Pourquoi je déteste les déclarations sans papier et comment y faire face

Toutes les deux semaines, il me semble qu'une entreprise m'encourage à passer à la facturation sans papier. Ils vont me payer, mais j’ai appris la dure méthode pour lutter contre cette «commodité».

Toutes les deux semaines, il me semble faire l'expérience d'une entreprisem'encourager à passer à la facturation sans papier. Ils vont me payer, mais j’ai appris la dure méthode pour lutter contre cette «commodité» et j’opte toujours pour une vraie facture. Lorsque j’ai perdu la bataille, j’ai développé des stratégies utiles pour prévenir les problèmes.

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Le pas de vente pour la facturation sans papier

J'entends tout. Le papier est risqué. Quelqu'un peut extraire votre facture de votre boîte aux lettres et voler votre identité. Ils pourraient le voler de votre poubelle. Oh non! Bien sûr, une fois qu’ils auront vu la facture, ils se rendront peut-être compte qu’ils n’ont pas grand-chose à voler. Le papier n'est pas pratique. Les piles de papier s'empilent et doivent être traitées. Si vous détestez l'encombrement, vous détestez le papier. Vous détestez le souci d'ouvrir une enveloppe en papier et de lire un projet de loi. Vous pourriez obtenir un papercut! Surtout, le sans papier est meilleur pour l'environnement. Moins de papier signifie moins de destruction d'arbres.

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Tous ces avantages ont quelque vérité. Un voleur pourrait voler des informations dans votre boîte aux lettres et causer des problèmes. Ils pourraient obtenir des numéros de compte et les utiliser dans une arnaque d'ingénierie sociale ciblée. Le papier s’empile. Je sais que je dois classer ce genre de choses tous les mois. Je respecte également les aspects environnementaux des relevés électroniques. Je recycle tout et je déteste le courrier indésirable.

Le soft sell et le hard sell pour vous faire basculer

Certains vendeurs donnent le soft sell. Ils me saisiront dans un dessin pour des produits ou services gratuits. AT & T m'a récemment dit que je pouvais obtenir beaucoup de points pour ma facture, mais uniquement si je facturais sans papier. Quelques endroits m'ont offert des crédits de relevé ou des cartes-cadeaux. J'ai toujours tenu le coup.

Le plus difficile, c’est que je ne peux pas télécharger ledonnées financières à des services tels que Mint ou Quicken, sauf si je vais sans papier. Ma banque facture maintenant des frais de 2,00 $ si je veux un relevé chaque mois. Je suppose que le papier leur coûte très cher.

L'argument contre la facturation sans papier

Le Centre national du droit de la consommation (NCLC) a analyséfacturation sans papier et a trouvé le concept peu convivial. Certaines des raisons sont évidentes, telles que l'accès au haut débit et le savoir-faire technique des consommateurs plus âgés.

Même les férus de technologie doivent se méfier du sans papierfacturation. Nous sommes tous inondés par email. À première vue, vous ne pouvez pas savoir s’il s’agit d’une facture ou d’une promotion dans le courrier électronique. Si vous ne souhaitez pas désactiver les messages marketing, ni vous ni votre filtre anti-spam ne pourrez faire la différence.

En parlant de petit, alors que plus de gens consultent leur courrier électroniquemobile, ces déclarations sont plus difficiles à lire. Si votre facture sans papier n’est qu’un pdf, vous aurez besoin d’une vision extraordinaire ou de mains fermes pour pincer et zoomer chaque charge. Plus vraisemblablement, vous vous rendrez compte que «ça a l'air bien» et que vous passerez au prochain courriel. Si vos factures sont en paiement automatique, vous n’avez pas beaucoup de raisons de lire vos relevés. Cette «commodité» vous fait rater des erreurs qui vous coûtent de l'argent. Si un voleur testait votre carte de crédit, seriez-vous toujours en mesure de voir ce petit frais?

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Les factures papier nous rappellent qu'une facture est due. Lorsque vous recevez ce document, il a une date d'échéance dont vous devez vous occuper. Vous pouvez l’afficher dans le réfrigérateur ou le déléguer à votre conjoint ou à votre comptable. Le fouillis et la manipulation ou le papier est une fonctionnalité, pas un bug. Cette fonctionnalité aide les membres de la famille des consommateurs plus âgés à suivre leurs factures.

