Viskas, ką reikia žinoti norint pradėti naudotis „Google“ dokumentais

„Google Docs“ yra nemokama internetinė paslauga, kurią leidžiagalite kurti, redaguoti ir bendradarbiauti rengdami dokumentus tiesiai iš savo naršyklės. Pažvelkime atidžiau į funkcijas ir apžvelkime, kodėl mes mėgstame šią „Google“ programą.

Kažkada buvau „Microsoft Word“ gerbėjas. Bet galiausiai pavargau mokėti už tai, kas internete turėjo nemokamų alternatyvų. Taigi aš išbandžiau nemokamą „LibreOffice“, tačiau kai kompiuteris nuogo, praradau visą savo darbą. Tada nusprendžiau išbandyti „Google“ dokumentus, paremtus debesimi, ir nuo to laiko nežiūriu atgal.

„Google“ dokumentai yra vienas kertinių„Google Office“ pasiūlymai ir, nepaisant „Google“ noro atsitiktinai nutraukti jų paslaugas, iki šiol buvo vienas iš tų, kurie liko stovėti, nes „Google“ jį nusipirko 2006 m. „Google“ kartu su skaičiuoklėmis, skaidrėmis, formomis ir piešiniais pastatė didžiulį ir didžiulį produktyvumo rinkinį „Microsoft“, kuris anksčiau valdė šį IT pramonės kampelį ir kalbėjo apie labai mažai konkurencijos.

Mano nuomone, „Google“ dokumentai turi dvi pagrindines stipriąsias puses. Pirma, tai didžiulis bendrovės, turinčios visuotinį prekės ženklo pripažinimą, monolitas, kuri, tikėtina, nepanaudos bet kuriuo metu kitą šimtmetį. Taigi žmonės jaučiasi įsitikinę, kad perdavė savo svarbų darbą tarnybai ir palieka ją ten. Jie nebus prabudę vieną rytą, kad staigiai surastų tarnybą.

Antra, „Google“ dokumentus teikia kitos „Google“ paslaugos (versti, ieškoti, šriftus, vaizdus ir pan.). Viskas yra sklandžiai integruota ir gali būti naudojama kartu - visi su viena sąskaita.

Bet ar tu tikrai žinote viską, ką reikia žinoti apie „Google“ dokumentus? Greitai sužinosime.

Kas yra „Google Docs“ trumpai

Kai naudojate kažką panašaus į „Microsoft Word“ ar„LibreOffice“, išsaugoti failai išsaugomi tik tame kompiuteryje, kuriame dirbate (nebent juos išsaugote debesies saugyklos sprendime, tokiame kaip „Dropbox“). Be to, visi jūsų padaryti pakeitimai prarandami, kai tik ką nors pakeičiate ir paspaudžiate mygtuką „sutaupytiMygtuką.

Dabar palyginkite tai su „Google“ dokumentais. „Google“ dokumentai yra panaši, sumažinta „Microsoft Word“ versija, išskyrus tai, kad gyvena internete. Tai reiškia:

• Visus jūsų dokumentus galite rasti internete, kur tik yra interneto ryšys. Jei jūsų kompiuteris kepa, galite tiesiog pereiti į kitą kompiuterį ir gauti failus. Nieko neprarandama.
• Niekada neprisiminkite, kad norite nieko išsaugoti, nes bet kada galite pakeisti nieko dokumente - net jei tik paspausite tarpo klavišą - „Google“ dokumentai automatiškai išsaugo jį jums naujoje versijoje.
• Nauja versija reiškia, kad jei norite atstatyti savo dokumentą į ankstesnę versiją, tai pažodžiui yra per porą paspaudimų.
• Norėdami lengviau atlikti darbą, galite įdiegti plėtinius ir valdiklius. Daugelis jų yra susieti su kitomis „Google“ paslaugomis.
• Galite pakviesti žmones, turinčius „Google“ paskyrąPrisijunkite prie dokumento ir visi gali pamatyti kitus dokumento lankytojus, įskaitant bet kokius spausdinimo / pakeitimus, kuriuos jie daro realiuoju laiku. Pokalbių laukelyje galite redaguoti kitų žmonių redagavimus, palikti komentarus ir kalbėtis. Tai verčia bendradarbiauti be pastangų.

