Waarom ik papierloze verklaringen haat en hoe ermee om te gaan

Om de week lijk ik een bedrijf te ervaren dat me aanmoedigt om over te schakelen op papierloos factureren. Ze zullen me omkopen, maar ik heb de moeilijke manier geleerd om dit 'gemak' te bestrijden.

Om de week lijk ik een bedrijf te ervarenmoedigt me aan om over te schakelen naar papierloos factureren. Ze zullen me omkopen, maar ik heb de moeilijke manier geleerd om dit 'gemak' te bestrijden en altijd te kiezen voor een echte rekening. Toen ik de strijd verloor, ontwikkelde ik enkele nuttige strategieën om problemen te voorkomen.

Foto door Jellaluna

De verkooppitch voor papierloos factureren

Ik hoor het allemaal. Het papier is riskant. Iemand kan uw factuur uit uw mailbox halen en uw identiteit stelen. Ze kunnen het van je prullenbak stelen. Oh nee! Natuurlijk, als ze de rekening zien, realiseren ze zich misschien dat ze niet veel hoeven te stelen. Papier is onhandig. Stapels papier stapelen zich op en moeten worden behandeld. Als je rommel haat, haat je papier. Je haat het gedoe van het openen van een papieren envelop en het lezen van een factuur. Je zou een papercut kunnen krijgen! Bovenal is papierloos beter voor het milieu. Minder papier betekent minder bomen doden.

Foto door Loozrboy

Al deze voordelen hebben enige waarheid. Een dief kan informatie uit uw mailbox stelen en problemen veroorzaken. Ze kunnen rekeningnummers krijgen en gebruiken in een gerichte social engineering-zwendel. Het papier stapelt zich op. Ik weet dat ik dat soort dingen elke maand moet indienen. Ik respecteer ook de milieuaspecten van elektronische verklaringen. Ik recycle alles en ik haat ongewenste e-mail.

De zachte verkoop en de harde verkoop om u te laten schakelen

Sommige leveranciers geven de soft sell. Ze geven me een tekening voor gratis producten of services. AT&T vertelde me onlangs dat ik genoeg punten kon krijgen voor mijn factuur, maar alleen als ik papierloos zou factureren. Een paar plaatsen boden me statementcredits of cadeaubonnen aan. Ik hield het nog steeds vol.

De moeilijkere verkoop is dat ik de niet kan downloadenfinanciële gegevens aan diensten zoals Mint of Quicken tenzij ik papierloos ga. Mijn bank brengt nu $ 2,00 in rekening als ik elke maand een afschrift wil. Ik denk dat papier echt duur voor hen is.

Het argument tegen papierloze facturering

Het National Consumer Law Centre (NCLC) geanalyseerdpapierloze facturering en vonden het concept niet consumentvriendelijk. Enkele redenen liggen voor de hand, zoals toegang tot breedband en technische kennis van oudere consumenten.

Zelfs de technisch onderlegde mensen moeten op hun hoede zijn voor papierloosfacturering. We worden allemaal per e-mail misleid. Op het eerste gezicht weet je niet of dat een factuur of promotie in de e-mail is. Als u niet voorzichtig bent met het afmelden voor marketingberichten, kunnen noch u, noch uw spamfilter het verschil zien.

Over klein gesproken, naarmate meer mensen e-mail checkenmobiel, zijn die verklaringen moeilijker te lezen. Als uw papierloze factuur slechts een pdf is, hebt u ofwel buitengewoon zicht of vaste handen nodig om elke lading samen te knijpen en in te zoomen. Waarschijnlijker zult u erachter komen "ziet er goed uit" en doorgaan naar de volgende e-mail. Als uw facturen automatisch betalen, heeft u niet veel reden om uw afschriften te lezen. Dat "gemak" zorgt ervoor dat u fouten mist die u geld kosten. Als een dief uw creditcard test, zou u dan altijd dat kleine bedrag kunnen zien?

Foto door BLW Photography

Papieren facturen herinneren ons eraan dat een factuur moet worden betaald. Wanneer je dat papier krijgt, heeft het een vervaldatum waar je voor moet zorgen. U kunt het in de koelkast plaatsen of aan uw echtgenoot of accountant delegeren. De rommel en handling of papier is een functie, geen bug. Met deze functie kunnen familieleden van oudere consumenten facturen bijhouden.

