La Guía para principiantes de Hojas de cálculo de Google, El rival en línea para Excel

La última vez que miramos Google Docs y cómo comenzar con él, si eres un principiante. Hoy veremos la otra parte importante de las aplicaciones de productividad basadas en la nube de Google: Google Sheets.

Hojas es la respuesta de Google al Excel de Microsoft. Hay dos cosas importantes que diferencian a Sheets de Excel: Sheets está completamente basado en un navegador web y es absolutamente gratuito. También comparte muchas de las funciones colaborativas y de intercambio que tiene Docs.

Asumiendo que ya no sabe nada sobre Sheets, echemos un vistazo debajo del capó para ver cómo funciona todo.

Hojas de cálculo de Google: la alternativa gratuita a Microsoft Excel

Si ya comprende bien cómo funciona Microsoft Excel, no tendrá absolutamente ningún problema con Google Sheets. Pero supongamos que tampoco sabe nada sobre cómo funciona Excel.

Al igual que Docs, Sheets tiene las siguientes cosas:

• Todo está totalmente en línea, por lo que puede acceder a sus hojas de cálculo desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet.
• Todo se guarda automáticamente para que nunca tenga que preocuparse por perder ningún trabajo vital.
• Puede invitar a colaboradores a sus hojas de cálculo y verlos editar los documentos en tiempo real.
• Puedes chatear con tus colaboradores dentro de la hoja de cálculo en tiempo real.
• Puede ver el historial de revisiones y revertir una hoja de cálculo a una versión anterior.

Cómo llegar a las hojas de Google

Llegar a las Hojas de cálculo de Google es simple. Puede apuntar su navegador directamente a https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, que lo traerá aquí:

O puede acceder al sitio a través de Google Drive.

Inicio de una nueva hoja de cálculo

Después de hacer clic en el botón azul y pasar a la página siguiente, haga clic en el botón azul. NUEVO botón, entonces Hojas de cálculo de Google. Ahora puede elegir una hoja de cálculo en blanco o comenzar desde una plantilla.

Inicio de una hoja de cálculo en blanco

Si elige una hoja de cálculo en blanco, simplemente dele un título y luego comience a llenar las celdas con datos.

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Inicio de una hoja de cálculo de plantilla

Si selecciona la opción de plantilla, verá una buena selección para elegir.

Todos los sospechosos habituales están allí: horarios, listas de tareas, presupuestos, calendarios, informes de gastos, facturas y muchos rastreadores diferentes.

Carga y conversión de hojas de cálculo de Excel a hojas de cálculo de Google

La tercera opción para comenzar una hoja de cálculo es tomar una hoja de cálculo de Microsoft Excel ya existente y subirla al formato de Hojas de cálculo de Google. Sin embargo, deberá hacerlo a través de la URL de Drive, ya que Subir archivo La opción no está en la página Hojas de cálculo.

Aquí hay una hoja de cálculo Excel de datos de ventas que yotener en mi laptop. Lo cargué en Google Sheets para facilitar el acceso y la edición. Suponiendo que el archivo no es demasiado grande, la carga normalmente lleva unos segundos. Un pequeño cuadro de notificación en la parte inferior derecha de la pantalla le indicará cuándo se cargó.

Pero todavía no se ha convertido a Hojas de cálculo de Google. Simplemente ha subido la hoja de Excel hasta el momento. Para convertirlo, haga clic derecho en el documento y elija Abrir con–> Hojas de cálculo de Google.

Eso hará una nueva copia del documento en formato de hojas. Luego puede eliminar la versión de Excel del documento.

Trabajar con hojas de cálculo de Google: conceptos básicos

Ahora que tiene una hoja abierta y lista para usar, echemos un vistazo a algunas características básicas.

Insertar filas y columnas

Ahora que tenemos nuestro documento lleno de datos, supongamos que queremos mover esos datos hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, para hacer espacio para nuevos datos.

Esto es muy facil. Comencemos por hacer una nueva columna. Primero, simplemente resalte lo que necesita moverse. Si solo desea una nueva columna, resalte la columna junto a ella. Si desea tres nuevas columnas, resalte las tres junto a ella.

Con este documento, solo tengo una columna. Así que lo resalté porque quiero mover esta columna a la columna B y tener la columna A vacía para otros datos.

Con la columna A resaltada, ahora vaya a Insertar–> Columna izquierda.

La columna A ahora estará en la columna B y la columna A ahora estará vacía, lista para nuevos datos.

Recuerde, cada cambio que realice es reversible. Ya sea a través del seguimiento de versiones o mediante Editar–> Deshacer.

Insertar filas es aún más fácil. Resalte la fila que desea mover para agregar la nueva fila. Luego ve a Insertar–> Fila arriba o Insertar–> Fila debajo.

Y se hará. Oh si.

Eliminar filas y columnas

Eliminar filas y columnas también es fácil. Resalte la fila o columna y luego vaya a Editar menú. Verá una opción para eliminar la fila y, cuando se elija, la fila desaparecerá y todo se moverá hacia arriba para llenar el espacio.

También hay una opción en el Editar menú para eliminar la columna.

Agregue o elimine ceros de sus totales

A veces con números, si agrega ceros después del punto decimal, se eliminan automáticamente cuando hace clic fuera de la celda. Afortunadamente, es muy fácil volver a poner los ceros.

Resalte la celda y luego haga clic en el botón de ceros sobre ella.

