde de gratis LibreOffice, maar toen mijn computer zichzelf vernietigde, verloor ik al mijn werk. Toen besloot ik de cloud-gebaseerde Google Docs te proberen en sindsdien heb ik niet meer teruggekeken.

Google Documenten is een van de hoekstenen vanGoogle's Office-aanbod, en ondanks de neiging van Google om zijn services lukraak af te sluiten, is het tot nu toe een van de nog overeind gebleven, sinds het werd gekocht door Google in 2006. Samen met Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Tekeningen heeft Google bouwde een enorme en formidabele productiviteitssuite die concurreerde met Microsoft, die deze hoek van de IT-industrie regeerde met heel weinig concurrentie om van te spreken.

Naar mijn mening heeft Google Documenten twee sterke punten. Ten eerste is het een enorme monoliet van een bedrijf met universele merkherkenning dat in de volgende eeuw waarschijnlijk niet failliet gaat. Dus mensen voelen zich gerust over het overbrengen van hun belangrijke werk naar de dienst en het daar te laten. Ze worden op een ochtend niet wakker om de dienst plotseling te zien sluiten.

Ten tweede wordt Google Documenten mogelijk gemaakt door de andere Google-services (vertalen, zoeken, lettertypen, afbeeldingen, enz.). Alles is naadloos geïntegreerd en kan samen worden gebruikt - allemaal met één account.

Maar doe jij werkelijk alles weten over Google Documenten? We zullen het snel ontdekken.

Wat Google Documenten in een notendop is

Wanneer u zoiets als Microsoft Word of gebruiktLibreOffice, de bestanden die u opslaat, worden alleen opgeslagen op de computer waarmee u werkt (tenzij u ze opslaat in een cloudopslagoplossing zoals Dropbox). Plus alle wijzigingen die u aanbrengt, gaan verloren zodra u iets wijzigt en vervolgens op de knop 'opslaan"Knop.

Vergelijk dit nu met Google Documenten. Google Documenten is een vergelijkbare, verkleinde versie van Microsoft Word, behalve dat het online staat. Dit betekent:

• Al uw documenten zijn online beschikbaar overal waar een internetverbinding is. Als je computer kapot gaat, kun je gewoon naar een andere computer gaan om je bestanden op te halen. Niets is verloren.
• Je hoeft nooit te onthouden om iets op te slaan, omdat je elke keer verandert iets in het document - zelfs als u net op de spatiebalk drukt - slaat Google Documenten het automatisch voor u op in een nieuwe versie.
• Een nieuwe versie betekent dat als u uw document wilt terugdraaien naar een vorige versie, het letterlijk een paar klikken verwijderd is.
• U kunt extensies en widgets installeren om uw werk eenvoudiger te maken. Velen van hen zijn gekoppeld aan andere Google-services.
• U kunt mensen uitnodigen met een Google-accountsluit u aan bij het document en iedereen kan elke andere bezoeker van het document zien, inclusief typen / wijzigingen die ze in realtime aanbrengen. Je kunt de bewerkingen van anderen bewerken, reacties achterlaten en chatten in een chatbox. Dit maakt samenwerking moeiteloos.

Uiteraard zijn er andere producten die het doengeheel samenwerkingsgedrag zoals Dropbox Paper. Met Microsoft Word en LibreOffice kunt u ook opmerkingen achterlaten in documenten. Word Online maakt ook vooruitgang op het gebied van co-authoring en samenwerking. Maar het is Google die naar mijn mening het superieure product heeft weten te maken. Het werkt gewoon heel erg goed.

Laten we achtereenvolgens naar elke functie kijken.

Online waar een internetverbinding is

Het is heel modieus om tegen het kwaad van cloud computing in te gaan, maar laten we eerlijk zijn, er is een heel goede reden waarom cloud computing populair is. Namelijk, het is handig. mensen liefde gemak. Met cloud computing hoeft u zich geen zorgen te maken over het installeren van software op al uw apparaten of het maken van een back-up van uw bestanden.