Ten slotte wijst de NCLC erop dat papier eenpermanent record van uw account. Als er een geschil is, heb je een getimede momentopname. Als ze een fout maken, heb je het bewijs dat je de rekening hebt betaald. Als u wordt gecontroleerd, hebt u papieren kopieën van alles. Als een consument overlijdt, helpt dat permanente record familieleden om ontbrekende accounts te vinden.

Wanneer accountgegevens allemaal elektronisch zijn, is dit onderwerpvoor alle risico's van computers en e-mails. Als u de toegang tot uw e-mail verliest door een hacker of een wachtwoordbreuk, loopt u die elektronische facturen mis. De leveranciers wijzen erop dat fysieke post een risico is. U hebt meer kans dat een e-mail wordt gehackt of onderschept dan dat iemand uw post in gaat. Als we dat scenario van een overleden familielid nemen, kan het weken duren om in hun e-mail te komen. De fysieke rekeningen en afschriften zullen echter blijven komen en iedereen kan deze openen.

Foto door Damian Gadal

Zelfs als u ijverig bent en PDF's bewaart van al uwrekeningen, ze zijn misschien moeilijk te vinden. De meeste uitspraken die ik download hebben generieke namen zoals "statement_03_05_16" of iets anders cryptisch. Ik kan Spotlight op mijn Mac gebruiken om ze te vinden, maar dat is niet altijd het geval.

Mijn vreselijke ervaringen met papierloze facturering

Ik heb er een paar. Ik begin met de creditcardverwerking voor mijn bedrijf. Dat bedrijf bood geen optie voor fysieke verklaringen. Ze zijn allemaal online. Op een dag besloten ze willekeurig mijn account te sluiten. Ik weet niet zeker waarom, maar ik denk dat het iets te maken heeft met de beveiligingsstop die ik op mijn krediet heb gezet. Ik verloor de toegang tot al mijn vorige stortingsbewijzen. Ik had me een paar dagen niet verzoend en was buitengesloten van mijn informatie. Ik wist niet wie mijn bedrijf had betaald. Het beste dat het verwerkingsbedrijf zou doen, is me dit telefonisch vertellen. Ik had ook niets aan mijn accountant te presenteren voor eindejaarsbelasting. Gelukkig was alles in Quickbooks en had ik onze interne bonnen om alles opnieuw te maken. Dat incident had me moeten leren PDF's te maken van mijn rekeningafschriften, maar dat gebeurde niet.

Nadat Costco is overgestapt van American Express naarCitibank, ik werd opnieuw verbrand door papierloze facturering. Ik was ijverig en had mijn PDF's van elke maand. Toen werd ik druk en vergat ik een paar maanden. Toen ik het ging downloaden, raakte ik dit scherm.

Gelukkig stond die informatie in het account van Citibank, dus het was een crisis die werd voorkomen. Door dit incident schreeuwde ik tegen mijn computer (en mijzelf) dat ik verantwoordelijk was voor papierloos factureren.

Een andere keer had ik een geschil met die van mijn artskantoor. Ze zijn van factureringsbedrijf veranderd. Plots had ik een rekening van 4 jaar geleden, zeiden ze dat het niet was betaald. Toen bedreigden ze de inzameling. Ik had natuurlijk geen toegang tot het oude factureringssysteem online, hoewel ze verklaarden dat ze dat konden. Pas toen ik ze een kopie van de factuur per fax stuurde, zouden ze de kosten verwijderen. Ik moest faxen omdat ze geen e-mails accepteren, hoewel facturen via e-mail worden verzonden. Ga figuur.

Foto door kenteegardin

Mijn situatie is niet uniek. Wanneer u een account sluit, verliest u meestal de toegang tot die historische informatie. Als je later een probleem ontdekt, zoals een overbelasting, heb je misschien moeite om je onschuld te bewijzen. Een vriend van mij had dit probleem toen hij een settopbox terugbracht naar zijn kabelbedrijf. Zijn rekening was ingesteld om automatisch te betalen via zijn bank, en zijn laatste rekening was $ 200 extra. Hij probeerde de kabelmaatschappij te bellen, maar hij had het accountnummer niet en ze konden geen informatie over hem vinden. De medewerker van de klantenservice kon alleen actieve klanten vinden. Pas toen het naar collecties ging, kreeg hij het opgelost.