Akivaizdu, kad yra ir kitų produktųvisas bendradarbiavimo dalykas, toks kaip „Dropbox Paper“. „Microsoft Word“ ir „LibreOffice“ taip pat leidžia palikti komentarus dokumentuose. „Word Online“ taip pat daro pažangą bendraautorystės ir bendradarbiavimo srityje. Bet, mano manymu, būtent „Google“ sugebėjo sukurti pranašesnį produktą. Tai tiesiog veikia tikrai labai gerai.

Pažvelkime į kiekvieną funkciją paeiliui.

Internete visur, kur yra interneto ryšys

Labai madinga keliauti prieš debesų kompiuterijos blogybes, bet pažvelkime į tai, yra labai gera priežastis, kodėl debesų kompiuterija yra populiari. Būtent, tai yra patogu. Žmonės meilė patogumas. Naudodamiesi debesų kompiuterija, jums nereikės nerimauti diegiant programinę įrangą visuose įrenginiuose arba sukuriant atsargines failų atsargines kopijas.

Viskas, ko jums reikia, yra stiprus slaptažodis, skirtas apsaugoti „debesies“ paskyrą, kartu su dviejų veiksnių autentifikavimu.

Pravažiavimas pro priekines duris

Yra du būdai, kaip pasiekti „Google“ dokumentus. Arba naudodamiesi tiesiogine nuoroda - docs.google.com - pateksite čia:

Arba per „Google“ disko nuorodą - drive.google.com - tada spustelėkite mėlyną mygtuką Eikite į „Google“ diską mygtuką.

Kitame ekrane spustelėkite Nauji> „Google“ dokumentai.

Nesvarbu, kurį kelią pasirinksite eiti, jums bus pateiktos dvi galimybės - pradėti nuo tuščio dokumento arba pasirinkti šabloną.

Tuščias dokumentas

Tuščias dokumentas yra labai paprastas. Tiesiog pasirinkite jį, suteikite dokumentui pavadinimą, tada pradėkite rašyti.

Kaip sakiau pradžioje, „Google“ dokumentai yra labaipašalinta „Microsoft Word“ versija. Taigi mokymosi kreivė yra labai sekli ir praktiškai nėra vietos jokioms katastrofoms. Štai kodėl jis yra toks populiarus.

Prisiminkite posakį „... taip paprasta, net mano močiutė galėjo tai padaryti? Na, tai taikoma „Google“ dokumentams. Tiesiog pradėkite rašyti. Kaip jau sakiau anksčiau, jis tiesiog veikia.

Puslapio nustatymų keitimas

Yra keletas variantų, kaip pakeisti puslapio nustatymus taip, kaip norite.

Pirma, jei jūs einate į Failas> Puslapio sąranka, galite atsinešti šią dėžutę. Kai atliksite pakeitimus, galėsite juos išsaugoti kaip numatytąsias visų būsimų dokumentų reikšmes.

Jų yra ir viršutinėje meniu juostoje.

Kairėje yra lygiuotas tekstas / vaizdas, o dešinėje - eilutės tarpai.

Norėdami pamatyti, kokie yra kiti parametrai, tiesiog perkelkite pelės žymeklį virš jų, tada pasirodys patarimas, kuriame nurodomas funkcijos pavadinimas kartu su jo sparčiuoju klavišu.

Šriftai ir kaip gauti daugiau

Naudodami šriftus gausite įprastus, tokius kaip„Arial“, „Times New Roman“, „Verdana“ ir kt. Bet jei norite šiek tiek atsipalaiduoti naudodami savo šriftus, galite atsisiųsti ir įdiegti daugiau naudodami „Google“ šriftus. Tiesiog spustelėkite „Daugiau šriftų“Šrifto meniu viršuje.

