Cómo proteger con contraseña y cifrar documentos de Office 2016

Si usa productos de Microsoft Office 2016 comoWord, Excel y PowerPoint para preparar información confidencial; ¿Sabía que Office tiene una función de cifrado incorporada? Revisemos los detalles y cómo proteger sus documentos.

Si usa productos de Microsoft Office como Word2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016 para preparar información confidencial; ¿Sabía que es simple agregar una capa de cifrado a sus documentos, hojas de cálculo y presentaciones? La función está integrada en el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office, y es rápida y fácil de usar, como te mostraré a continuación. Para aquellos de ustedes que aún no han realizado la inversión en la última suite de Office, hemos cubierto esta información para versiones anteriores de Office, así que no dude en consultar nuestro artículo anterior para obtener esas instrucciones.

Cuando proteja sus documentos con contraseña, tenga en cuenta algunos consejos esenciales:

• Cree una contraseña o contraseña segura al proteger sus documentos. Una frase de contraseña es buena ya que con suerte evitará que olvide su contraseña.
• Use una contraseña única, no use la mismacontraseña que utiliza para iniciar sesión en su PC con Windows u otro servicio. Esto es importante en caso de que su cuenta de usuario se vea comprometida, sus archivos tienen al menos una esperanza de protección.
• Si va a cifrar muchos documentos de Office, considere usar un administrador de contraseñas. Nuestro favorito aquí en groovyPost es 1Password.
• De manera predeterminada, Office 2016 / O365 usa AES de 256 bitscifrado que para el 99% de nosotros es lo suficientemente bueno. Si está buscando cambiar el valor predeterminado de alguna manera, le recomiendo que consulte este artículo de TechNet que revisa las opciones de criptografía en detalle.

Proteja los archivos de Office 365 u Office 2016 utilizando Cifrar con contraseña

El procedimiento es estándar para la mayoría de las oficinasaplicaciones, por lo que para este artículo, usaremos Microsoft Word 2016 para comenzar. Primero, abra el documento de Office que le gustaría proteger. Haga clic en el menú Archivo, seleccione la pestaña Información, luego seleccione el Proteger documento botón. Hacer clic Cifrar con contraseña.

Ingrese su contraseña y luego haga clic OKAY.

Ingrese la contraseña nuevamente para confirmarla y haga clic OKAY.

Microsoft Word ahora indicará que el documento está protegido. Cada vez que abra el documento, se le pedirá que ingrese su contraseña para acceder a su contenido.

Proteger una presentación de PowerPoint funciona de la misma manera.

Proteger con contraseña otros tipos de archivos de Microsoft Office

Cuando trabaje con otros tipos de Microsoft Officearchivos como una base de datos de Microsoft Access, hay algunos requisitos menores. Access 2016 requiere abrir la base de datos exclusivamente antes de poder protegerla con contraseña. Para hacerlo, haga clic en Archivo> Abrir, seleccione su archivo de base de datos y luego haga clic en la flecha al lado del Abierto botón y luego haga clic Abierto exclusivo.

Ingrese y confirme su contraseña y luego haga clic Okay.

Proteger todo o parte de un libro de Excel

Para los libros de trabajo de Microsoft Excel, puede proteger todo o parte de un libro de trabajo. Para hacer eso, use las siguientes instrucciones. Haga clic en Archivo, seleccione el Informacion pestaña, haga clic en el Proteger el libro de trabajo botón. Hacer clic Cifrar con contraseña luego siga las mismas instrucciones que se utilizan al proteger un documento de Word.

Proteger una hoja

Si tiene un libro compartido, puede proteger una hoja en particular sin bloquear todo el libro. Haga clic derecho en la hoja y luego haga clic en Proteger hoja.

Si hay parte de una hoja que le gustaría proteger de modificaciones, también puede hacerlo. Primero, resalte el rango y luego haga clic en revisión lengüeta. Hacer clic Permitir a los usuarios editar rangos

Haga clic en Proteger hoja.

Ingrese una contraseña y luego confírmela.

Cuando intente realizar cambios en ese rango, recibirá el siguiente mensaje:

Para realizar cambios en el rango o una celda en particular, selecciónela, vaya a revisión pestaña y luego haga clic Desproteger Ingrese su contraseña y luego haga clic en Aceptar

Eso es todo, y sus archivos de Microsoft Office sonahora solo para tus ojos. Consulte nuestros otros artículos, como habilitar el Cifrado de unidad BitLocker y cifrar unidades portátiles con BitLocker to Go para mayor seguridad.