Het enige dat u nodig hebt is een sterk wachtwoord om uw cloudaccount te beschermen, samen met tweefactorauthenticatie.

De voordeur passeren

Er zijn twee manieren om toegang te krijgen tot Google Documenten. Hetzij via de directe link - docs.google.com - die u hier zal brengen:

Of via de Google Drive-link - drive.google.com - en klik vervolgens op de blauwe Ga naar Google Drive knop.

Klik in het volgende scherm op Nieuw> Google Documenten.

Welke route u ook kiest, u krijgt twee opties: begin met een leeg document of kies een sjabloon.

Het blanco document

Het lege document is heel eenvoudig. Kies het gewoon, geef het document een titel en begin te typen.

Zoals ik in het begin al zei, is Google Documenten een zeeruitgeklede versie van Microsoft Word. Er is dus een zeer ondiepe leercurve en vrijwel geen ruimte voor catastrofes. Dat is waarom het zo populair is.

Onthoud het gezegde '... zo eenvoudig dat zelfs mijn grootmoeder het zou kunnen doen“? Nou, dat geldt voor Google Documenten. Begin gewoon te typen. Zoals ik al eerder zei, het werkt gewoon.

De pagina-instellingen wijzigen

Er zijn verschillende opties beschikbaar om de pagina-instellingen naar wens te wijzigen.

Ten eerste, als je naar toe gaat Bestand> Pagina-instelling, je kunt deze doos naar voren brengen. Nadat u wijzigingen hebt aangebracht, kunt u deze opslaan als standaardwaarden voor alle toekomstige documenten.

Deze staan ​​ook in de bovenste menubalk.

Links staat de uitlijning van de tekst / afbeelding en rechts is de regelafstand.

Om te zien wat de rest van de instellingen zijn, hoeft u alleen maar met de muis erover te bewegen en een knopinfo verschijnt met de naam van de functie, samen met de sneltoets.

Lettertypen en meer informatie

Met de lettertypen krijgt u de gebruikelijke, zoalsArial, Times New Roman, Verdana, enzovoort. Maar als je een beetje wild wilt worden met je lettertypen, kun je meer downloaden en installeren, via Google Fonts. Klik eenvoudig op 'Meer lettertypen'Boven aan het lettertypemenu.

Dit vak wordt weergegeven via Google Fonts. Kies de gewenste lettertypen door erop te klikken en klik vervolgens op OK.

Je ziet ze nu in je lettertypemenu.

De sjablonen

Soms heeft u een specifiek documenttype nodig en in plaats van het zelf op te maken, kunt u gewoon een van de vooraf opgemaakte sjablonen van Google kiezen.

Als dit de manier is waarop u wilt gaan, kiest u 'Van een sjabloon”Wanneer u ervoor kiest om een ​​nieuw document te maken. Vervolgens verschijnen de gratis sjablonen.

Er zijn veel om uit te kiezen, zoals cv's,briefhoofden, rapporten, brochures, klasnotities, lesplannen, handleidingen, contracten en nog veel meer. Kies er eenvoudig een en begin het aan te passen aan uw behoeften.

Hoewel ik verbaasd ben waarom een ​​hond een CV nodig heeft. Misschien om de functie van waakhond aan te vragen?

Elke wijziging automatisch opslaan

Weet je nog dat ik je vertelde dat Google Documenten automatisch alles opslaat? Wanneer u uw lege document begint te typen, kijkt u naar de bovenste menubalk naast de optie "Help". Je zult dit zien:

En dan dit:

Wanneer u de woorden ziet, 'Alle wijzigingen opgeslagen in Drive", Je hoeft je nooit zorgen te maken dat je iets verliest dat je ooit in dat document hebt getypt. Tenzij u het document natuurlijk verwijdert.

Terugdraaien naar vorige versies

Daarop klikken 'Alle wijzigingen opgeslagen in Drive”Link toont u de vorige versies. Dus als je iets hebt veranderd, het helemaal hebt gehaat en je wilt terug naar een oudere versie, is het volledig moeiteloos.