De juiste manier om papierloze facturen te accepteren

Als het u niet kost, vermijd ze

Als milieuactivist haat ik extra papier. Om alle bovengenoemde redenen en de details in het NCLC-artikel, kies ik altijd voor papier. Geen enkele omkoping zal me overtuigen om over te stappen. Maar als je me laat betalen, zal ik waarschijnlijk toegeven. Ik zal die uitspraken na een paar jaar versnipperen en recyclen, dus ik ben nog steeds een beetje milieuvriendelijk.

Foto door Xjs-Khaos - http://flic.kr/p/aAqB9L

Opt-out van marketingbericht en e-mailfilters maken

Een van de problemen met e-mailverklaringen ishet sorteren van legitieme transactieberichten uit promotieberichten. Lees het beleid van elk bedrijf met betrekking tot marketingberichten en meld u af of zoveel mogelijk uit. Markeer ze niet alleen als spam in uw e-mailprogramma; uw e-mailprogramma behandelt mogelijk alle berichten van hen als spam. Dat betekent dat u uw verklaring zult missen.

Foto door bark - http://flic.kr/p/875tuZ

Typisch het e-mailbericht met uw afschrifthebben dezelfde onderwerpregel. Ik markeer dat bericht nooit in ongewenste e-mail te gaan. Ik heb Gmail ingesteld om dat bericht een eigen label en ster te geven, dus ik zal het altijd onthouden.

Herinneringen instellen om facturen te downloaden (en te betalen)

Als u papierloos factureert, krijgt u het nieteen herinnering in de post dat een factuur verschuldigd is. Omdat veel mensen automatisch betalen via een bankcheque of een creditcard, kunt u dat maandoverzicht volledig negeren. Maak die fout niet. U loopt het risico problemen met uw account te missen.

Foto door mcclanahoochie

Behandel in plaats daarvan die maandelijkse e-mail als eenafspraak in uw agenda. Stel het in als een terugkerende afspraak om uw afschriften van de leverancier te downloaden. Als ze je de factuur e-mailen en je hoeft niets te downloaden, maak dan van die e-mail een pdf en download deze naar je computer. Het in een e-mail bewaren is niet veilig genoeg als u de toegang tot uw e-mailaccount zou kunnen verliezen. Elke maand moet u een verklaring downloaden. Anders kom je alle mogelijke problemen tegen die eerder zijn genoemd. U hoeft ze niet af te drukken, maar u kunt er niet alleen op vertrouwen dat informatie toegankelijk is wanneer u deze nodig hebt. Daarom moet u de controle nemen.

Mijn pensioenbeleggingsaccount heeft geenfactuur per se maar heeft een maandoverzicht. Ik stel elke maand een herinnering in om die informatie te downloaden. Hoewel ze me e-mailen om me eraan te herinneren mijn verklaring te downloaden, ben ik toch graag proactief.

Sorteer en classificeer die gedownloade verklaringen

Nadat ik een rapport heb gedownload, is het volgende wat ik doeverander de naam van het gedownloade bestand. U kunt uw eigen strategie maken, maar de mijne is de naam van de leverancier, vervolgens de laatste vier van het rekeningnummer en vervolgens de datum. Mijn bankafschrift kan bijvoorbeeld Bank_1234_01_12_16.pdf zijn. Ik maak vervolgens een map voor elk account en verplaats deze naar daar. Ik kreeg een glad en gebruikte Hazel om ze naar de map te verplaatsen op basis van de verkoper.

Maak een back-up van uw computer

Ik weet dat je dit al zo vaak hebt gehoord, maar wijkan het net zo goed herhalen. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat uw papieren records worden vernietigd, kan uw harde schijf defect raken of kan uw computer worden getroffen door een virus. Als u geen back-up maakt, hebt u die historische gegevens niet als het allemaal elektronisch is.

Probeer Financial Management Software zoals Mint of Quicken

Zelfs als u uw gedownloade rapporten hebt, hetis misschien moeilijk om een ​​transactie te vinden. Ik hou van de extra beveiliging dat een online programma mijn verklaring voor mij controleert. Toen ik problemen had met mijn Costco-account, kon ik de spullen vinden die ik nodig had in Mint.

Accepteer wat u niet kunt wijzigen

Meer bedrijven verhuizen naar dit papierloosstrategie, de last van het beheer van het account op u drukken. Als u deel uitmaakt van het beheer van deze verklaringen, beschermt u uw activa. Papierloos is niet veiliger of handiger dan papier, maar het is de onvermijdelijke verschuiving van kosten.