Wijzigingen bijhouden in Microsoft Word-documenten

Als u met teamleden aan projecten samenwerkt, is de functie Wijzigingen bijhouden in Word 2016 essentieel en nu krachtiger. Dit is hoe het werkt.

Als u samenwerkt met teamleden aan projectenof markeer contracten met rode lijnen, het bijhouden van wijzigingen in Microsoft Word kan een redder in nood zijn! Wijzigingen bijhouden is een ingebouwde functie in Microsoft Word die het proces echt gezond maakt. Zelfs als u niet werkt aan complexe projecten zoals overnames, fusies, contracten of het schrijven van een bestseller, kan het bijhouden van wijzigingen net zo handig zijn voor projecten in kleine groepen, zoals schoolopdrachten.

Sinds we deze functie voor het laatst hebben besproken in MicrosoftWord 2010, er zijn belangrijke verbeteringen geweest die Track Changes nog krachtiger maken. Met de beschikbaarheid van Office Online kunnen gebruikers realtime samenwerken aan een document, en dat is een van de opwindende nieuwe functies die we in dit artikel bekijken.

Wijzigingen bijhouden inschakelen en gebruiken in Word 2016

Stap 1: inhoud starten

U moet beginnen met wat inhoud in het document waaraan u samenwerkt. Dit deel van het document wordt geschreven door een andere gebruiker. De eerste paragraaf is door mij geschreven.

Stap 2: Trackwijzigingen inschakelen
Om wijzigingen te volgen, gaat u naar de Beoordeling tabblad en klik Spoorwissel in de Tracking groep (u kunt ook op drukken CTRL + SHIFT + E.)

Wanneer Trackwijzigingen is ingeschakeld, ziet u een ballon voor elke auteur aan de rechterkant van het scherm.

Stap 3: bewerken

Wijzigingen bijhouden in Word gebruikt kleurcoördinatie om verwarring te voorkomen. De eerste auteur is blauw en de tweede is rood. Wanneer extra auteurs wijzigingen aanbrengen, krijgen ze ook een unieke kleur toegewezen.

Wanneer er wijzigingen in het document worden aangebracht, verschijnt er een verticale lijn naast de alinea om de wijzigingen aan te geven die in het document zijn aangebracht. Merk op dat de eerste paragraaf dit niet heeft omdat Spoorwissel was niet ingeschakeld tot verder in het document. Wanneer u op klikt Trackwijzigingen weergeven balk, activeert het onmiddellijk een hoogtepunt van allesde bewerkingen die zijn aangebracht in het document samen met hun commentaar. Als u het ingeschakeld houdt en bewerkingen uitvoert, ziet u de wijzigingen in realtime terwijl u typt en verwijdert.

Stap 4: opmerkingen, ballonnen en aanvullende bewerkingstools

Als u een opmerking over een woord of alinea wilt toevoegen, markeert u deze en selecteert u de Beoordeling tabblad en klik Nieuwe reactie in de Comments groep. Uw opmerkingen verschijnen dan aan de rechterkant van het document wanneer het document is voltooid; je kunt ze uitschakelen.

Een van de dingen die u zult opvallen wanneer u speciale opmaak toepast, zoals Vet, Cursief of Onderstrepen, wordt automatisch een opmerking toegevoegd aan de trackwijzigingen genaamd Geformatteerd.

U kunt ook aanpassen hoe ballonnen in het document moeten verschijnen. Als u bijvoorbeeld alle revisies wilt zien die door elke auteur aan het document zijn toegevoegd, klikt u op Beoordeling tabblad> Markeringen weergeven menu> ballonnen > Herzieningen weergeven in ballonnen.

herzieningen

Het beoordelingsvenster (Beoordeling > Controlepaneel) kunt u alle bewerkingen van elke auteur bekijkenu kunt verticaal of horizontaal op het scherm bekijken. U kunt op een woord of alinea in het deelvenster Revisies klikken en het navigeert automatisch naar dat deel van het document.

Stap 5: wijzigingen in het document accepteren of weigeren

Als u akkoord gaat met de wijzigingen die in het document zijn aangebracht, kunt u deze accepteren of weigeren. Klik op de balk Wijzigingen bijhouden tonen markeer wijzigingen die door de andere auteur zijn aangebracht en ga vervolgens naar de Beoordeling tabblad, klik op Aanvaarden knop om te bevestigen.

U zult nu merken dat de wijzigingen onmiddellijk worden toegepast.

Stap 6: Documenten vergelijken of combineren

Een andere handige functie auteurs kunnen profiterenvan is de mogelijkheid om een ​​versie van een document bij te houden. Als twee auteurs bijvoorbeeld dezelfde documenten in twee exemplaren samenvoegen en er afzonderlijk aan blijven werken, kunnen ze de twee versies later vergelijken en combineren. Zolang ze qua structuur vergelijkbaar zijn, kunt u de twee combineren om een ​​definitief document te maken.

Selecteer om wijzigingen te vergelijken en te combineren Beoordeling tabblad, klik Vergelijken selecteer vervolgens het originele document in het veldvak, selecteer vervolgens de herziene versie en klik vervolgens op OK.

Microsoft Word presenteert dan een drieluikweergave van het document met het hoofdscherm als het laatste document met gecombineerde inhoud, en de originele en alternatieve kopieën in een mini-venster. Wanneer u doorbladert, kunt u de wijzigingen vergelijken. Dit gebeurt bij voorkeur op een scherm met voldoende schermresolutie.

Wanneer u klaar bent om de documenten in een definitieve kopie te combineren, gaat u terug naar de Beoordeling klik op het tabblad Vergelijken dan klikken Combineren selecteer het originele document in het veldvak en selecteer vervolgens de herziene versie en klik vervolgens op OK.

U ziet dan het gecombineerde document samen met de wijzigingen van andere auteurs in een andere kleur.

Integratie met Office Online

Een van de meest geweldige functies van Google Apps iszijn de realtime samenwerkingstools. Microsoft heeft eindelijk zijn achterstand ingehaald dankzij de Office Online-suite met een webgebaseerde versie van Word. Een nieuwe functie in Word 2016 is de mogelijkheid om te delen en te bekijken wie aan uw document werkt. Klik hiervoor op Delen en sla het document op in uw OneDrive-map.

In het deelvenster wordt dan extra weergegevenopties, met de mogelijkheid om personen uit te nodigen om het document met verschillende beperkingen te bewerken. U zult ook merken dat de opties Blokkeer auteurs en Beperking nu zijn ingeschakeld in de Beschermen groep. Als u Office 365 in een bedrijfsomgeving gebruikt, kunt u auteurs uitnodigen om samen te werken.

Voor dit artikel zal ik de Download een deellink die ik naar andere auteurs zal e-mailen waarmee ik graag zou willen samenwerken aan het document.

Wanneer u of de andere auteur Word Online laadt en wijzigingen aanbrengt, worden andere personen die aan het document samenwerken in realtime op de hoogte gebracht.

Hier ziet u opgeslagen bewerkingen die door de andere auteur zijn gemaakt, met een blauwe markering in een blauwe markering.

Wanneer een auteur het document niet meer bewerkt, wordt u hiervan op de hoogte gesteld in Word 2016.

Zoals u kunt zien, is Track Changes nog meerkrachtig met zijn realtime samenwerkingsfuncties. Of u nu aan grote of kleine projecten werkt, met Word 2016 kunt u eenvoudig iedereen op dezelfde pagina houden. Kleurcoördinatie, delen, realtime bewerken en cloudintegratie met OneDrive zorgen allemaal voor een boeiende ervaring.