Come creare elenchi a discesa utilizzando la convalida dei dati in Microsoft Excel

La funzionalità dell'elenco a discesa in Microsoft Excel rende l'immissione dei dati semplice, coerente e standardizzata. Rivediamo come funziona e come abilitarlo.

Convalida dei dati ti consente di fare ciòcomporta complicate impostazioni personalizzate come la richiesta agli utenti di scegliere un'opzione da un elenco o la limitazione di celle a determinati tipi di dati. È estremamente utile quando è necessario mantenere i dati di Microsoft Excel coerenti e standardizzati.

Oggi ti mostrerò come creare un menu a discesaelencare in una cella usando Convalida dati. Anche se sto prendendo le schermate utilizzando Excel 2016, i passaggi sono gli stessi se stai utilizzando una versione precedente come Excel 2013.

Creare una tabella di dati e l'elenco di opzioni

Innanzitutto, imposta una tabella di dati di base. Puoi digitare i tuoi dati manualmente o copiarli e incollarli da un'altra fonte.

Successivamente, inseriremo un elenco di opzioni perl'elenco a discesa. Puoi farlo quando definisci la convalida dei dati o puoi definire un elenco in un'altra posizione sullo stesso foglio di lavoro o su un altro foglio di lavoro.

Per questo esempio, elencheremo le opzioni per l'elenco a discesa su un altro foglio di lavoro, quindi fai clic su una delle schede del foglio di lavoro nella parte inferiore della finestra di Excel.

Inserisci ogni opzione in una colonna (o riga), un'opzione per una cella. Quindi, torna al foglio di lavoro con i tuoi dati.

Attiva la convalida dei dati per le celle selezionate

Per questo esempio, vogliamo aggiungere elenchi a discesa a Valutazione colonna o colonna B. Seleziona anche le celle a cui desideri aggiungere gli elenchi a discesa. Nel nostro caso, abbiamo selezionato B2 attraverso B10.

Quindi, fai clic su Dati scheda.

Nel Strumenti dati fare clic sulla sezione Convalida dei dati pulsante.

Aggiungi un elenco a discesa alle celle selezionate

Il Convalida dei dati viene visualizzata la finestra di dialogo. Sul impostazioni scheda, puoi avere Excel limitare le voci nelle celle selezionate a date, numeri, decimali, tempi o una certa lunghezza.

Per il nostro esempio, selezionare Elenco dal permettere elenco a discesa per creare un elenco a discesa in ciascuna delle celle selezionate.

Seleziona la fonte per le opzioni dell'elenco a discesa

Ora, dobbiamo specificare l'origine per le opzioni in ciascun elenco a discesa. Ci sono due modi per farlo. Il primo metodo prevede la digitazione manuale delle opzioni in fonte casella separata da virgole. Questo può richiedere molto tempo se hai un lungo elenco di articoli.

In precedenza in questo articolo, abbiamo creato un elenco dielementi su un foglio di lavoro separato. Ora useremo quell'elenco per popolare l'elenco a discesa in ciascuna delle celle selezionate. Questo secondo metodo è facile da gestire. Puoi anche nascondere il foglio di lavoro contenente le opzioni (fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio di lavoro e seleziona Nascondere) quando distribuisci la cartella di lavoro ai tuoi utenti.

Per aggiungere l'elenco dal foglio di lavoro separato all'elenco a discesa, fare clic sulla freccia in alto a destra fonte scatola.

Il Convalida dei dati la finestra di dialogo si riduce a solo il fonte box e puoi accedere alla tua cartella di lavoro nella finestra di dialogo. Fare clic sulla scheda per il foglio di lavoro contenente le opzioni dell'elenco a discesa.

Successivamente, seleziona le celle contenenti le opzioni. Il nome del foglio di lavoro e l'intervallo di celle con le opzioni vengono aggiunti a fonte casella sul Convalida dei dati la finestra di dialogo.

Fare clic sulla freccia giù sul lato destro del fonte box per accettare l'input ed espandere la finestra di dialogo.

Aggiungi un messaggio di input

È possibile aggiungere un messaggio opzionale all'elenco a discesa. Forse vuoi visualizzare un messaggio di aiuto o un suggerimento. È una buona idea mantenere il messaggio breve.

Per aggiungere un messaggio che viene visualizzato quando viene selezionata una cella contenente l'elenco a discesa, fare clic su Messaggio di input scheda. Quindi, immettere a Titolo e il Messaggio di input nelle scatole.

Aggiungi un avviso di errore

Un altro elemento di opzione nell'elenco a discesa è unmessaggio di errore, che viene visualizzato quando un utente tenta di inserire dati che non corrispondono alle impostazioni di convalida. Nel nostro esempio, quando qualcuno digita un'opzione nella cella che non corrisponde a nessuna delle opzioni preimpostate, viene visualizzato il messaggio di errore.

Per aggiungere un messaggio di errore, fare clic su Avviso di errore scheda. L'opzione predefinita per Stile dell'avviso di errore è Fermare. Puoi anche selezionare avvertimento o Informazione. Per questo esempio, accetta l'opzione predefinita di Fermare nel Stile menu `A tendina.

Inserisci il Titolo e Messaggio di errore per il Avviso di errore. È meglio mantenere il messaggio di errore breve e informativo. Clic ok.

Usa il tuo nuovo elenco a discesa

Ora, quando fai clic su una cella in cui hai aggiunto un elenco di convalida dei dati, verrà visualizzato un elenco a discesa e puoi selezionare un'opzione.

Se hai aggiunto un Messaggio di input all'elenco a discesa, viene visualizzato quando si seleziona una cella contenente l'elenco a discesa.

Se si tenta di inserire un'opzione che non corrisponde a nessuna delle opzioni predefinite, il Avviso di errore hai impostato i display in una finestra di dialogo.

Come hai utilizzato gli elenchi a discesa in Excel? Fateci sapere nei commenti. Inoltre, dai un'occhiata agli altri suggerimenti di Microsoft Office e al nostro tutorial per la creazione di menu a discesa in Fogli Google.