Cosa sono i file PST di Outlook e perché usarli ... oppure no?

Quasi TUTTI con cui parlo al lavorosi lamenta delle dimensioni del proprio account di posta elettronica aziendale. Normalmente non è un problema (ma le persone si lamentano ancora) perché quando una cassetta postale si avvicina al limite, la maggior parte dei server di posta elettronica (come Microsoft Exchange) avviserà l'utente in modo che possano ripulire la cassetta postale prima del server fa rispettare i loro limiti di dimensione limitando l'invio / la ricezione dal server.

Ora, questo è tutto Fine e Dandy FINO A ... vai in vacanza per qualche giorno, quegli avvisi sulla dimensione della posta elettronica vanno e vengono, e poi KABOOM !!! La tua casella di posta è COMPLETA e non puoi piùinvia / ricevi l'e-mail dal tuo cellulare o anche OWA (Outlook Web Access) per quella materia. Ho ricevuto la chiamata un milione di volte. Il mio iPhone non può inviare email, aiuto!

Quindi che si fa?
Esiste una soluzione per queste cassette postali di dimensioni insufficienti?
Cosa devo fare prima di andare in vacanza?

Ora ti presento il famigerato (secondo IT) file PST di Outlook.

Cosa sono i file .PST di Outlook?

File di dati di Outlook o Microsoft Outlook.I file PST (come sono più noti) possono essere creati utilizzando Microsoft Outlook per spostare o copiare e-mail e allegati dall'account della cassetta postale del server sul PC locale. In sostanza, si tratta di un file di archiviazione o archiviazione locale creato per archiviare e-mail e allegati sul disco rigido del computer, sull'unità USB o sulla condivisione server (a seconda di dove lo si crea e lo memorizza).

Quanto puoi archiviare in file .PST di Outlook?

Prima di Outlook 2003/2007,.I file PST potevano contenere solo 2 Gigabyte di e-mail e allegati. Con Outlook 2003 e Outlook 2007, il formato è cambiato, consentendo ai file .PST di aumentare, se necessario, fino a dimensioni superiori a 20 Gigabyte, a meno che non venga modificata la configurazione predefinita.
Onestamente, non lasciare che ricevano 20 concerti. È un tanto idea migliore per mantenere i tuoi file .PST non più grandi di qualche concerto. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, crea un nuovo file .PST invece di crearlo enorme Archivi .PST. Più grande è il.I file PST hanno maggiori possibilità di corruzione e perdita di dati (più difficile sarà il backup dei cattivi ragazzi). Puoi allegare tutti i file .PST al tuo client Outlook di cui hai bisogno, quindi separa logicamente la tua e-mail tra più .PST file se è necessario archiviare più di alcuni GIG della vecchia e-mail.
SUGGERIMENTO: se stai utilizzando file .PST per archiviare vecchie email, comprimile dopo aver copiato tutti i vecchi dati in esse. La posta elettronica di solito è solo testo, quindi si comprime MOLTO bene.

Come posso creare file .PST di Outlook?

È FACILE, ecco alcune guide per Outlook 2007, 2013 e 2016.

Perché usare / creare file .PST? Benefici?

Dimensione cassetta postale

Ricordi il primo paragrafo di questo articolo? La maggior parte degli amministratori di posta elettronica limita le dimensioni delle cassette postali aziendali. Maggiore è la casella postale, maggiore è lo spazio su disco di cui hanno bisogno, più hanno bisogno per eseguire il backup E più TEMPO hanno bisogno per eseguire quei backup.
Se sei un email packrat (come me), un 200La casella di posta Megabyte non la taglia. Ecco dove arrivano i file .PST. Basta creare un file .PST e trascinare e rilasciare la tua e-mail al suo interno. Funzionano proprio come una normale cartella di cassette postali in Outlook. Trascinare e rilasciare. È semplice! <Fammi sapere se hai bisogno di più aiuto. Pubblica le tue domande nel nostro forum>.
Le ultime versioni degli indici di ricerca di Windowsla tua casella di posta E tutti i file .PST locali (configurabili) che consentono l'accesso quasi istantaneo a tutte le e-mail tramite le funzionalità di ricerca integrate in Microsoft Outlook.

