Kaip sukurti nemokamą pagalbos tarnybos sistemą naudojant IssueBurner ir Gmail

El. Paštu pagrįstas užduočių valdymas buvo idėja, kuria jau kurį laiką domėjausi, ir įdiegusi naują paslaugą, vadinamą „IssueBurner“, tai gali būti puikus laikas rimtaiapsvarstykite galimybę tvarkyti užduotis el. paštu. Prieš ateidamas į „IssueBurner“, aš turėjau mintį įsigyti virtualųjį padėjėją (VA), kurį galėčiau įrašyti į savo el. Laiškus su užduotimi, priminimu ar paskyrimu ir pridėti jį prie mano kalendoriaus, darbų sąrašo. ar ką tu turi. Tai tikrai bus patogus VA naudojimas, nors galbūt brangesnis nei jis yra vertas. Tačiau „IssueBurner“ automatizuoja šią funkciją nemokamai (bent jau kol kas). Manau, kad man tai patinka.

Trumpai tariant, štai kaip veikia „IssueBurner“. Galite sukurti užduotis ar klausimus el. Paštu klausimais@issueburner.com. Kai tai padarysite, „IssueBurner“ automatiškai sukuria problemą, susietą su jūsų el. Pašto adresu ir visais el. Pašto adresais, nurodytais kaip gavėjai Kam: arba CC: laukas. Galite pradėti kurti problemas nepasirašydami, bet sukūrę sąskaitą galite peržiūrėti savo atidarytas problemas ir pakomentuoti problemas. Yra keli pagrindiniai šios sistemos pranašumai, kurie, manau, tikrai bus sukurti bendradarbiaujant komandoms ir klientų palaikymo tarnyboms:

• Tai pagrįsta el. Paštu. Problemas galima sukurti ir stebėti naudojant paprastą CC :.
• Jei norite dalyvauti, jums nereikia „IssueBurner“ paskyros. Tai reiškia, kad VISI jūsų klientai ir klientai gali patekti į laivą, neišeidami iš jų per registracijos procesą (kuris vis tiek negyvas).
• Tai draugiška mobiliesiems telefonams. Jei galite išsiųsti el. Laišką, galite įrašyti problemą.
• Tai padeda atskirti tolesnius elementus nuo įprastų el. Laiškų.
• Tai veikia su bet kuria el. Pašto platforma. „Outlook“, „Gmail“ ir kiti el. Pašto klientai leidžia konvertuoti el. Laiškus į užduotis, tačiau „IssueBurner“ leidžia dalintis problemomis tarp visų el. Pašto platformų.

Norėdami gauti kuo daugiau ridos iš „IssueBurner“,turėsite pritaikyti šiek tiek kūrybiškumo. Bet viena akivaizdi programa, kuri man ateina į galvą, yra pagalbos tarnybos sukūrimas. Naudodami „IssueBurner“ galite paversti gaunamus el. Laiškus „bilietais“ ir stebėti būseną bei susirašinėjimą su klientu. Aš žudysiu du paukščius vienu akmeniu, parodydamas, kaip veikia „IssueBurner“, kai nustatote „groovyPost“karštoji linijaPagalbos tarnyba. Ant klientas pusė (arba mūsų atveju skaitytojai, nes mes neturime klientų), tai bus taip paprasta, kaip išsiųsti el. laišką pagalbos tarnybai, kurią įsteigiau el. paštu jack+help@groovypost.com. Bet ant respondentas yra šiek tiek paruoštas.

Pirmas žingsnis

Prisiregistruokite „IssueBurner“. Jums tereikia apsilankyti IssueBurner.com ir Spustelėkite Registruotis. Nurodykite jiems savo vardą ir el. Pašto adresą ir viskas.

Atminkite, kad nebūtinai turite naudoti el. Pašto adresą, kurį naudosite gaunamų pagalbos tarnybos užklausų laukui.

Antras žingsnis

Sukurkite grupę „IssueBurner“. Iš tikrųjų galite praleisti šį veiksmą, jei planuojate skirti šią sąskaitą vienam tikslui, tačiau jei norite naudoti „IssueBurner“ kitoms organizacijoms ir pareigoms atlikti, grupė yra gera idėja. Spustelėkite Grupės viršuje dešinėje ir Spustelėkite Sukurti grupę.

