Comment utiliser le nouveau complément FindTime de Microsoft pour Outlook

L’équipe Garage de Microsoft a publié une nouvellecomplément pour le Gestionnaire d'informations personnelles Microsoft Outlook facilitant la recherche du temps nécessaire pour organiser une réunion avec des collègues. La planification d’une réunion est une activité courante dans toutes les organisations. Elle consiste souvent à parcourir votre calendrier Outlook pour rechercher les heures disponibles. Avec FindTime, la plupart du travail est fait pour vous. Jetons un coup d’œil à l’installation et à la configuration.

Avant d'installer:

• Doit exécuter Outlook 2013 ou une version ultérieure
• Avoir un compte Office 365 - non requis pour le participant.
• Fermez Outlook avant d'installer

Accédez à https://findtime.microsoft.com/ pour l'installer.

Connectez-vous avec votre compte Office 365 et attendez que le complément soit installé.

Une fois l'installation terminée, lancez Microsoft Outlook et composez un nouveau message. Cliquez sur Compléments pour Office à partir du ruban, puis FindTime.

Si vous ne le voyez pas, assurez-vous d'être connecté à votre compte Office 365. J’ai remarqué qu’il ne s’était pas présenté au départ. Pour le vérifier, cliquez sur Fichier> Compte Office> Changer de compte puis entrez vos informations d'identification. Redémarrez Outlook et attendez la synchronisation de vos paramètres, puis essayez d'ajouter le complément FindTime.

Lorsque cela se produit, cliquez sur le bouton Lier maintenant et connectez-vous à votre compte Microsoft à nouveau lorsque vous y êtes invité.

Attendez que FindTime recherche les heures qui conviennent. Choisissez la durée de votre réunion dans la zone de liste. Vous pouvez configurer la réunion en fonction de la disponibilité ou de l'heure. Lorsque FindTime trouve une heure appropriée, cliquez sur l'une des options disponibles, puis sur Suivant.

Choisissez votre emplacement. Dans ce cas, j'ai sélectionné Skype, mais vous pouvez choisir un emplacement physique si vous le souhaitez. Cliquez sur Insérer dans un email lorsque vous avez terminé, attendez que votre invitation soit créée.

Vous verrez votre invitation avec son organisateur, sa durée, son emplacement et les options disponibles pour le destinataire. Si vous souhaitez apporter des modifications, cliquez sur le bouton Options d'édition dans le volet des tâches FindTime.

Je dois admettre que c’est un peu compliqué au début, maisil est facile d'organiser des réunions en éliminant la partie fastidieuse de la planification et des arrangements. Outre la prise en charge d'Outlook de bureau, vous pouvez également utiliser Outlook Web.