Backup e Disaster Recovery

Se non hai (o non ti fidi) di un'emaill'amministratore che esegue regolarmente i backup del server di posta elettronica, quindi copia la posta elettronica (sì, non è necessario SPOSTARE la posta in file .PST, è possibile copiarla anche) in un file .PST locale è un metodo rapido e semplice per garantire la tua email è recuperabile in uno scenario DR server.

portabilità

I file .PST rendono la posta elettronica portatile. Ad esempio, supponiamo che tu voglia spostare le email da una casella di posta a un'altra. Ad esempio, forse stai cambiando lavoro e vuoi portare qualche vecchia email. O forse stai cambiando i provider host. O, forse vuoi copiare la tua e-mail personale e di lavoro in un file .PST, tenerlo su una piccola unità USB e tenerlo sempre con te. Come ho detto, i file .PST mantengono la posta molto portabile. E sì, quindi è un account GMAIL ma questo articolo non riguarda GMAIL :)

Sicurezza

Lo sapevi che è quasi impossibiletracciare / controllare se il tuo ragazzo / dipartimento IT sta leggendo la tua e-mail? Lo spostamento di e-mail "sensibili" o "riservate" dal server e-mail / Exchange in un file .PST locale aggiunge un livello di sicurezza.
Nota: La maggior parte dei dipartimenti IT ha la capacità di afferrare il tuoFile .PST senza che tu lo sappia direttamente dal tuo disco rigido al lavoro. Per questo motivo, applicare ulteriore sicurezza sul disco rigido del tuo computer è essenziale. Scriverò un articolo su questo argomento a breve ma per ora, dai un'occhiata a questo articolo. È un po '"GEEKY", quindi lo seguirò presto con un articolo che spiega alcune opzioni per proteggere i file .PST.

Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo dei file .PST?

Accesso remoto

Una volta è la posta mosso in un .File PST, non sarà più disponibile sul server utilizzando applicazioni di accesso remoto come OWA o telefoni cellulari che si sincronizzano con la tua casella di posta. Per accedere all'e-mail nei file .PST, sarà necessario utilizzare un client Microsoft Outlook completo. Una piccola unità USB può aiutare in queste situazioni. Tuttavia, non è ancora conveniente come lasciare la posta elettronica sul server.

Alla gente non piacerai ed è possibile che tu possa perdere il lavoro

File .PST nel tempo (a seconda della quantità di emailche ricevi / mantieni) può occupare MOLTO spazio sul tuo computer locale o su una condivisione server, a seconda di dove li memorizzi. I ragazzi IT odiano tutto ciò che li fa lavorare su qualsiasi cosa a meno che non stia costruendo il loro curriculum, quindi mettere un sacco di dati da qualche parte che richiederà loro di acquistare più spazio su disco li sconvolge.
I dipartimenti legali aziendali e la maggior parte dei registri non amano i file .PST in quanto consentono all'utente finale di ignorare o bypassare facilmente le politiche di conservazione / distruzione dei documenti aziendali.
Anche i team di sicurezza delle informazioni aziendali non lo fannocome i file .PST perché se Legal chiede loro di recuperare i dati per una causa o un mandato di comparizione, i file .PST possono esasperare i costi e gli sforzi del recupero dei dati.

Sistema e prestazioni cerebrali

Più e-mail hai, più e-mail sia tu che il tuo computer dovete tenere traccia ed elaborare.
Poiché più e-mail e allegati vengono indicizzati da Ricerca di Windows (o da qualche altro indicizzatore di e-mail / sistema), l'indice sarà più grande e le ricerche impiegheranno più tempo.

Quindi, si spera, ho risposto a tutte le tue domandesui file .PST di Microsoft Outlook e coperto alcuni vantaggi e svantaggi di alto livello. Ma nel caso in cui mi sia perso qualcosa, non esitare a lasciare un commento o a pubblicare la tua domanda nel mio forum.