10 onmisbare Outlook-tips

Haal je het meeste uit het programma wanneergebruik je Outlook? De Outlook-desktopclient is een paradijs voor veel gebruikers met meer functies dan een Zwitsers zakmes, en de ongelukkige waarheid is dat veel mensen er gewoon overweldigd door worden. Dat hoef jij niet te zijn! Hoewel er honderden suggesties en trucs zijn voor het gebruik van deze zware e-mailtoepassing, hebben we het kort gehouden en een lijst samengesteld met de top 10 die het handigst zijn en vaak over het hoofd worden gezien. Met deze tips kunt u zelfverzekerder, efficiënter en minder beschaamd zijn, of u nu aan het werk bent of e-mail beheert vanaf uw pc.

1. Snel een voorbeeld van elke sectie van Outlook
Heeft u een snel overzicht van de kalender nodig? Misschien moet je snel zien wat er nog op je takenlijst staat en iemand uit je contactenboek zoeken. In Office 2013 is de functie “gluren preview” geïntroduceerd waarmee u een snel overzicht van het tabblad Agenda, Mensen en Taken kunt zien door ze boven aan de onderkant van Outlook te houden.

2. Snelle stappen
Is veel van je tijd in Outlook besteed aan het doenrepetitieve taken? Vergemakkelijk uw workflow door enkele snelle stappen toe te voegen die uw werk voor u kunnen doen. Elke knop kan worden ingesteld om automatisch te reageren met standaardtekst, e-mails door te sturen, e-mails naar mappen te kopiëren, afspraken te maken en meer. Snelle stappen lijken in het begin misschien ingewikkeld, maar maak je geen zorgen, we hebben je gedekt met een eenvoudig te volgen tutorial over het onderwerp. Het is echt de moeite waard om de tijd te nemen om te leren hoe u ze kunt gebruiken als u Outlook elke dag gebruikt.

3. Schakel Conversatieweergave in
Haat het of vind het geweldig, sinds Gmail het heeft gemaaktmainstream-mensen zijn verslaafd aan het lezen van e-mails in conversatielijsten. Wat nog beter is, met deze weergave kunt u gemakkelijk hele e-mailstromen negeren als u zich in een groepsgesprek bevindt dat u liever niet hebt. Het wijzigen is net zo eenvoudig als het selecteren van een selectievakje ervoor op het tabblad Weergave van het e-maillint.

4. Voeg een nieuw contact toe bij het lezen van e-mail
Handmatig schrijven in contact e-mailadressen is zo2003. In meer recente versies van Outlook (2007-2013) kunt u mensen aan uw lijst met contactpersonen toevoegen wanneer u een e-mail leest als u op hun adres in de kop klikt.

5. Maak ongelezen e-mail opvallen
De standaardkleuren en lettertypen in Microsoft Officekan je veel meer laten verlangen. Hoewel ik geen specifieke kleurenset kan voorstellen waar iedereen het over eens kan worden, kan ik je vertellen dat het aanpassen van die van jou binnen handbereik is. Ga naar het lint Bekijken> Weergave-instellingen> Andere instellingen en voorwaardelijke opmaak. Binnen elk venster kunt u niet alleen de kleur wijzigen, maar ook het lettertype, de grootte en de stijl van elke tekstsectie in Outlook. Meer details in de oranje link hierboven.

6. Levering uitstellen
Heb je ooit een e-mail gestuurd om alleen een“OH CRAP! Waarom heb ik dat moment direct daarna verzonden? Ik gebruik deze functie al jaren en ik kan je niet vertellen hoe vaak het mijn spek heeft gered en ervoor heeft gezorgd dat slechte e-mails niet zijn verzonden. Hoewel dit belangrijk kan zijn in een hoofdkantoor, is het vooral belangrijk als je met klanten te maken hebt om ervoor te zorgen dat e-mails accuraat zijn en onbedoelde miscommunicatie voorkomen. Het is eenvoudig genoeg om een ​​enkel bericht uit te stellen via het lint Opties in het samenstellingsvenster, maar om alle e-mail standaard uit te stellen, is een iets ingewikkelder Outlook-regel vereist die beter wordt beschreven in deze gekoppelde handleiding.

7. Schakel het paneel Mensen uit
Het is lelijk, het is omvangrijk en het is waardevolscherm onroerend goed. Hoewel Microsoft het mensenvenster in Office 2013 sterk heeft verbeterd, is het voor de meeste gebruikers nog steeds lastig. Gelukkig maakten ze het uitschakelen super eenvoudig. Ga in de e-mailmodus naar het lint Bekijken en klikDeelvenster Personen> Uit om de rommel onderaan uw leesvenster te sluiten. Als je het ooit nodig hebt, weet je nu ook waar je de aan-knop kunt vinden, omdat het op dezelfde plek staat.

8. Schakel Berichtvoorbeelden uit in het mappenvenster
Voor de meeste e-mails is het onderwerp en de afzender voldoendeom te weten of je het wilt openen of lezen. Het uitschakelen van berichtvoorbeelden geeft u tot 50% meer ruimte om de e-mails in uw Postvak IN te zien, en dat betekent dat u ze sneller kunt doorlopen en weer productiever kunt worden. Om deze uit te schakelen, gaat u naar het lint Bekijken en klikt u op Berichtvoorbeeld> Uit.

9. Vakantie (afwezigheidsherinnering)
Als u Outlook voor werk gebruikt, is dit eenno-brainer. Klanten en collega's laten weten dat je de stad uit bent, is de beste manier om te voorkomen wat anders een boze menigte zou kunnen worden, die zich afvraagt ​​waarom je die TPS-rapporten nooit op vrijdag hebt ingestuurd. Er zijn een paar manieren om dit te doen. Een daarvan is het opzetten van een vergadering ter herinnering. Een andere manier is om een ​​regel in te stellen die lijkt op die in de onderstaande schermafbeelding. Maar degene die de meeste mensen gebruiken, wordt de "Afwezigheidsassistent" genoemd en vereist dat uw e-mail op een uitwisselingsserver wordt gehost.

10. Red jezelf van toevallige ReplyToAll e-mail Horrors
Ook al wordt belachelijk gemaakt voor sonische diarreehet minste van je zorgen, er zijn nog genoeg dingen die waarschijnlijk alleen in de inboxen van een select aantal over zijn. Deze tip houdt in dat u een Outlook-plug-in installeert die u zal voorkomen of op zijn minst waarschuwt als u op het punt staat een e-mail te sturen naar iedereen in een antwoordlijst in plaats van alleen naar iemand te sturen. U kunt de plug-in hier downloaden van Microsoft.com. Voer het .msi-bestand uit en de installatie is eenvoudig.