Šis langas bus rodomas per „Google“ šriftus. Pasirinkite norimus šriftus spustelėdami juos, tada spustelėkite Gerai.

Dabar juos matysite savo šrifto meniu.

Šablonai

Kartais jums reikia konkretaus dokumento tipo, o ne patys formatuokite, galite tiesiog pasirinkti vieną iš iš anksto suformatuotų šablonų, kuriuos pateikia „Google“.

Jei norite eiti šiuo keliu, pasirinkite „Iš šablono“Kai pasirenkate sukurti naują dokumentą. Tada pasirodys nemokami šablonai.

Yra daugybė pasirinkimo galimybių, pavyzdžiui, atnaujinimai,laiškus, ataskaitas, brošiūras, klasės užrašus, pamokų planus, vadovus, sutartis ir daug daugiau. Tiesiog pasirinkite vieną ir pradėkite pritaikyti pagal savo poreikius.

Nors man kelia nerimą, kodėl šuniui reikia atnaujinti. Gal kreiptis dėl sargybinio šuns pareigų?

Automatiškai išsaugomi visi pakeitimai

Prisimeni, kai sakiau, kad „Google“ dokumentai automatiškai išsaugo viską? Pradėję rašyti tuščią dokumentą, pažiūrėkite į viršutinę meniu juostą šalia parinkties „Pagalba“. Pamatysite tai:

Ir tada tai:

Kai pamatysite žodžius „Visi pakeitimai išsaugoti Diske“, Niekada nereikia jaudintis dėl to, ką kada nors įvedėte tame dokumente. Nebent ištrynėte žinoma dokumento.

Grįžimas prie ankstesnių versijų

Paspaudę ant „Visi pakeitimai, išsaugoti diske“Nuoroda parodys ankstesnes versijas. Taigi, jei ką nors pakeitėte, visiškai nekentėte ir norite grįžti į senesnę versiją, tai yra visiškai be jokių pastangų.

Paspaudę „Visi pakeitimai, išsaugoti diske“ nuorodą, pamatysite tai:

Viršuje yra dabartinė versija. Žemiau pateikiamos senesnės versijos su laiko žymomis. Spustelėkite ją dešinėje, kurią versiją norite grąžinti. Tada puslapio viršuje spustelėkite „Atkurti šią versiją“.

Dabar stebėkite, kaip senoji versija stebuklingai grįžta!

Priedai, skirti patobulinti vartotojo patirtį

„Google“ dokumentuose yra daug priedų, kuriuos galite įdiegti, kad jūsų patirtis būtų daug lengvesnė. Be to, kūrėjai gali patys sukurti ir pateikti juos „Google“ apsvarstyti.

Norėdami pamatyti priedus, eikite į meniu Add-ons, esančius ekrano viršuje, ir pasirinkite „Gaukite priedų“. Dabar pasirodys langas, kuriame matysite keletą paryškintų priedų, taip pat ieškos laukas kitiems rasti.

Čia yra mano mėgstamiausi, kuriuos aš naudoju visą laiką. Atidarę juos ir naudodamiesi meniu „Priedai“, jie atidaromi dešinės šoninės juostos srityje. Vienu metu galite naudoti tik vieną priedą.

Geresnis žodžių skaičius

Nesunku rasti žodžių skaičių. Jums tiesiog reikia eiti Įrankiai> „Word Count“. Bet jei esate srautas, sustabdymas nuolat spustelėti meniu parinktis gali būti tikrai erzinantis. Štai kur Geresnis žodžių skaičius išsiskiria.

Atidarius jį, jis yra dešinėje ekrano pusėje. Kai tik pradėsite rašyti, jūsų žodžių skaičius pasikeis realiuoju laiku. Jokio spustelėjimo nereikia.