Įveskite grupės pavadinimą ir organizaciją. Aš pasirinkau „Pagalba“Ir„groovyPost. “

Atminkite, kad šis adresas nebus matomasviešai. Vietoj to jie el. Paštu atsiųs aukščiau nurodytą adresą, kuris bus vienintelis adresas, galintis išspręsti problemas. Tai prideda apsaugą nuo šlamšto, tačiau suteikia ir profesionalesnį vaizdą, į el. Laišką įtraukdami savo domeno vardą. Dabar atkreipkite dėmesį, kad aš jį nustatiau, kad apie problemas galėtų pranešti Bet kas. Kol kas tai yra būtina, todėl galime patikrinti „Gmail“ persiuntimo taisyklę. Galbūt norėsite grįžti ir pakeisti į Tik grupės nariai vėliau.

Spustelėkite Sukurti kai baigsite.

Tada pridėkite narius, galinčius pridėti problemas. Mūsų tikslams pridėsiu jack+help@groovypost.com. Jei norite, galite pridėti kitų. Tarkime, aš taip pat galėčiau pridėti jerry+help@groovypost.com arba tammy+help@groovypost.com, jei norėčiau, kad ir kiti galėtų pateikti pagalbos užklausas (ir jei tie žmonės iš tikrųjų egzistavo). Atminkite: naudojant „Google Apps for Domains“ ir „Gmail“ paskyras nepaisoma nieko, ką pridėjote po „+“ ženklu, tačiau vis tiek galite naudoti filtravimo tikslais. Skaitykite ankstesniame mūsų pranešime, kuriame yra daugiau informacijos apie Tinkinti „Gmail“ adresai.

Paskutinis dalykas, kurį turėtumėte padaryti, yra pakeisti atsakymo adresą. Norėdami tai padaryti, Spustelėkite Grupės ir Spustelėkite Tvarkykite šalia grupės pavadinimo. Pagal Grupės nustatymai, Spustelėkite Keisti šalia "Numatytasis el. Laiškas ir atsakymas į jį“. Tokiu būdu jūsų IssueBurner.com el. Pašto adresas bus privatus.

Gerai, kad dabar visi esame prisijungę prie „IssueBurner“. Eikime į „Gmail“.

Trečias žingsnis

Nustatykite peradresavimą „Gmail“. Tikslas yra persiųsti visus el. Laiškus, siunčiamus adresu jack+help@groovypost.com, į help.groovypost@issueburner.com. Norėdami tai padaryti, pirmiausia turime patikrinti, ar esame įgalioti persiųsti pastaruoju adresu. „Gmail“, spustelėkite Nustatymai ir pasirinkti Persiuntimas ir POP / IMAP. Spustelėkite Pridėkite persiuntimo adresą ir įveskite help.groovypost@issueburner.com arba bet ką, ką nustatėte savo grupės „IssueBurner“ paskyroje kaip.

Tai atlikęs, „Gmail“ išsiųs el. Laišką į„IssueBurner“ sąskaita su patvirtinimo nuoroda. „IssueBurner“ tai grąžins jums kaip naują problemą, todėl ji turėtų būti rodoma „Gmail“ gautuosiuose. Tai taip pat galite pamatyti savo „IssueBurner“ paskyroje. Spustelėkite tai patvirtinti.

Ketvirtas žingsnis

Filtruokite pranešimus, išsiųstus į jūsų tinkintą „Gmail“ adresą. Spustelėkite Nustatymai ir pasirinkti Filtrai ir Spustelėkite Sukurkite naują filtrą. Lauke Kam: įveskite savo pasirinktinį el. Pašto adresą ir Spustelėkite Kitas žingsnis.

Galite nustatyti šias taisykles, kaip norite, bet kadangi „IssueBurner“ vis tiek praneš jums apie naujas problemas, aš norėčiau pasirinkti Žymėti kaip skaitytas ir Praleisti gautuosius. Svarbiausias pasirinkimas yra pasirinkti Persiųsti jį: ir pasirinkite help.groovypost@issueburner.com. Spustelėkite Sukurti filtrą kai baigsite.

Dabar viskas baigta. Pabandykime tai išbandyti.

