Kaip sekti „Microsoft Word“ dokumentų pokyčius

Jei bendradarbiaujate su komandos nariais įgyvendindami projektus, „Word 2016“ funkcija „Stebėti pakeitimus“ yra esminė, o dabar yra galingesnė. Štai kaip tai veikia.

Jei bendradarbiaujate su komandos nariais įgyvendindami projektusarba pažymėkite sutartis su raudonomis linijomis, „Microsoft Word“ pokyčių stebėjimas gali būti gelbėjimo priemonė! Stebėti pakeitimus yra įmontuota „Microsoft Word“ funkcija, kuri proceso metu suteikia sąmoningumo. Net jei dirbate ne prie sudėtingų projektų, tokių kaip įsigijimai, susijungimai, sutartys ar autorių teisių kūrimas, „Track Changes“ gali būti toks pat naudingas mažų grupių projektams, pavyzdžiui, užduotims mokykloje.

Nuo tada, kai paskutinį kartą apžvelgėme šią funkciją „Microsoft“„Word 2010“ buvo padaryta reikšmingų patobulinimų, kurie „Track Changes“ daro dar galingesnius. Turėdami „Office Online“ prieigą, vartotojai gali bendradarbiauti su dokumentu realiuoju laiku, ir tai yra viena iš įdomių naujų funkcijų, kurias apžvelgsime šiame straipsnyje.

Įgalinkite ir naudokite stebėjimo pakeitimus „Word 2016“

1 žingsnis: Pradėkite turinį

Pradėsite nuo to dokumento, su kuriuo bendradarbiaujate, turinio. Šią dokumento dalį rašo kitas vartotojas. Pirmą pastraipą parašiau aš.

2 veiksmas: įgalinkite takelio pakeitimus
Norėdami pradėti sekti pokyčius, eikite į Apžvalga skirtuką ir spustelėkite Kurso pakeitimai viduje konors Stebėjimas grupė (taip pat galite paspausti CTRL + SHIFT + E)

Kai įgalinta „Track Changes“, dešinėje ekrano pusėje pamatysite kiekvieno autoriaus balioną.

3 žingsnis: Redagavimas

Stebėkite „Word“ pokyčius, kad būtų išvengta painiavos, derinant spalvas. Pirmasis autorius yra mėlynas, o antrasis - raudonas. Kai papildomi autoriai redaguos, jiems taip pat bus suteikta unikali spalva.

Kai dokumentas taisomas, šalia pastraipos pasirodo vertikali linija, nurodanti atliktus dokumento pakeitimus. Atkreipkite dėmesį, kad pirmojoje pastraipoje to nėra, nes Kurso pakeitimai nebuvo įjungtas tol, kol nebus įtrauktas į dokumentą. Kai spustelėsite Rodyti maršruto pakeitimus juosta, ji iškart suaktyvina visų paryškinimądokumento pakeitimai ir jų komentarai. Jei paliksite ją įjungtą ir atliksite pakeitimus, pakeitimus matysite realiuoju laiku, kai rašote ir ištrinate.

4 veiksmas: komentarai, balionai ir papildomi redagavimo įrankiai

Jei norite pridėti žodžio ar pastraipos komentarą, pažymėkite jį, tada pasirinkite Apžvalga skirtuką ir spustelėkite Naujas komentaras viduje konors Komentarai grupė. Jūsų komentarai bus rodomi dešinėje dokumento pusėje, kai dokumentas bus suformuotas; galite juos išjungti.

Vienas iš dalykų, kuriuos pastebėsite pritaikę specialius formatus, tokius kaip paryškinti, kursyvu ar pabraukimu, prie takelio pakeitimų automatiškai pridedamas komentaras, vadinamas Formatuota.

Taip pat galite tinkinti, kaip norite, kad balionai būtų rodomi dokumente. Pavyzdžiui, jei norite pamatyti visas versijas, kurias prie dokumento pridėjo kiekvienas autorius, spustelėkite Apžvalga skirtukas> Rodyti žymėjimą meniu> Balionai > Rodyti peržiūras balionuose.

Pataisymai

Apžvalgos sritis (Apžvalga > Peržiūros sritis) leidžia peržiūrėti visus kiekvieno autoriaus redagavimus, kurieekrane galite žiūrėti vertikaliai arba horizontaliai. Pataisų srityje galite spustelėti žodį ar pastraipą, ir ji automatiškai pateks į tą dokumento dalį.

