Hoe maak je een gratis helpdesksysteem met IssueBurner en Gmail

Taakbeheer op basis van e-mail is een concept waar ik al een tijdje in geïnteresseerd ben, en met de introductie van een nieuwe service genaamd IssueBurner, het kan een uitstekend moment zijn om serieus te nemenoverweeg om taken via e-mail te beheren. Voordat IssueBurner op de proppen kwam, had ik gespeeld met het idee om een ​​Virtual Assistant (VA) te krijgen die ik kon BCC in al mijn e-mails met een taak, herinnering of afspraak en hem / haar toevoegen aan mijn agenda, takenlijst of wat heb je. Dat zou zeker een handig gebruik van een VA zijn, hoewel misschien duurder dan het waard is. IssueBurner automatiseert deze functionaliteit echter gratis (althans voorlopig). Ik denk dat ik het leuk vind.

Kortom, dit is hoe IssueBurner werkt. U kunt taken of problemen maken door issues@issueburner.com te e-mailen. Wanneer u dit doet, maakt IssueBurner automatisch een probleem dat is gekoppeld aan uw e-mailadres en e-mailadressen die worden vermeld als ontvangers in de Naar: of CC: veld-. U kunt beginnen met het maken van problemen zonder te ondertekenenomhoog, maar wanneer u wel een account aanmaakt, kunt u uw openstaande problemen bekijken en reageren op problemen. Er zijn een aantal belangrijke voordelen aan dit systeem, waarvan ik denk dat het echt gaat werken voor samenwerkingsteams en klantenservicebalies:

• Het is allemaal gebaseerd op e-mail. Problemen kunnen worden gemaakt en allemaal worden bijgehouden via een eenvoudige CC :.
• U hebt geen IssueBurner-account nodig om deel te nemen. Dat betekent dat AL uw klanten en klanten aan boord kunnen komen, zonder ze door het aanmeldproces te leiden (wat sowieso doodsimpel is).
• Het is mobielvriendelijk. Als u een e-mail kunt verzenden, kunt u een probleem branden.
• Het helpt follow-upitems te scheiden van normale e-mails.
• Het werkt met ELK e-mailplatform. Met Outlook, Gmail en andere e-mailclients kunt u e-mails omzetten in taken, maar met IssueBurner kunt u problemen met alle e-mailplatforms delen.

Om de meeste kilometers uit IssueBurner te halen,je zult een beetje creativiteit moeten toepassen. Maar een voor de hand liggende toepassing die bij me opkomt, is het creëren van een helpdesk. Met IssueBurner kunt u inkomende e-mails omzetten in 'tickets' en de status en correspondentie met de klant volgen. Ik ga twee vliegen in één klap slaan door je te laten zien hoe IssueBurner werkt tijdens het opzetten van een groovy Posthotline" helpdesk. Op de klant zijkant (of in ons geval, lezers, omdat we geen klanten hebben), het zal zo simpel zijn als het e-mailen van de helpdesk, die ik heb ingesteld op jack+help@groovypost.com. Maar op de respondent kant, er is een beetje opstelling bij betrokken.

Stap een

Meld u aan voor IssueBurner. Het enige wat u hoeft te doen is bezoeken IssueBurner.com en Klik Aanmelden. Geef ze je naam en e-mailadres en je bent klaar.

Houd er rekening mee dat u niet per se het e-mailadres hoeft te gebruiken dat u gebruikt om inkomende helpdeskverzoeken in te vullen.

Stap twee

Maak een groep in IssueBurner. Je kunt deze stap eigenlijk overslaan als je van plan bent om dit account aan een enkel doel te wijden, maar als je IssueBurner voor andere organisaties en taken wilt gebruiken, is een groep een goed idee. Klik groepen in de rechterbovenhoek en Klik Groep maken.

Voer een groepsnaam en organisatie in. Hier heb ik gekozen voor 'Helpen'En'groovyPost.”

Merk op dat dit adres niet zichtbaar is voor deopenbaar. In plaats daarvan sturen ze het e-mailadres dat ik hierboven heb genoemd, het enige adres dat problemen kan oplossen. Dit voegt een laag van spambescherming toe, maar geeft ook een professionelere uitstraling door uw eigen domeinnaam in de e-mail op te nemen. Merk op dat ik het zo heb ingesteld dat problemen kunnen worden gemeld door Iedereen. Dit is voorlopig noodzakelijk, dus we kunnen de Gmail-doorstuurregel verifiëren. Misschien wilt u terugkomen en het wijzigen in Alleen groepsleden later.

Klik creëren wanneer je klaar bent.

Voeg vervolgens de leden toe die problemen kunnen toevoegen. Voor onze doeleinden ga ik jack+help@groovypost.com toevoegen. Je kunt anderen toevoegen als je wilt. Stel, ik zou ook jerry+help@groovypost.com of tammy+help@groovypost.com kunnen toevoegen, als ik wilde dat anderen ook hulpaanvragen konden plaatsen (en als die mensen echt bestonden). Let op: met Google Apps voor domeinen en Gmail-accounts wordt alles wat u toevoegt na een + -teken genegeerd, maar kan nog steeds worden gebruikt voor filterdoeleinden. Lezen onze vorige post voor meer informatie over Aangepaste Gmail-adressen.

Een laatste ding dat u moet doen is het antwoordadres wijzigen. Om dit te doen, Klik groepen en Klik Beheren naast de groepsnaam. Onder Groepsinstellingen, Klik Verandering naast "Standaard van en antwoord e-mail”. Hierdoor blijft uw e-mailadres van IssueBurner.com privé.

Oké, nu zijn we allemaal ingesteld op IssueBurner. Laten we naar Gmail gaan.

