Kas yra „Outlook PST“ failai ir kodėl juos naudoti ... ar ne?

Beveik visi, su kuriais bendrauju darbeskundžiasi dėl jų įmonės el. pašto paskyros dydžio. Paprastai tai nėra problema (bet žmonės vis tiek skundžiasi), nes kai pašto dėžutė artėja prie savo ribos, dauguma el. Pašto serverių (pvz., „Microsoft Exchange“) įspės vartotoją, kad jie galėtų išvalyti pašto dėžutę prieš serverį. vykdo jų dydžio apribojimai ribojant siuntimą / gavimą iš serverio.

Iki šiol viskas yra puiku ir Dandy iki to laiko ... jūs einate atostogauti kelioms dienoms, tie įspėjimai apie el. Pašto dydį ateina ir išeina, o tada KABOOM !!! Jūsų pašto dėžutė PILNA, ir nebegalitesiųskite / gaukite el. laišką iš savo mobiliojo telefono ar net OWA („Outlook Web Access“) šiuo klausimu. Aš skambinau milijoną kartų. „My iPhone“ negali siųsti el. Laiškų. Pagalba!

• Taigi, ką daryti?
• Ar yra sprendimas šioms nepakankamai dydžio pašto dėžutėms?
• Ką turėčiau daryti prieš eidamas atostogauti?

Dabar aš jus supažindinu su liūdnai pagamintu (pagal IT) „Outlook PST“ failu.

Kas yra „Outlook .PST“ failai?

• „Outlook“ duomenų failai arba „Microsoft Outlook“.PST failus (nes jie yra labiau žinomi) gali būti sukurti naudojant „Microsoft Outlook“, jei norite perkelti ar nukopijuoti el. Laiškus ir priedus iš savo serverio pašto dėžutės paskyros į vietinį kompiuterį. Iš esmės tai yra vietinis archyvo ar saugyklos failas, kurį sukuriate, jei norite saugoti el. Laiškus ir priedus savo kompiuterio kietajame diske, USB diske ar „Server Share“ (priklausomai nuo to, kur juos kuriate ir saugote).

Kiek galite išsaugoti „Outlook“ .PST failuose?

• Prieš „Outlook 2003/2007“.PST failai galėjo laikyti tik 2 gigabaitus el. Laiškus ir priedus. Naudojant „Outlook 2003“ ir „Outlook 2007“, pakeistas formatas leido .PST failams prireikus išaugti iki daugiau nei 20 gigabaitų dydžio, nebent būtų pakeista numatytoji konfigūracija.
• Sąžiningai, neleisk jiems įsigyti 20 koncertų. Tai yra daug geresnė idėja .PST failus laikyti ne didesnius kaip keli koncertai. Jei jums reikia daugiau vietos atmintyje, sukurkite naują .PST failą, o ne sukurkite didelis .PST archyvai. Kuo didesnis.PST failai turi didesnę tikimybę sugadinti ir prarasti duomenis (be to, tuo sunkiau bus pasidaryti atsarginių kopijų blogus berniukus.) Prie „Outlook“ kliento galite pridėti tiek daug .PST failų, kiek jums reikia, tiesiog logiškai atskirkite el. Paštą keliuose .PST. failus, jei reikia saugoti daugiau nei kelis GIG senus el. laiškus.
• PATARIMAS - Jei seniems el. Laiškams archyvuoti naudojate .PST failus, suspauskite juos, nukopijavę į juos visus senus duomenis. El. Paštas paprastai yra tik tekstas, todėl jis labai gražiai suspaudžiamas.

Kaip sukurti „Outlook“ .PST failus?

• LENGVAI, čia yra keli „Outlook 2007“, „2013“ ir „2016“ vadovai.

Kodėl verta naudoti / kurti .PST failus? Privalumai?

Pašto dėžutės dydis

• Prisimeni šio straipsnio pirmą pastraipą? Daugelis el. Pašto administratorių riboja įmonių pašto dėžučių dydį. Kuo didesnė pašto dėžutė, tuo daugiau vietos diske jiems reikia, tuo daugiau reikia atsarginių kopijų ir kuo daugiau laiko reikia atsarginėms atsarginėms kopijoms kurti.
• Jei jūsų el. Pašto pakuotė (kaip aš), 200Megabaitų pašto dėžutė tiesiog jos neišpjaustys. Štai kur patenka .PST failai. Tiesiog sukurkite .PST failą ir vilkite ir įmeskite į jį savo el. Laišką. Jie veikia kaip įprastas „Outlook“ pašto dėžutės aplankas. Tempti ir paleisti. Tai paprasta! <Praneškite man, jei jums reikia daugiau pagalbos. Tiesiog paskelbkite savo klausimus mūsų forume>.
• Naujausios „Windows“ paieškos rodyklių versijospašto dėžutę IR visus vietinius .PST failus (konfigūruojamus), kurie leidžia beveik betarpiškai pasiekti visus el. laiškus naudojantis paieškos funkcijomis, įmontuotomis „Microsoft Outlook“.