Na het klikken op de "Alle wijzigingen opgeslagen in Drive" link ziet u dit:

Bovenaan staat de huidige versie. Hieronder staan ​​de oudere versies met tijdstempels. Kies de versie waarnaar u wilt terugkeren door er rechts op te klikken. Klik vervolgens boven aan de pagina opHerstel deze versie”.

Kijk nu hoe de oude versie op magische wijze terugkeert!

Add-ons voor een meer verrijkte gebruikerservaring

Google Documenten heeft veel add-ons die u kunt installeren om uw ervaring veel gemakkelijker te maken. Bovendien kunnen ontwikkelaars er zelf een maken en deze indienen ter overweging van Google.

Als u de add-ons wilt zien, gaat u naar het menu Add-ons boven aan het scherm en kiest u 'Download add-ons”. Er verschijnt nu een vak waarin u enkele gemarkeerde add-ons ziet, evenals een zoekvak om anderen te vinden.

Hier zijn mijn favorieten die ik altijd gebruik. Wanneer u ze opent en gebruikt via het menu Add-ons, worden ze geopend in een zijpaneel aan de rechterkant. U kunt slechts één add-on tegelijk gebruiken.

Betere woordentelling

Het vinden van uw aantal woorden is eenvoudig. Je moet er gewoon naartoe gaan Hulpmiddelen> Word Count. Maar als u in de flow bent, kan stoppen om constant op menu-opties te klikken erg irritant zijn. Dit is waar Betere woordentelling blinkt uit.

Nadat u het hebt geopend, bevindt het zich rechts van uw scherm. Zodra u begint te typen, wordt uw aantal woorden in realtime gewijzigd. Geen klikken weg vereist.

OneLook Thesaurus

Wanneer je bezig bent met typen, soms zoekenhet juiste woord is moeilijk te bedenken. Dat is waar OneLook Thesaurus van pas komt. Naast synoniemen kunt u ook rijmpjes, bijvoeglijke naamwoorden, zelfstandige naamwoorden en nog veel meer krijgen.

openclipart

Clipart wordt door sommigen als smakeloos gezien, maar er zijn evenveel mensen die het leuk vinden. Daarom is Openclipart een essentiële add-on als u clipart in uw Google Documenten-document wilt opnemen.

Na het openen wordt de rechterzijbalk geopend met een zoekvak. Zoek naar wat u zoekt en klik erop. Het wordt automatisch in het document ingevoegd.

Vertalen

Google Documenten heeft een functie voor het vertalen van het hele document (daarover later meer). Maar je kunt ook kleine stukjes van het document vertalen met de "Vertalen" toevoeging.

Markeer de tekst die u wilt vertalen, open de add-on "Translate", kies de doeltaal en klik op de "Vertalen"Knop.

Nodig mensen uit voor uw document, commentaar en chat

Een van de beste functies in Google Documenten zijn de realtime samenwerkingsfuncties. Waar u en uw collega's ook ter wereld zijn, u kunt allemaal samenkomen op hetzelfde document, opmerkingen achterlaten, elkaars schrijven bewerken en chatten.

Vóór Google Documenten zouden mensen het laatste e-mailenversie van een tekstverwerkingsdocument aan een vriend of collega. Hoe meer versies per e-mail werden verstuurd, hoe groter het risico dat er verwarring zou zijn over de nieuwste versie.

Maar Google Documenten verwijdert die hoofdpijn. Nu moet je gewoon worden uitgenodigd voor die ene gecodeerde link en de nieuwste versie recht voor je ogen zien.

Mensen uitnodigen

Iedereen die moet worden uitgenodigd voor een Google-document heeft een Google-account nodig. Dit kan een standaard gratis Gmail-account zijn of een betaald Google Apps-account.

Klik nu op de blauwe knop "DELEN" in de rechterbovenhoek van het scherm Documenten en er verschijnt een vak.

Als u op 'Downloadbare link”, Heeft u de mogelijkheid om een ​​link te maken waariedereen heeft toegang tot het document, op voorwaarde dat ze de link hebben. U kunt ook hun weergavemachtigingen bewerken, zoals hun mogelijkheid om uw werk te bewerken of alleen te lezen.

