10 conseils de perspectives indispensables

Tirez-vous le maximum du programme quandvous utilisez Outlook? Le client de bureau Outlook est un paradis pour les utilisateurs chevronnés, avec plus de fonctionnalités qu'un couteau suisse, et la triste vérité est que beaucoup de gens finissent par être dépassés. Ça ne doit pas être toi! Bien qu'il existe des centaines de suggestions et d'astuces pour utiliser cette lourde application de courrier électronique, nous avons résumé le sujet et avons dressé la liste des 10 principaux outils les plus utiles et les plus souvent négligés. Avec ces conseils, vous pouvez être plus confiant, efficace et moins embarrassé si vous êtes au travail ou si vous gérez vos e-mails à partir de votre ordinateur personnel.

1. Aperçu rapide de chaque section d'Outlook
Avez-vous besoin d'un aperçu rapide du calendrier? Peut-être avez-vous besoin de voir rapidement ce qui reste dans votre liste de tâches et de trouver une personne dans votre carnet de contacts. Dans Office 2013, la fonctionnalité «aperçu» a été introduite. Elle vous permet d'afficher un résumé rapide de l'onglet Calendrier, Contacts et Tâches en survolant ceux-ci au bas d'Outlook.

2. Étapes rapides
Est-ce que beaucoup de votre temps dans Outlook est passé à fairetâches répétitives? Facilitez votre flux de travail en ajoutant quelques étapes rapides permettant de faire votre travail à votre place. Chaque bouton peut être configuré pour répondre automatiquement avec du texte pré-enregistré, transférer des courriels, copier des courriels dans des dossiers, créer des rendez-vous, etc. Les étapes rapides peuvent sembler compliquées à mettre en place au début, mais ne vous inquiétez pas, nous vous proposons un tutoriel facile à suivre sur le sujet. Il vaut vraiment la peine de prendre le temps d’apprendre à les utiliser si vous utilisez Outlook au quotidien.

3. Activer la vue de conversation
Déteste ou aime, depuis que Gmail a fait leidée, les gens ordinaires sont habitués à lire des courriels dans des listes de conversation. Mieux encore, cette vue vous permet d’ignorer facilement des flux entiers d’e-mails si vous vous retrouvez dans une conversation en groupe que vous préférez ne pas avoir. Pour le changer, il suffit simplement de cocher une case dans l’onglet Afficher du ruban de messagerie.

4. Ajouter un nouveau contact lors de la lecture d'un courrier électronique
Écrire manuellement dans les adresses e-mail de contact est si2003. Dans les versions plus récentes d'Outlook (2007-2013), vous pouvez ajouter des personnes à votre liste de contacts lors de la lecture d'un courrier électronique si vous cliquez sur leur adresse dans l'en-tête.

5. Rendre le courrier électronique non lu
Les couleurs et les polices par défaut dans Microsoft Officepeut vous laisser désirer beaucoup plus. Bien que je ne puisse pas suggérer un jeu de couleurs particulier sur lequel tout le monde peut s’accorder, je peux vous dire que la personnalisation du vôtre est à portée de main. Accédez au ruban Afficher> Afficher les paramètres> Autres paramètres et mise en forme conditionnelle. Dans chaque fenêtre, vous pouvez modifier non seulement la couleur, mais également la police, la taille et le style de chaque section de texte dans Outlook. Plus de détails dans le lien orange ci-dessus.

6. Livraison différée
Avez-vous déjà envoyé un email uniquement pour avoir un“OH CRAP! Pourquoi ai-je envoyé ce moment… juste après? J'utilise cette fonctionnalité depuis des années et je ne peux pas vous dire combien de fois elle a sauvé mon bacon et empêché les mauvais courriels de sortir. Bien que cela puisse être important dans un bureau d’entreprise, c’est particulièrement important lorsque vous traitez avec des clients pour que les courriels soient précis et évitent les erreurs de communication accidentelles. Il est assez facile de retarder un seul message depuis le ruban Options dans la fenêtre de composition, mais retarder tous les messages par défaut nécessite une règle Outlook légèrement plus compliquée et mieux décrite dans ce guide lié.

7. Éteignez le volet de personnes
C’est moche, c’est encombrant, et ça cache de précieuxécran immobilier. Même si Microsoft a considérablement amélioré le volet de personnes dans Office 2013, cela reste difficile pour la plupart des utilisateurs. Heureusement, ils ont été très faciles à désactiver. En mode courrier, visitez le ruban Afficher et cliquez surVolet Personnes> Désactivé pour désactiver le fouillis au bas de la fenêtre de lecture. Si vous avez besoin de le récupérer, vous savez également où trouver le bouton marche-arrêt car il se trouve au même endroit.

8. Désactiver les aperçus de message dans le volet des dossiers
Pour la plupart des emails, le sujet et l'expéditeur suffisentsavoir si vous voulez ou non l'ouvrir et le lire. La désactivation de l'aperçu des messages vous offre jusqu'à 50% d'espace supplémentaire pour afficher les courriers électroniques répertoriés dans votre boîte de réception. Vous pouvez ainsi les consulter plus rapidement et revenir à une activité plus productive. Pour les désactiver, accédez au ruban Afficher et cliquez sur Aperçu du message> Désactivé.

9. Vacances (rappel d'absence du bureau)
Si vous utilisez Outlook pour le travail, c’est unaucune évidence. Informer vos clients et vos collègues que vous êtes en déplacement est le meilleur moyen d'éviter ce qui pourrait autrement devenir une foule en colère qui se demande pourquoi vous n'avez jamais envoyé ces rapports TPS vendredi. Il y a quelques façons de le faire. L'une implique la mise en place d'une réunion comme rappel. Une autre consiste à configurer une règle similaire à celle de la capture d'écran ci-dessous. Mais celui que la plupart des gens utilisent s'appelle le «Gestionnaire d'absence du bureau» et nécessite que votre courrier soit hébergé sur un serveur Exchange.

10. Epargnez-vous contre les horreurs accidentelles de ReplyToAll Email
Même si se moquer de la diarrhée sonique estle moindre de vos soucis, il reste encore beaucoup de choses probablement dans les boîtes de réception de quelques privilégiés. Ce conseil implique l'installation d'un plug-in Outlook qui vous évitera ou au moins vous avertira si vous êtes sur le point d'envoyer un courrier électronique à toutes les personnes figurant sur une liste de réponses plutôt que de l'envoyer à un particulier. Vous pouvez télécharger le plugin ici à partir de Microsoft.com. Il suffit de lancer le fichier .msi et l'installation est un jeu d'enfant.