Come rendere pubblici i documenti Google e gestire la tua condivisione

Google Docs condivide con chiunque, maci sono più trucchi che semplici email ai tuoi contatti. Le funzionalità di condivisione e modifica sono ideali per collaborare a progetti con altri studenti, colleghi e amici o familiari. Tieni presente, tuttavia, che quando inviti altri a visualizzare i tuoi documenti, potrebbero essere in grado di condividerli anche con altri.

Esistono diversi modi per condividere GoogleDocumenti con altri. Innanzitutto, hai la classica condivisione della posta elettronica. Se stai utilizzando Google Documenti, puoi allegarli e inviare automaticamente le e-mail al tuo elenco di contatti. Un altro modo consiste nell'utilizzare un "URL segreto", che consentirà a chiunque visiti quell'URL di visualizzare e possibilmente anche modificare il documento. Diamo un'occhiata ad alcuni dei diversi modi.

Come condividere rapidamente i documenti di Google Documenti

La prima cosa che dovrai individuare è il file Condividere menù; una volta fatto -Clic esso. Nel menu a discesa, vedrai alcune diverse opzioni per la condivisione dei tuoi documenti con altri. Non dimenticare, tutto ciò che fai in questo menu avrà effetto solo sui documenti in cui ti trovi verificato il casella di controllo.

Nella scheda Ottieni il collegamento per condividere ce ne sono dueimpostazioni da regolare. La casella di controllo in alto consentirà a chiunque visiti il ​​link di vedere il tuo documento, anche se non dispone di un account Google Documenti. Il secondo collegamento consentirà loro di farlo modificare il tuo documento. Questa abilitazione significa che possono fare copie, condividerlo con altri e modificare completamente il tuo documento.

Fai attenzione a chi dai questo link. Se qualcuno condivide questo collegamento con qualcun altro, la privacy del tuo documento potrebbe essere compromessa. Questo scenario è particolarmente vero se lo hai verificato per consentire a quella persona di farlo modificare.

Il modo più sicuro condividere i tuoi documenti richiederà un po 'più di lavoro, ma in cambio ti garantirà un accesso specifico su chi può visualizzare e modificare il tuo documento. Dopo aver condiviso un documento con qualcuno che utilizza il file Invitare persone funzione, verrà visualizzato nei loro documenti Google come Condiviso con me. La funzione di condivisione della modifica è la stessa anche qui, quindi anche chiunque tu dia i privilegi di modifica potrà farlo Condividere il tuo documento con altri.

Nota: la funzione che consente agli editor di condividere il documento può essere disabilitata nella scheda Autorizzazioni avanzate.

Tenere traccia delle modifiche!

Supponi di aver concesso a qualcuno i privilegi per modificare il tuodocumento e non sei sicuro di quali aggiornamenti hanno cambiato? O forse hai condiviso il tuo documento con un mucchio di persone e qualcuno l'ha sabotato? La cronologia delle revisioni consente di vedere le modifiche apportate a un documento tra i salvataggi e anche chi lo ha modificato. Questa trasparenza aiuterebbe a mantenere le cose alla moda se sorgesse confusione!