„OneLook“ tezauras

Kai esate užsiėmę rašydami, kartais raskiteteisingą žodį sunku galvoti. Štai kur „OneLook“ tezauras yra naudingas. Be sinonimų, galite gauti ir rimų, būdvardžių, daiktavardžių ir daug daugiau.

„Openclipart“

Kai kurie žmonės mano, kad clipart'as yra nepriekaištingas, tačiau yra lygus skaičius žmonių, kuriems tai patinka. Štai kodėl, jei jums reikia iliustracijų, kad būtų įtraukta į „Google“ dokumentų dokumentą, „Openclipart“ yra svarbus priedas.

Atidarius jį, dešinėje šoninėje juostoje atsidarys paieškos laukelis. Ieškokite to, ko ieškote, tada spustelėkite jį. Jis bus automatiškai įterptas į dokumentą.

Versti

„Google“ dokumentai turi viso dokumento vertimo funkciją (plačiau apie tai vėliau). Bet jūs taip pat galite išversti mažus dokumento gabalus naudodami „Versti" Pridėti.

Pažymėkite norimą išversti tekstą, atidarykite priedą „Versti“, pasirinkite tikslinę kalbą, tada spustelėkite „VerstiMygtuką.

Pakvieskite žmones į savo dokumentą, komentarus ir pokalbius

Vienas iš geriausios „Google“ dokumentų funkcijos yra realaus laiko bendradarbiavimo funkcijos. Nesvarbu, kur esate jūs ir jūsų kolegos pasaulyje, visi galite susiburti į tą patį dokumentą, palikti komentarus, redaguoti vienas kito rašytą informaciją ir kalbėtis.

Prieš „Google“ dokumentus žmonės vėliausiai siųs el. Laiškąteksto apdorojimo dokumento versija draugui ar kolegai. Kuo daugiau versijų buvo išsiųsta el. Paštu, tuo didesnė rizika, kad bus painiavos dėl to, kuri buvo naujausia versija.

Tačiau „Google“ dokumentai pašalina tą galvos skausmą. Dabar tereikia būti pakviestam į vieną užšifruotą saitą ir priešais save pamatyti naujausią versiją.

Kviečiami žmonės

Visiems, kuriuos reikia pakviesti į „Google“ dokumentą, reikia „Google“ paskyros. Tai gali būti standartinė nemokama „Gmail“ paskyra arba mokama „Google Apps“ paskyra.

Dabar spustelėkite mėlyną mygtuką „DALINTIS“, esančiame dokumentų ekrano viršutiniame dešiniajame kampe, ir langelis užšoks.

Jei spustelėsite „Gaukite nuorodą“, Turite galimybę susieti nuorodą kurvisi gali pasiekti dokumentą, jei turi nuorodą. Taip pat galite redaguoti jų žiūrėjimo leidimus, pvz., Galimybę redaguoti jūsų kūrinį ar tiesiog jį skaityti.

Arba, jei norėtumėte pakviesti konkretų asmenį, galite nukopijuoti jo el. Paštą į „Žmonės “ skyriuje kartu su tuo, ką jiems leidžiama daryti dokumente. Taip pat pridėkite užrašą, jei norite ką nors jiems pasakyti.

Jei jūsų kontaktų knygoje yra žmonių, turinčių tą el. Pašto adresą, ir vienas iš jų yra asmuo, kurį norite pakviesti, el. Pašto laukas automatiškai užpildomas automatiškai, sutaupant šiek tiek laiko.

Kai asmuo priims jūsų kvietimą, pamatysite jį ekrano viršuje, šalia mygtuko SHARE.

Taip pat pamatysite, kaip juda žymeklis judant dokumentui.

Reikėtų pažymėti, kad tai yra dokumentaskūrėjas, jūs visą laiką jį kontroliuojate. Niekas negali jūsų pašalinti iš dokumento. Bet jūs galite pašalinti pakviestus žmones (tiesiog neleiskite jėgų jums į galvą!).

