Cómo crear su propia factura desde cero en Excel 2016

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¿Plantillas de Microsoft Excel decepcionantes? Haga su propia factura desde cero utilizando estos simples pasos.

Microsoft Excel 2016 viene con una gran cantidad deplantillas listas para usar con solo hacer clic en un botón. Entonces, ¿por qué hacer su propia factura desde cero? Por un lado, crear su propia factura personalizada en Excel 2016 le permite modificar y ajustar la factura a sus necesidades particulares. En segundo lugar, es increíblemente fácil de hacer una vez que aprende los conceptos básicos de formato y fórmulas. Después de guiarlo por este tutorial sobre cómo crear una factura en Excel 2016, tendrá las habilidades que necesita para crear facturas que hagan lo que necesita que hagan. Solo toma unos minutos.

Empecemos.

Crear una plantilla de factura personalizada en Excel 2016: el panorama general

Desglosaremos la construcción de nuestra plantilla de factura en Excel 2016 en varias tareas diferentes:

  • Formatear la tabla en Excel: agregar bordes y dimensionar columnas
  • Agregar etiquetas y formatear encabezados
  • Agregar fórmulas para totales y subtotales
  • Formato de números
  • Protegiendo la hoja de cálculo
  • Guardar la hoja de cálculo como plantilla

Eso puede parecer complejo en general, pero las tareas en sí mismas son simples si las aborda paso a paso.

Dar formato a una tabla de facturas: agregar bordes y dimensionar columnas

Formatear su factura requerirá cambiar el tamaño de las columnas y usar los bordes y la herramienta de esquema. La tabla que cree definirá los puntos de entrada de datos. Practiquemos un par primero.

Comience cambiando el tamaño de la columna A a 12 unidades. Seleccione la columna A, luego haga clic Casa, Formato, Ancho de columna e ingrese 12.

ancho de columna de excel

A continuación, cree un bloque seleccionando el rango de celdas A6: C10. Selecciona el Casa pestaña, haga clic en el Fronteras menú luego seleccione Fronteras exteriores gruesas. Cree otro cuadro seleccionando el rango de celdas A12: C16 y luego repita los mismos pasos para aplicar un borde exterior grueso.

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Ahora que sabes cómo funciona la herramienta de borde y contornofunciona, vamos a crear cuadros adicionales dentro de la hoja de cálculo para almacenar información. Algunos de estos cuadros utilizarán diferentes estilos de borde y tamaños de columna.

Cambiar el tamaño de la columna E y F a 13 unidades. Cambiar el tamaño de la columna G a 15 unidades.

A continuación, crearemos un bloque a partir del rango de celdas F6: F13 y aplicaremos un borde grueso, pero esta vez, solo en el borde izquierdo. Seleccione el rango de celdas, luego haga clic en Fronteras menú, entonces Estilo de línea y elige la línea gruesa.

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Haga clic en el Fronteras menú y luego elija Borde izquierdo.

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Ahora sabemos cómo aplicar bordes en diferentes estilos y diseños. Siga las instrucciones a continuación para diseñar los bordes para el resto de la factura.

Bloquear rangos de celdas

Estilo de borde

A18: F28Haga clic en el Frontera menú, elija Fronteras exteriores gruesas
B18: B28Haga clic en el Frontera menú, elija Izquierda
F18: F28Haga clic en el Frontera menú, elija Izquierda
E18: E28Haga clic en el Frontera menú, elija Izquierda
A29: F31Haga clic en el Frontera menú, elija Fronteras exteriores gruesas
F29: F31Haga clic en el Frontera menú, elija Izquierda y Derecho
F32: F34Haga clic en el Frontera menú, elija Fronteras exteriores gruesas
Después de aplicar el estilo apropiado, su factura debería comenzar a parecerse a la siguiente.</p>

Tutorial de facturación de Excel 2016

Agregar etiquetas y formatear encabezados

El siguiente paso es ingresar las etiquetas para cada dirección de celda con la alineación y el tamaño de fuente apropiados. Aquí hay algunas etiquetas de muestra. Puede sustituir cada etiqueta por la suya propiamente dicha.

