Cómo agregar listas desplegables y validación de datos a hojas de cálculo de Excel 2010

En Excel 2010 y 2007, una característica útil que uso todoel tiempo durante la temporada de presupuesto es la función de Validación de datos que le permite crear una lista desplegable en la celda para llenar campos. Dado que varios de nosotros trabajamos juntos en el presupuesto, al usar las listas desplegables puedo mantener los datos normalizados, ahorrándome a mí y a mis compañeros de trabajo mucho tiempo durante y al final del proceso. Este es solo un ejemplo, pero supongo que entiendes el punto. De lo contrario, abra Excel 2010 o 2007 y siga para ver la magia de las listas desplegables de Excel.

Aunque normalmente agrego el menú desplegable Validación de datoslistas a columnas enteras, también puede agregar el menú desplegable a celdas individuales. En el siguiente ejemplo, voy a crear un menú desplegable en una columna completa para ayudarme a desarrollar la categoría Género de mi colección de música.

Paso 1: seleccione a qué celdas agregar validación

Haga clic en una columna para resaltar toda la columna.

Paso 2: cinta de datos

Ahora que tiene las celdas deseadas seleccionadas, Hacer clic el Datos pestaña en la cinta y luego Hacer clic el Validación de datos herramienta.

Paso 3: criterios de validación

Desde el Configuraciones Lengüeta, Hacer clic la lista desplegable Permitir y Hacer clic Lista.

Paso 4: lista desplegable

En el SNuestra caja hay dos opciones diferentes.

1. Si ya tiene algunas filas con su Listadatos, puede seleccionar esos campos. Esta es la razón por la que normalmente hago IE: uso una columna oculta en algún lugar de mi hoja de cálculo; sin embargo, para simplificar las cosas, sugiero el número 2 para este ejercicio.
2. Ingrese manualmente los datos para el menú desplegable por Mecanografía en el cuadro separándolos con una coma.

Hacer clic Okay ahorrar.

Paso 5 - Opcional: mensaje de entrada + alerta de error

Hay dos pestañas de Validación de datos adicionales que puede usar si lo desea. El primero es Mensaje de entrada, esta pestaña le permitirá asignar un pequeño mensaje emergente que aparece cada vez que alguien selecciona una celda con esta validación de datos asignada. El segundo es el Alerta de error, esto le permitirá configurar un mensaje cuando alguien intente ingresar información en la celda que no coincide con lo que ingresó en la Fuente.

¡Hecho!

Ahora todas las celdas que eligió inicialmentetiene una función de menú desplegable con una lista de la que puede elegir para la celda. Estas celdas ahora también se moderarán / normalizarán mediante la validación de datos, por lo que solo se le permitirá ingresar una de las opciones de origen en la celda. Si el usuario hace el menú desplegable y selecciona, no hay problema. Si lo escriben, no hay problema. Si escriben los datos INCORRECTOS, obtendrán el mensaje de error configurado anteriormente en el Paso 5 (si configuró un mensaje de error, etc.).

Conclusión

Como mencioné en la apertura, uso el menú desplegableenumera todo el tiempo en el trabajo y en casa al coordinar artículos aquí en groovyPost. Google Docs también es compatible con la función, así que permanezca atento a ese tutorial de procedimientos en unos días.