Of als u liever een specifieke persoon uitnodigt, kunt u hun e-mail kopiëren naar het gedeelte 'Mensen" sectie, samen met wat ze mogen doen in het document. Voeg ook een notitie toe als u iets wilt vertellen.

Als er mensen in uw contactenboek staan ​​voor dat e-mailadres, en een van hen is de persoon die u wilt uitnodigen, wordt het e-mailveld automatisch ingevuld, waardoor u een beetje tijd bespaart.

Wanneer de persoon uw uitnodiging accepteert, ziet u deze boven aan het scherm, naast de knop DELEN.

En u zult ook hun cursor zien bewegen terwijl ze door het document bewegen.

Opgemerkt moet worden dat als het documentmaker, je blijft er altijd de baas over. Niemand kan u uit het document verwijderen. Maar je kunt de mensen verwijderen die je uitnodigt (laat de kracht niet naar je hoofd gaan!).

chatten

Terwijl u typt, samenwerkt, enzovoort, kunt u ook met elkaar chatten. De chatbox staat naast de blauwe knop DELEN boven aan het scherm. Als u hierop klikt, wordt het chatvenster weergegeven.

In een reactie

Op elk deel van het document reageren is heel eenvoudig. U hoeft alleen het gedeelte van de tekst te markeren waarop u een opmerking wilt plaatsen. Rechts van de pagina verschijnt een kleine tekstballon.

Klik daarop en een correct opmerkingenvak verschijnt. Je kunt nu je missive schrijven. Wanneer u klaar bent, wordt de gemarkeerde tekst geel en staat uw opmerking op de pagina.

De documenteigenaar ontvangt nu een e-mailmelding met uw opmerking en zij kunnen het probleem beantwoorden of markeren als 'opgelost' waardoor uw opmerking verdwijnt.

Exporteren vanuit Google Documenten

Nadat u uw document definitief hebt voltooid, moet u het waarschijnlijk vanuit Google Documenten in een bepaald formaat exporteren.

Als je gaat naar Bestand> Downloaden als ..., u ziet de verschillende beschikbare opties.

Kies je gif en zie hoe je bestand wordt gedownload.

Andere coole tips en trucs

Wil je nog meer tips en trucs met betrekking tot Google Documenten? Blij dat je ja zei omdat ik nog veel meer heb.

Gescande documenten en andere bestanden uploaden

Google wil dat u Google Documenten gebruikt als de opslagplaats voor al uw bestanden. Ze willen dus dat u uw andere bestanden (PDF, DOC X, enz.) Uploadt en ze opslaat in Docs / Drive.

Als u ze echter in die bestandsindelingen bewaart,Google straft u door de grootte van de bestanden uit de opslaglimiet van uw Google-account te halen. Maar als u het bestand converteert naar een 'Google-bestand' (een bestand dat compatibel is met Google Docs), is het plotseling opslaan van het bestand in Docs / Drive gratis. Bovendien neemt het minder opslagruimte in beslag.

Hier is een PDF-bestand dat ik onlangs heb geüpload. Als u er een Google-document van wilt maken, klikt u er met de rechtermuisknop op en kiest u 'Openen met ' en toen "Google documenten”.

De conversie zal snel gaan en dan kun je het nieuwe bestand openen. U kunt ook het oude bestand verwijderen als u dat wilt, omdat het onnodige ruimte in beslag neemt.

Als het bestand een fotokopie van een document is, Googlekan dat document converteren naar bewerkbare tekst met behulp van een technologie genaamd OCR (Optical Character Recognition). Dit is dezelfde technologie die Project Gutenberg en The Internet Archive gebruiken voor het indexeren van boeken in het publieke domein.

Tekst zoeken en vervangen

Dit is duidelijk geen functie die exclusief is voor Google Documenten (Microsoft Word heeft het al jaren), maar u kunt een bepaald woord of een bepaalde tekst vinden en dit automatisch laten vervangen door een ander woord of een andere tekst.