Enfin, la NCLC souligne que le papier est unenregistrement permanent de votre compte. En cas de litige, vous disposez d’un instantané chronométré. S'ils commettent une erreur, vous avez la preuve que vous avez payé la facture. Si vous êtes audité, vous avez des copies papier de tout. Si un consommateur décède, cet enregistrement permanent aide les membres de la famille à retrouver les comptes manquants.

Lorsque les données du compte sont entièrement électroniques, elles sont soumisesà tous les risques des ordinateurs et des emails. Si vous perdez l'accès à votre courrier électronique à cause d'un pirate informatique ou d'une violation de mot de passe, vos factures électroniques sont manquantes. Les vendeurs soulignent que le courrier physique est un risque. Vous êtes plus susceptible d’avoir un email piraté ou intercepté que quiconque va dans votre courrier postal. Si nous prenons le cas d'un membre de la famille qui décède, cela pourrait prendre des semaines pour recevoir leur courrier électronique. Les factures physiques et les relevés continueront à arriver, et tout le monde peut les ouvrir.

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Même si vous êtes diligent et conservez des fichiers PDF de tous vos fichiers.factures, ils pourraient être difficiles à trouver. La plupart des déclarations que je télécharge ont des noms génériques tels que «statement_03_05_16» ou quelque chose de cryptique. Je peux utiliser Spotlight sur mon Mac pour les trouver, mais ce n’est pas toujours le cas.

Mes expériences horribles avec la facturation sans papier

J'en ai quelques uns. Je vais commencer par le traitement des cartes de crédit pour mon entreprise. Cette société n’a pas fourni d’option pour les déclarations physiques. Ils sont tous en ligne. Un jour, ils ont décidé au hasard de fermer mon compte. Je ne sais pas pourquoi, mais je pense que cela a quelque chose à voir avec le gel de sécurité que j’ai mis sur mon crédit. J'ai perdu l'accès à tous mes précédents bordereaux de dépôt. Je ne me suis pas réconcilié depuis quelques jours et j’ai été privé de toutes mes informations. Je ne savais pas qui payait pour mon entreprise. Le mieux que la société de traitement puisse faire est de me le dire par téléphone. Je n'ai également rien à présenter à mon comptable pour les taxes de fin d'année. Heureusement, tout était dans Quickbooks et j'avais nos reçus internes pour tout recréer. Cet incident aurait dû m'apprendre à créer des PDF de mes relevés de compte, mais ce n’est pas le cas.

Après le passage d’American Express à CostcoCitibank, la facturation sans papier m'a encore brûlée. J'étais diligent et j'avais mes PDF de tous les mois. Puis je me suis occupé et j'ai oublié pendant quelques mois. Quand je suis allé le télécharger, j'ai frappé cet écran.

Heureusement, cette information était dans le compte de Citibank, c’était donc une crise évitée. Cet incident m'a fait hurler à mon ordinateur (et à moi-même) d'être responsable de la facturation sans papier.

Une autre fois, j’ai eu une dispute avec mon médecinBureau. Ils ont changé de société de facturation. Tout à coup, j'ai reçu une facture d'il y a 4 ans, qui, selon eux, n'a pas été payée. Ensuite, ils ont menacé la collecte. Bien sûr, je ne pouvais pas accéder à l’ancien système de facturation en ligne, bien qu’ils aient déclaré le faire. Ce n’est que lorsque je leur ai envoyé par fax une copie de la facture qu’ils supprimaient les frais. J’ai dû faxer car ils n’acceptent pas les emails, bien que les factures soient envoyées par email. Allez comprendre.

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Ma situation n’est pas unique. Lorsque vous fermez un compte, vous perdez généralement l'accès à ces informations historiques. Si vous découvrez par la suite un problème, comme une surcharge, vous aurez peut-être du mal à prouver votre innocence. Un de mes amis a eu ce problème en retournant un décodeur à son câblodistributeur. Sa facture était réglée pour payer automatiquement par sa banque et sa dernière facture était de 200 $ de plus. Il a essayé d'appeler le câblodistributeur, mais il n'avait pas le numéro de compte et ils ne pouvaient trouver aucune information sur lui. Seul le représentant du service clientèle pouvait trouver des clients actifs. Ce n’est que lorsqu’il s’est tourné vers les collections qu’il a résolu le problème.