5 žingsnis: Priimkite arba atmeskite dokumento pakeitimus

Jei sutinkate su dokumento pakeitimais, galite juos sutikti arba atmesti. Spustelėkite juostos Rodyti takelio pakeitimus paryškinimus, kuriuos padarė kitas autorius, tada eikite į Apžvalga Spustelėkite skirtuką Priimti mygtuką patvirtinti.

Dabar pastebėsite, kad pakeitimai bus pritaikyti nedelsiant.

6 veiksmas: palyginkite arba sujungkite dokumentus

Kitas patogus vaidmenų autoriai gali pasinaudotiiš yra galimybė versijuoti dokumentą. Pavyzdžiui, jei du autoriai paverčia tuos pačius dokumentus dviem egzemplioriais ir toliau dirba su jais atskirai, vėliau jie gali palyginti abi versijas ir jas sujungti. Jei jie yra panašios struktūros, galite juos sujungti ir sukurti galutinį dokumentą.

Jei norite palyginti ir derinti pakeitimus, pasirinkite Apžvalga skirtuką, spustelėkite Palyginkite tada lauko laukelyje pasirinkite originalų dokumentą, tada pasirinkite patikslintą versiją, tada spustelėkite GERAI.

Tada „Microsoft Word“ pateiks trijų sričių sritįdokumento vaizdas, kuriame pagrindinis ekranas rodomas kaip galutinis dokumentas su kombinuotu turiniu, o originalas ir pakaitinės kopijos - mažo lango srityje. Slinkdami galite palyginti pakeitimus. Pageidautina, kad tai būtų padaryta ekrane, kuriame pakankama ekrano skiriamoji geba.

Kai būsite pasirengę sujungti dokumentus į galutinę kopiją, grįžkite į Apžvalga skirtuko paspaudimas Palyginkite tada spustelėkite Sujungti lauko laukelyje pasirinkite originalų dokumentą, tada pasirinkite patikslintą versiją, tada spustelėkite GERAI.

Tada pamatysite kombinuotą dokumentą kartu su kitų autorių padarytais pakeitimais kita spalva.

Integracija su „Office Online“

Viena iš žudikiškų „Google Apps“ funkcijųbuvo jos realaus laiko bendradarbiavimo įrankiai. „Microsoft“ pagaliau susitvarkė dėl savo „Office Online“ paketo, kuriame yra internetinė „Word“ versija. Nauja „Word 2016“ funkcija yra galimybė bendrinti ir peržiūrėti, kas dirba su jūsų dokumentu. Norėdami tai padaryti, spustelėkite Dalintis mygtuką ir išsaugokite dokumentą aplanke „OneDrive“.

Tada bendro naudojimo sritis atskleis papildomą informacijąparinktis, su galimybe pakviesti asmenis redaguoti dokumentą su skirtingais apribojimais. Taip pat pastebėsite, kad parinktys Blokuoti autorius ir Apriboti dabar yra įjungtos Apsaugokite grupė. Jei įmonės aplinkoje naudojate „Office 365“, galite pakviesti autorius bendradarbiauti.

Šiam straipsniui naudosiu Gaukite bendrinimo nuorodą kurį išsiųsiu el. paštu papildomiems autoriams, su kuriais norėčiau bendradarbiauti rengiant dokumentą.

Kai jūs ar kitas autorius įkels „Word Online“ ir atliks pakeitimus, kiti asmenys, bendradarbiaujantys su dokumentu, bus informuoti realiuoju laiku.

Čia galite pamatyti išsaugotus kito autoriaus redagavimus, pažymėtus mėlynos spalvos spalvomis.

Kai autorius neberedaguos dokumento, jums bus pranešta per „Word 2016“.

Kaip matote, „Stebėti pokyčius“ yra dar daugiaugalingas dėl savo realaus laiko bendradarbiavimo funkcijų. Nesvarbu, ar dirbate su dideliais, ar mažais projektais, „Word 2016“ gali padėti lengvai išlaikyti visus tame pačiame puslapyje. Spalvų derinimas, dalijimasis, redagavimas realiuoju laiku ir debesų integracija su „OneDrive“ - visa tai sukuria įtikinamą patirtį.