Atsarginė kopija ir atkūrimas po nelaimių

• Jei neturite (arba pasitikite) el. Pašto adresąadministratorius, kuris reguliariai atlieka jūsų el. pašto serverio atsargines kopijas, tada kopijuoja jūsų el. laišką (taip, jums nereikia perkelti laiškų į .PST failus, taip pat galite nukopijuoti juos) į vietinį .PST failą yra greitas ir paprastas būdas užtikrinti jūsų el. pašto adresą galima atkurti pagal serverio DR scenarijų.

Perkeliamumas

• .PST failai daro nešiojamąjį el. Pvz., Tarkime, kad norite perkelti laiškus iš vienos pašto dėžutės į kitą. Pvz., Galbūt pakeisite darbą ir norite atsiųsti seną el. Laišką. O galbūt keičiate pagrindinius teikėjus. ARBA, galbūt norite nukopijuoti savo asmeninį ir darbo el. Laišką į .PST failą, laikyti jį mažame USB diske ir visada laikyti su savimi. Kaip jau sakiau, .PST failai palaiko paštą labai lengvai. Taip, taip yra ir GMAIL sąskaita, tačiau šis straipsnis nėra apie GMAIL :)

Saugumas

• Ar žinojai, kad to beveik neįmanoma padarytisekti / tikrinti, ar jūsų IT vaikinas / skyrius skaito jūsų el. laišką? „Slapto“ ar „konfidencialiojo“ el. Pašto perkėlimas iš el. Pašto / mainų serverio į vietinį .PST failą padidina saugos lygį.
• Pastaba: Daugelis IT skyrių turi galimybę patraukti jūsų.PST failai jums to nežinant tiesiai iš standžiojo disko darbe. Dėl šios priežasties būtina naudoti papildomą apsaugą kompiuterio kietajame diske. Netrukus parašysiu straipsnį šia tema, tačiau kol kas pažvelk į šį straipsnį. Tai šiek tiek „GEEKY“, todėl netrukus tęsiu jo apžvalgą su straipsniu, kuriame paaiškinamos kelios .PST failų saugos parinktys.

Kokie yra .PST failų naudojimo trūkumai?

Nuotolinis prisijungimas

• Kai tik paštas yra pajudėjo į a.PST failo, jis nebebus pasiekiamas serveryje naudojant nuotolinės prieigos programas, tokias kaip OWA ar mobiliuosius telefonus, kurie SYNC su jūsų pašto dėžute. Norėdami pasiekti el. Pašto adresą .PST failuose, turėsite naudoti visą „Microsoft Outlook Client“. Mažas USB diskas gali padėti tokiose situacijose. Tačiau tai vis tiek nėra taip patogu, kaip palikti el. Paštą serveryje.

Žmonės nepatiks jums ir gali prarasti darbą

• .PST failai bėgant laikui (atsižvelgiant į tai, kiek el. Laiškųgausite / saugote) gali užimti daug vietos jūsų vietiniame kompiuteryje arba „Server Share“, atsižvelgiant į tai, kur juos laikote. IT vaikinai nekenčia nieko, dėl ko jie gali dirbti bet ką, nebent tai kuria jų gyvenimo aprašymą, todėl įdėję daug duomenų, kur jiems reikės nusipirkti daugiau vietos diske, tai juos sutrikdo.
• Įmonių juridiniams ir daugumai įrašų tvarkymo skyrių nepatinka .PST failai, nes jie suteikia galutiniam vartotojui galimybę lengvai ignoruoti ar apeiti įmonės dokumentų saugojimo / naikinimo politiką.
• Įmonių informacijos apsaugos komandos taip pat nedaropvz., .PST failus, nes jei „Legal“ kada nors paprašys jų susigrąžinti duomenis ieškiniui ar teismo šaukimui įteikti, .PST failai gali pabranginti duomenų atkūrimo išlaidas ir pastangas.

Sistemos ir smegenų veikla

• Kuo daugiau el. Laiškų, tuo daugiau el. Laiškų jums ir jūsų kompiuteriui reikia sekti ir tvarkyti.
• Kadangi daugiau el. Laiškų ir priedų bus indeksuojami naudojant „Windows“ paiešką (ar kitą el. Pašto / sistemos rodyklę), jūsų rodyklė bus didesnė, o jūsų paieškos užtruks ilgiau.

Taigi, tikiuosi, atsakiau į visus jūsų klausimusapie „Microsoft Outlook .PST“ failus ir apėmė aukšto lygio privalumus ir trūkumus. Bet jei praleisčiau ką nors, maloniai parašykite komentarą arba paskelbkite savo klausimą mano forume.