La bonne façon d'accepter les factures sans papier

Si cela ne vous coûte pas, évitez-les

En tant qu’écologiste, je déteste le papier supplémentaire. Pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus et les détails dans l'article de NCLC, je choisirai toujours le papier. Aucune somme de pot-de-vin ne me convaincra de changer de poste. Si vous me faites payer, cependant, je vais probablement céder. Je vais déchiqueter et recycler ces déclarations au bout de quelques années, donc je suis toujours un peu environnemental.

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Désinscription du message marketing et création de filtres de messagerie

Un des problèmes avec les relevés de courrier électronique esttrier les messages transactionnels légitimes des messages promotionnels. Vérifiez la politique de chaque entreprise en matière de messages marketing et de désinscription ou de désinscription du plus grand nombre possible. Ne les marquez pas simplement comme spam dans votre programme de messagerie; votre programme de messagerie peut traiter tous leurs messages comme du spam. Cela signifie que vous allez manquer votre déclaration.

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En règle générale, le message électronique avec votre déclarationaura la même ligne d'objet. Je marque ce message pour ne jamais aller dans le courrier indésirable. J’ai configuré Gmail pour attribuer à ce message une étiquette et une étoile personnalisées. Je n’oublierai donc jamais de vérifier.

Configurer des rappels pour télécharger (et payer) des factures

Si vous utilisez la facturation sans papier, vous ne recevrez pasun rappel dans le courrier postal qu'une facture est due. Étant donné que de nombreuses personnes effectuent des paiements automatiques via une traite bancaire ou une carte de crédit, vous pouvez ignorer complètement ce relevé mensuel. Ne faites pas cette erreur. Vous courrez le risque de manquer des problèmes avec votre compte.

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Traitez plutôt cet email mensuel comme unrendez-vous sur votre calendrier. Définissez-le comme un rendez-vous périodique pour télécharger vos relevés auprès du fournisseur. S'ils vous envoient la facture et que vous n'avez rien à télécharger, convertissez-le en PDF et téléchargez-le sur votre ordinateur. Le conserver dans un courrier électronique n’est pas assez sûr si vous pouviez perdre l’accès à votre compte de messagerie. Chaque mois, vous devez télécharger un relevé. Sinon, vous rencontrerez tous les problèmes potentiels mentionnés plus haut. Vous n'avez pas besoin de les imprimer, mais vous ne pouvez pas simplement croire que ces informations seront accessibles quand vous en aurez besoin. C’est pourquoi vous devez prendre le contrôle.

Mon compte de placement de retraite n’a pas de comptefacture proprement dite mais a un relevé mensuel. Je mets en place un rappel tous les mois pour télécharger ces informations. Bien qu'ils m'envoient un courrier électronique pour me rappeler de télécharger ma déclaration, j'aime être proactif.

Trier et classer les instructions téléchargées

Après avoir téléchargé un rapport, la prochaine chose que je fais estchanger le nom du fichier téléchargé. Vous pouvez créer votre propre stratégie, mais le mien est le nom du fournisseur, les quatre derniers numéros du compte, puis la date. Par exemple, mon relevé bancaire pourrait être Bank_1234_01_12_16.pdf. Je crée ensuite un dossier pour chaque compte et le déplace dans celui-ci. J'ai eu une nappe et j'ai utilisé Hazel pour les déplacer dans le dossier basé sur le marchand.

Faites des sauvegardes de votre ordinateur

Je sais que cela a été dit à plusieurs reprises, mais nouspourrait aussi bien le répéter. Il est peu probable que vos enregistrements papier soient détruits, votre disque dur peut tomber en panne ou votre ordinateur peut être touché par un virus. Si vous ne sauvegardez pas, vous ne disposerez pas de ces données de relevé historiques si elles sont toutes électroniques.

Essayez un logiciel de gestion financière comme Mint ou Quicken

Même si vous avez vos rapports téléchargés, ilpeut être difficile de trouver une transaction. J'aime la sécurité supplémentaire qu'un programme en ligne vérifie mon relevé pour moi. Lorsque j'ai eu des problèmes avec mon compte Costco, j'ai été en mesure de trouver tout ce dont j'avais besoin dans Mint.

Acceptez ce que vous ne pouvez pas changer

Plus d'entreprises se tournent vers ce sans papierstratégie, en vous imposant la charge de gérer le compte. Si vous faites votre part de la gestion de ces déclarations, vous protégerez vos actifs. Le sans papier n’est ni plus sûr ni plus pratique que le papier, mais c’est le transfert inévitable des coûts.