Als fictie-auteur is dit voor mij van onschatbare waarde alsIk verander altijd de namen van tekens. Ik kan teruggaan, de naam van het personage typen en vervolgens opgeven in welke naam de persoon moet worden veranderd. Google Documenten doet de rest.

Ga eerst naar Bewerken> Zoeken en vervangen.

Wanneer het vak verschijnt, typt u het woord dat u wilt vernietigen. Rechts ziet u hoeveel exemplaren van dat woord het document bevat. Geef hieronder het nieuwe woord op.

U kunt ze één voor één vervangen met behulp van "Vervangen'Of allemaal tegelijk met'Vervang alles”.

Paginanummers invoegen

Als u uw document paginanummers nodig hebt, is dat ook gemakkelijk.

Ga naar Invoegen> Koptekst & paginanummer> Paginanummer.

Kies welke stijl van nummering u wilt. Nadat u erop heeft geklikt, wordt elke pagina genummerd zoals u hebt opgegeven.

Bouw een persoonlijk woordenboek om die typefouten te zappen

Afhankelijk van waar ter wereld u bent, GoogleDocumenten kunnen besluiten dat wat u typt helemaal verkeerd is. Ik ben bijvoorbeeld geregistreerd in mijn Google-account als Brits Engels, maar als ik een artikel voor een Amerikaanse klant in Amerikaans Engels typ, wordt plotseling elk tweede of derde woord gemarkeerd als verkeerd gespeld.

Of als ik een fantasieroman schrijf met namen zoalsGeneraal Zuugg, dan vertelt Google me dat Zuugg (uiteraard) geen woord is. U kunt dus profiteren van de functie Persoonlijk woordenboek van Google Doc om Samuel Johnson te worden en er een woord van te maken!

Markeer eenvoudig het onderstreepte woord in rood, klik met de rechtermuisknop en kies 'Toevoegen aan persoonlijk woordenboek”.

De rode foutregel zal dan verdwijnen en u zou de foutmelding voor dat woord niet meer moeten krijgen.

Vertaal uw document direct met Google Translate

U kunt al uw documenten vertalen met de ingebouwde Google Translate-functie. Dit is echt handig als u vrienden, collega's of klanten hebt die een andere taal spreken.

Ga gewoon naar Hulpmiddelen> Document vertalen.

Dat geeft dit vak weer waarin u wordt gevraagd het vertaalde document een naam te geven (er wordt een kopie van gemaakt) en de taal waarin u het wilt vertalen.

In Duitsland koos ik voor Duits en een nieuw vertaalde Duitse versie van dit document verscheen op magische wijze. De opmaak laat echter veel te wensen over, met veel woorden in elkaar gepropt.

Koppelingen invoegen met de ingebouwde Google Zoeken

De Google-zoekmachine is ingebouwd in Google Documenten. Als je naar iets wilt linken, markeer het dan, klik met de rechtermuisknop en kies 'Koppeling”.

U kunt ook de tekst markeren die u wilt koppelen en klikken op het koppelingspictogram in de menubalk bovenaan.

Dat opent een menu waarin de beste zoekresultaten worden weergegeven. Als u de link ziet die u zoekt, klikt u erop om de link automatisch in uw document in te voegen.

Als u de gewenste link niet ziet, is er een 'meer”Optie verderop in de lijst. Als u hierop klikt, wordt een pagina met zoekresultaten van Google-zoekmachines in de rechterzijbalk geopend met uw zoekterm al ingevuld.

Gebruik Google Documenten onderweg met de mobiele app

Ten slotte kunt u Google-documenten maken, bekijken en bewerken met de geweldige gratis smartphone-apps. Hier is de Android-versie en ook de iOS-versie.

Gevolgtrekking

3000 woorden later en ik heb nauwelijks kraakte wat Google Docs kando. Er is zoveel dat ik moest weglaten dat ik een vervolgartikel voel aankomen. Wat zou je willen zien in deel twee? Tables? Voetnoten? Inhoudsopgaven? Ik hoor graag van je in de reacties hieronder.