Stap drie

Doorsturen instellen in Gmail. Het doel hier is om alle e-mails die zijn verzonden naar jack+help@groovypost.com door te sturen naar help.groovypost@issueburner.com. Om dat te doen, moeten we eerst verifiëren of we gemachtigd zijn om door te sturen naar het laatstgenoemde adres. In Gmail, Klik instellingen en kies Doorsturen en POP / IMAP. Klik Voeg een doorstuuradres toe en voer help.groovypost@issueburner.com in, of hoe u uw groep IssueBurner-account ook instelt als.

Hierna stuurt Gmail een e-mail naar deIssueBurner-account met een bevestigingslink. IssueBurner kaatst dit naar u terug als een nieuw nummer, dus het zou in uw Gmail-inbox moeten verschijnen. U kunt het ook zien in uw IssueBurner-account. Klik het om te bevestigen.

Stap vier

Filter berichten verzonden naar uw aangepaste Gmail-adres. Klik instellingen en kies filters en Klik Maak een nieuw filter. Voer in het veld Aan: uw aangepaste e-mailadres in en Klik Volgende stap.

Je kunt deze regels instellen zoals je wilt, maar omdat IssueBurner je toch op de hoogte stelt van nieuwe problemen, selecteer ik Markeer als gelezen en Sla de inbox over. De belangrijkste optie om te kiezen is om te selecteren Stuur het door naar: en kies help.groovypost@issueburner.com. Klik Maak filter wanneer je klaar bent.

Nu ben je klaar. Laten we het proberen.

Taken maken met IssueBurner

Nu hebben we met het Gmail-filter en deIssueBurner-groep die we hebben, e-mails die naar jack+help@groovypost.com worden verzonden, worden automatisch omgezet in een IssueBurner-probleem. De naam van het probleem wordt het onderwerp van de e-mail en de beschrijving is de hoofdtekst van de e-mail. Stel dat iemand me een e-mail heeft gestuurd met een vraag over Hoe permanent uw Facebook-account te verwijderen.

Zodra de bovenstaande e-mail is verzonden, gebeuren er twee dingen:

1. Er wordt een probleem gemaakt in de groep help.groovypost IssueBurner
2. Ik ontvang een e-mail die mij als zodanig op de hoogte brengt.

Let op, het kan enkele minuten duren voordat het probleem wordt weergegeven.

En hier is het in Gmail ...

Reageren op taken

Als de gebruiker geen IssueBurner-account heeft, ontvangt hij een standaardantwoord waarin wordt gemeld dat het probleem is ontvangen. Ze zullen ook worden uitgenodigd om zich aan te melden.

Dus, laten we zeggen als reactie op deze lezer, wil ik hen verwijzen naar ons bericht over het verwijderen van uw Facebook-account. Ik kon reageren op de e-mail die ik van IssueBurner heb ontvangen om een ​​toe te voegen Commentaar. Ongeacht of de lezer zich heeft aangemeld, ontvangt deze een melding dat het probleem is bijgewerkt met een opmerking.

Als ze zich aanmelden, kunnen ze alle opmerkingen en de status van hun probleem volgen vanuit hun eigen IssueBurner-account.

De lezer of klant kan op de e-mail reagerenmet hun commentaar om u te laten weten of uw oplossing het heeft opgelost of niet. Dit wordt als een opmerking aan de taak toegevoegd, die u kunt bekijken vanuit uw eigen IssueBurner-dashboard.

Problemen beheren en afsluiten

U kunt problemen op groep of status sorteren op IssueBurner.com.

IssueBurner.com heeft ook een erg leuke mobiele site.

Zodra een probleem is opgelost, kunt u het eenvoudig sluiten vanuit het IssueBurner-dashboard. Alle aangesloten gebruikers worden als zodanig op de hoogte gebracht. Als alternatief kunt u het markeren als 'Later'Wat handig kan zijn als een oplossing in behandeling is en u wilt opvolgen wanneer deze beschikbaar is.

Het is je misschien ook opgevallen dat ik een heb toegevoegd intern commentaar. Deze kunnen alleen worden bekeken door de groepsleden en beheerders. Dus als u bijvoorbeeld de klant een dope wilt noemen of iedereen wilt vertellen zijn verzoeken te negeren, kunt u dit doen met een interne opmerking en ze zijn helemaal niet wijzer.

Gevolgtrekking

Zoals ik al zei, is dit slechts één applicatie voorIssueBurner. U kunt het gebruiken om met groepen samen te werken of om taken voor uzelf bij te houden. Als u bijvoorbeeld uzelf eraan wilt herinneren om contact op te nemen met een contactpersoon als deze niet antwoordt, maar niet per se wilt dat deze uw IssueBurner-problemen te zien krijgen, kunt u BCC issues@issueburner.com. Of u kunt het gebruiken om facturen en facturen bij te houden door CC’s issues@issueburner.com telkens wanneer u uw boekhoudafdeling e-mailt. Als je slim en georganiseerd bent, IssueBurner kan een zegen zijn voor uw productiviteit.

Merk op dat IssueBurner is momenteel vrij, en blijft gratis zolang het in Beta is. Webyog, het bedrijf dat IssueBurner en CloudMagic heeft gemaakt, belooft dat ze u 60 dagen van tevoren op de hoogte zullen stellen voordat er prijsstructuren worden ingevoerd. Ze weten niet hoe het er in de toekomst uit zal zien, maar het heeft waarschijnlijk een gratis en betaalde versie.

Postscriptum Ik heb dit systeem echt gemaakt, dus als je vragen hebt, stuur me dan een e-mail jack+help@groovypost.com of bekijk onze forum.