Užduočių kūrimas naudojant „IssueBurner“

Dabar naudodamiesi „Gmail“ filtru nustatėme ir„IssueBurner“ grupėje, visi el. Laiškai, siunčiami adresu jack+help@groovypost.com, bus automatiškai paversti „IssueBurner“ leidimu. Laiško tema bus el. Laiško tema, o aprašymas - el. Laiško turinys. Pvz., Tarkime, kad kas nors man atsiuntė man el. Laišką apie klausimą, kaip visam laikui ištrinti „Facebook“ paskyrą.

Kai išsiųsite aukščiau pateiktą el. Laišką, įvyks du dalykai:

1. Išvada sukuriama grupėje help.groovypost IssueBurner
2. Gaunu el. Laišką, kuriame pranešama apie mane tokį.

Atminkite, kad gali prireikti kelių minučių, kol problema pasirodys.

O štai „Gmail“ ...

Atsakymas į užduotis

Jei vartotojas neturi „IssueBurner“ paskyros, jis gaus konservuotą atsakymą, pranešdamas apie problemos gavimą. Jie taip pat bus pakviesti pasirašyti.

Taigi, sakykim, atsakydami šiam skaitytojui, noriu nukreipti juos į mūsų įrašą ištrinant jūsų „Facebook“ paskyrą. Galėjau atsakyti į laišką, kurį gavau iš „IssueBurner“, kad galėčiau pridėti a Komentuok. Nepaisant to, ar skaitytojas užsiregistravo, jie gaus pranešimą, kad problema buvo atnaujinta, pateikiant komentarą.

Jei jie prisiregistruoja, jie gali stebėti visus komentarus ir jų problemos būseną iš savo „IssueBurner“ paskyros.

Skaitytojas ar klientas gali atsakyti į el. Laiškąsu jų komentaru pranešdami, ar jūsų sprendimas tai ištaisė, ar ne. Tai pridedama prie užduoties kaip komentaras, kurį galite peržiūrėti naudodamiesi savo „IssueBurner“ prietaisų skydeliu.

Klausimų tvarkymas ir uždarymas

IssueBurner.com galite rūšiuoti problemas pagal grupę ar būseną.

IssueBurner.com taip pat turi labai gražią svetainę mobiliesiems.

Kai problema bus išspręsta, galite ją tiesiog uždaryti naudodami „IssueBurner“ prietaisų skydelį. Apie tai bus pranešta visiems susijusiems vartotojams. Arba galite tai pažymėti kaip „VėliauKuri gali būti naudinga, jei sprendimo laukiama ir norėtumėte imtis tolesnių veiksmų, kai jo bus.

Taip pat čia galite pastebėti, kad pridėjau Vidinis komentuoti. Tai matys tik grupės nariai ir administratoriai. Taigi, jei, pavyzdžiui, norite paskambinti klientui, kad jis nesąžiningas, arba liepti kiekvienam nekreipti dėmesio į jo užklausas, galite tai padaryti pateikdami vidinį komentarą, ir jie nebus visi protingesni.

Išvada

Kaip jau minėjau, tai tik viena paraiška„IssueBurner“. Tai galite naudoti bendradarbiaudami su grupėmis arba patys stebėdami užduotis. Pvz., Jei norite sau priminti, kad turi susisiekti su kontaktu, jei jis neatsako, bet nebūtinai norite, kad jie matytų jūsų „IssueBurner“ problemas, galite susisiekti su BCC klausimais@issueburner.com. Arba galite naudoti tai, kad galėtumėte sekti sąskaitas ir faktūras, pateikdami CC’s issues@issueburner.com, kai tik atsiųsite el. Laišką savo apskaitos skyriui. Jei esate protingas ir organizuotas, „IssueBurner“ gali būti jūsų produktyvumo laimėjimas.

Atminkite, kad „IssueBurner“ yra šiuo metu Laisvas, ir liks laisvas, kol bus beta versija. „Webyog“, „IssueBurner“ ir „CloudMagic“ sukūrusi įmonė, pažada, kad prieš įvesdami kainodaros struktūras, jums praneš apie tai prieš 60 dienų. Jie nežino, kaip tai gali atrodyti ateityje, bet greičiausiai turės nemokamą ir mokamą versiją.

P.S. Aš tikrai sukūriau šią sistemą, todėl, jei turite klausimų, rašykite man el. Paštu jack+help@groovypost.com arba patikrinkite mūsų forumas.