Alinear los datos correctamente

Si eres un monstruo ordenado o un TOC, entonces querrás que todo se alinee correctamente. A veces, algunas celdas se alinean a la izquierda y otras a la derecha.

Para alinearlos todos como soldados, solo resalte la columna (en este caso, la columna A), haga clic en el botón de alineación y elija cuál desea.

Ahora mire a esos bebés arrastrarse en línea recta.

Formato de números como moneda, porcentaje y más

Escribir números es una cosa, pero si eresen realidad registrando transacciones financieras, entonces tiene sentido tener una moneda, puntos decimales y comas. De esa manera, puede leer fácilmente las figuras. O bien, hay otras formas de formatear los números.

Así que aquí están los números tal como fueron escritos.

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Pero si resalta una o más de las celdas, haga clic en 123 botón (al lado del menú de fuente), luego obtienes opciones.

Elegir Moneda convierte la figura en una moneda con el formato correcto. O puede tener un porcentaje, fechas, hora y más. Cada opción tiene a su lado cómo se vería el número si se selecciona.

Si desea una moneda diferente, haga clic en Más formatos en el fondo. Entonces Más monedas ...

Entonces solo elige tu moneda.

Hacer una mesa

Hacer una mesa es absolutamente fácil. Simplemente resalte el área para la que desea hacer una tabla. Luego haga clic en el botón en la barra de menú que se parece a 4 cuadrados apilados uno encima del otro.

Elige el que quieras. Para una tabla, sería la primera en la fila superior. Al hacer clic en eso, las celdas tienen líneas negras alrededor de ellas, lo que le proporciona su tabla.

Colorea las celdas y los datos

Si desea tener filas de diferentes colores, por ejemplo, solo se trata de resaltar la fila en cuestión. Luego, haga clic en el botón de color de relleno (al lado del botón de color de fuente).

Elija un color y las celdas cambiarán ese color. Sin embargo, recuerde que si tiene un color oscuro, necesitará una fuente más clara para que aparezca.

Agregar enlaces y comentarios en los que se puede hacer clic

Para crear un hipervínculo en el que se pueda hacer clic, simplemente escriba una URL válida en la celda. Una vez que presiona la tecla de retorno o hace clic fuera de la celda, el enlace se activa y se puede hacer clic inmediatamente.

Dejar comentarios (si alguien le ha enviado una hoja de cálculo de Google) es ligeramente diferente a Google Docs. En Google Docs, cuando dejas el comentario, se queda allí abiertamente.

Pero en las Hojas de cálculo de Google, cuando dejas un comentario, se indica con un pequeño triángulo amarillo en la esquina del cuadro. Para ver el comentario, debe pasar el mouse sobre él.

Ordenar datos por columnas

Si tiene una hoja de cálculo con, por ejemplo, una lista de nombres, es posible que desee tenerla en orden alfabético. O revertir el orden alfabético.

Para hacerlo, resalte las columnas, luego vaya a Datos menú. Allí puede ordenar la columna completa o solo las celdas resaltadas en esa columna.

Invitando a colaboradores

Invitar a colaboradores es igual que enGoogle Docs. Cualquier persona que necesite ser invitada a un documento de Google necesita una cuenta de Google. Puede ser una cuenta estándar gratuita de Gmail o una cuenta paga de Google Apps.

Ahora haz clic en el azul COMPARTIR botón en la esquina superior derecha de la pantalla de Documentos y saltará un cuadro.

Si haces clic en Obtener enlace para compartir, tiene la opción de hacer un enlace dondeCualquiera puede acceder al documento, siempre que tenga el enlace. También puede editar sus permisos de visualización, como su capacidad para editar su trabajo o simplemente leerlo.

O si prefiere invitar a una persona específica, puede copiar su correo electrónico en el Personas sección, junto con lo que se les permite hacer en el documento. Adjunte una nota también si hay algo que quiera decirles.

Si tiene personas dentro de su libreta de contactos para esa dirección de correo electrónico, y una de ellas es la persona que desea invitar, el campo de correo electrónico se completará automáticamente, lo que le ahorrará un poco de tiempo.

Cuando la persona acepte su invitación, la verá en la parte superior de la pantalla, junto al botón COMPARTIR.

Descargar la hoja de cálculo en otro formato de archivo

Cuando su hoja de cálculo finalmente esté lista, puede exportarla como un formato de archivo diferente.

Las opciones son ligeramente diferentes a las de Google Docs. Después de todo, tu son aquí se trata de una hoja de cálculo que es una bestia ligeramente diferente a un documento ordinario.

Complementos de terceros

Al igual que con Google Docs, Sheets también tiene complementos de terceros que están diseñados para facilitar su trabajo. Para acceder al menú, vaya a Complementos–> Obtener complementos en la barra de menú superior.

Estos son algunos de los mejores.

Google analitico

Adjunte su cuenta de Google Analytics a sus Hojas de cálculo de Google y obtenga informes analíticos generados regularmente en Hojas de cálculo.

Galería de plantillas

Expande aún más tu elección de plantillas con Template Gallery.

Más fuentes

Como el título lo indica, obtenga más fuentes para sus hojas de cálculo.

Conclusión

Hay muchas personas (incluido yo mismo) queodio a Microsoft Excel con pasión. Está hinchado y, por lo tanto, es difícil de usar. Pero Google ha simplificado las hojas de cálculo al brindarle lo que necesita y nada más. Es un gran servicio para usar y funciona de manera brillante cuando se necesita colaboración.