Bendravimas

Kai rašote, bendradarbiaujate ir tt, taip pat galite kalbėtis vienas su kitu. Pokalbių laukelis yra šalia mėlyno mygtuko SHARE ekrano viršuje. Spustelėjus jį, atsidarys pokalbių laukelis.

Komentuoja

Labai lengva komentuoti bet kurią dokumento dalį. Jums tiesiog reikia pažymėti teksto dalį, kurią norite komentuoti. Tada dešinėje puslapio pusėje pasirodys nedidelis kalbos debesėlis.

Spustelėkite tai ir pasirodys tinkamas komentavimo langas. Dabar galite parašyti savo missive. Kai baigsite, paryškintas tekstas pagels ir jūsų komentaras atsisės į puslapį.

Dabar dokumento savininkas gauna pranešimą el. Paštu su jūsų komentaru ir gali atsakyti arba pažymėti problemą kaip „išspręstą“, todėl jūsų komentaras išnyksta.

Eksportuojama iš „Google“ dokumentų

Kai galutinai užbaigsite savo dokumentą, tikriausiai turėsite jį eksportuoti iš tam tikro formato iš „Google“ dokumentų.

Jei eini į Failas> Atsisiųsti kaip ..., pamatysite skirtingas galimas parinktis.

Pasirinkite savo nuodą ir stebėkite, kaip jūsų failas atsisiunčiamas.

Kiti šaunūs patarimai ir gudrybės

Ar norite dar daugiau patarimų ir gudrybių, susijusių su „Google“ dokumentais? Džiugu, kad pasakėte „taip“, nes turiu daugiau krovinių.

Įkelkite nuskaitytus dokumentus ir kitus failus

„Google“ nori, kad naudotumėte „Google“ dokumentus kaip visų savo failų saugyklą. Taigi jie nori, kad jūs įkeltumėte kitus failus (PDF, DOC X ir t. T.) Ir saugotumėte juos dokumentuose / diske.

Tačiau jei laikysite juos tais failų formatais,„Google“ nubaudžia jus, atsižvelgdama į failų dydį iš „Google“ paskyros saugyklos ribos. Bet jei konvertuosite failą į „Google“ failą (suderinamą su veikimu „Google“ dokumentuose), staiga failo saugojimas „Docs“ / „Drive“ nėra nemokamas. Be to, jis užima mažiau vietos.

Čia yra PDF failas, kurį neseniai įkėliau. Norėdami paversti jį „Google“ dokumentu, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį ir pasirinkite „Atidaryti naudojant" ir tada "Google dokumentai“.

Konversija bus greita, tada galėsite atidaryti naują failą. Taip pat galite ištrinti seną failą, jei norite, nes jis užims nereikalingą vietą.

Jei failas yra dokumento kopija, „Google“gali konvertuoti tą dokumentą į redaguojamą tekstą, naudodamas technologiją, vadinamą OCR (optinis simbolių atpažinimas). Tai yra ta pati technologija, kurią „Project Gutenberg“ ir „Internet Archive“ naudoja viešosios nuosavybės knygų indeksavimui.

Rasti ir pakeisti tekstą

Akivaizdu, kad tai nėra išskirtinė „Google Docs“ funkcija („Microsoft Word“ tai turėjo per amžius), tačiau galite rasti tam tikrą žodį ar tekstą ir automatiškai jį pakeisti kitu žodžiu ar tekstu.

Man, kaip grožinės literatūros autoriui, tai yra neįkainojama reikšmėAš visada keičiu veikėjų vardus. Aš galiu grįžti, įvesti veikėjo vardą ir nurodyti, kurį vardą reikia pakeisti. „Google Docs“ atlieka visa kita.

Pirmiausia eikite į Redaguoti> Rasti ir pakeisti.

Kai pasirodys laukelis, įveskite žodį, kurį norite paslėpti. Dešinėje jis pasakys, kiek dokumente yra to žodžio egzempliorių. Tada apačioje nurodykite naują žodį.

Galite juos pakeisti vienu kartu, naudodami „PakeiskiteAr visus iš karto, naudodami „Pakeisti viską“.

Įterpti puslapių numerius

Jei jums reikia dokumento, kad būtų puslapių numeriai, tai taip pat lengva.

Eiti į Įterpti> Antraštė ir puslapio numeris> Puslapio numeris.

Pasirinkite norimą numeravimo stilių. Spustelėjus jį, kiekvienas puslapis bus sunumeruotas taip, kaip nurodėte.

Sukurkite asmeninį žodyną, kad pakeistumėte tuos rašybos būdus

Atsižvelgiant į tai, kur esate pasaulyje, „Google“Dokumentai gali nuspręsti, kad viskas, ką rašote, yra neteisinga. Pvz., Esu įregistruotas „Google“ paskyroje kaip JK anglų kalba, bet jei aš įvedu straipsnį JAV klientui JAV anglų kalba, staiga kas antras ar trečias žodis pažymimas kaip klaidingai parašytas.

Arba jei aš rašau fantastinį romaną su tokiais vardais kaipGenerolas Zuuggas tada „Google“ man sako, kad Zuugg nėra žodis (aišku). Taigi, pasinaudoję „Google Doc“ asmeninio žodyno funkcija, galite tapti Samueliu Johnsonu ir paversti tai žodžiu!

Tiesiog pažymėkite raudonai pabrauktą žodį, spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite „Įtraukti į asmeninį žodyną“.

Tada raudona klaidos eilutė išnyks ir jūs neturėtumėte vėl gauti klaidos pranešimo apie tą žodį.

Nedelsdami išverskite dokumentą naudodami „Google Translate“

Galite išversti visą savo dokumentą naudodami integruotą „Google Translate“ funkciją. Tai tikrai naudinga, jei turite draugų, kolegų ar klientų, kurie kalba kita kalba.

Tiesiog eik į Įrankiai> Versti dokumentą.

Atsiranda šis langelis, kuriame prašoma pavadinti išverstą dokumentą (bus padaryta kopija) ir kalbą, kuria norite jį išversti.

Būdama Vokietijoje, pasirinkau vokiečių kalbą ir stebuklingai pasirodė naujai išversta vokiška šio dokumento versija. Formatavimas palieka labai daug noro, nes kartu sudėti daugybė žodžių.

Įdėkite nuorodas naudodami integruotą „Google“ paiešką

„Google“ paieškos variklis yra įmontuotas tiesiai į „Google“ dokumentus. Jei norite susieti su kažkuo, tiesiog pažymėkite tai, spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite „Nuoroda“.

Arba pažymėkite norimą susieti tekstą ir spustelėkite nuorodos piktogramą viršutinėje meniu juostoje.

Atidaromas meniu, kuriame rodomi geriausi paieškos rezultatai. Jei matote ieškomą nuorodą, spustelėkite ją, kad nuoroda būtų automatiškai įterpta į jūsų dokumentą.

Jei nematote norimos nuorodos, yra „daugiauParinktį toliau sąraše. Spustelėjus bus atidarytas „Google“ paieškos variklio rezultatų puslapis dešinėje šoninėje juostoje su jūsų paieškos terminu jau iš anksto užpildytu.

Naudokite „Google“ dokumentus keliaudami su mobiliąja programa

Galiausiai galite sukurti, peržiūrėti ir redaguoti „Google“ dokumentus naudodami nemokamas nemokamas išmaniųjų telefonų programas. Čia yra „Android“ versija, taip pat „iOS“ versija.

Išvada

3000 žodžių vėliau ir aš vos subraižė paviršių, ką gali pateikti „Google“ dokumentaidaryti. Tiesiog yra tiek daug, kad buvau priverstas palikti, kad galėčiau pajusti, kaip ateina straipsnis. Ką norėtumėte pamatyti antroje dalyje? Stalai? Išnašos? Turinys? Norėčiau išgirsti iš jūsų komentarus žemiau.