Etiquetas

Dirección celular

Alineación

Tamaño de fuente

Servicios maravillososA1Izquierda14
123 Groove StreetA3Izquierda12
Beverley Hills, CA, 90210A4Izquierda12
Vendido a:A6Izquierda12
Enviado a:A12Izquierda12
Numero de facturaE6Derecho12
Fecha de la facturaE7Derecho12
CondicionesE8Derecho12
Representante de ventasE9Derecho12
Débito o créditoE10Derecho12
CantidadA18Centrar10
DescripciónB18Centrado en columnas; seleccione B18: D18 y haga clic Fusionar y centro.10
Precio unitarioE18Centrar10
CantidadF18Centrar10
Total parcialE29Izquierda10
ImpuestoE30Izquierda10
CargaE31Izquierda10
Pagar estoF33Centrar10
CantidadF34Centrar10
Cheques a nombre deC33Izquierda12
Gracias por comprar en Groovy ServicesB37Izquierda12
Groovy Services LLCC34Izquierda10
FacturaF1Izquierda14

Cree un bloque desde el rango de celdas A18: F18. En la pestaña Inicio, haga clic en el Estilos de celda luego elija el estilo deseado para sus encabezados. Elegí la naranja 60% - Acento 2.

formato de celda

Su factura debería tener el siguiente aspecto en este momento.

excel-2016-invoice-tutorial-formatted-again

Agregar fórmulas para cálculos totales y subtotales

Ahora es el momento de hacer realidad su factura. Esto significa agregar fórmulas que pueden ayudarlo a calcular el costo de sus bienes y servicios. Es probable que su factura requiera una función condicional basada en el valor de un producto o servicio seleccionado.

La formula If (condición, valor 1, valor 2) produce un valor basado en la condición. Si la condición es verdadera, entonces se produce el valor 1. Si la condición es falsa, se produce el valor 2.

La primera fórmula que ingresaremos calcula elcantidad. Para la tabla de cargos detallados, queremos calcular la cantidad multiplicando la cantidad (A19) por el precio unitario (E19). Pero solo queremos hacer esto si la fila está llena. De lo contrario, nuestra fórmula creará un error. Para evitar esto, asignamos a la celda de cantidad (F19) un valor en blanco si la celda de cantidad está en blanco.

En la celda F19, ingrese = SI (A19 = ””, ””, A19 * E19). Proceda a llenar el rango de celdas F20: F28 con la fórmula.

cantidad de fórmula

Crea la fórmula para el subtotal. En la celda F29, ingrese = SUMA (F19: F28)

total parcial

Para crear la fórmula para impuestos, vaya a la celda F30 e ingrese = F29 * 0.50. Cambie 0.50 por cualquiera que sea su tasa de impuesto local.

Ingrese la fórmula para calcular "Pagar esta cantidad" en la celda F32. Entrar = F29 + F30 + F31

factura-estructura-2

Números de formato

A continuación, querrá formatear la columna de la derecha como moneda. Seleccione F19: F32, luego haga clic en $ (formato de número de contabilidad) en el menú Inicio en la sección Número.

formato de número de Excel

Haga lo mismo para E19: E28.

Agregar protección a la hoja de cálculo

Ahora que el formato y las fórmulas de su facturaestán completos, desea bloquear ciertas celdas para que no se editen inadvertidamente, rompiendo así su factura. Puede hacerlo habilitando la protección en su hoja de cálculo. Antes de habilitar la protección, debe desbloquear las celdas donde desea ingresar datos.

Seleccione los rangos de celdas A17: E28. Vaya a la cinta de inicio y haga clic en Formato. Buscar Celda de bloqueo. Si está habilitado, continúe y haga clic para deshabilitarlo.

Cell-Protection-2

Repita los mismos pasos para las siguientes direcciones y rangos de celda.

  • F6: F10
  • F31
  • A7: C10
  • A13: C16

Haga clic en el Formato menú, entonces Hoja de protección. De forma predeterminada, "Proteger la hoja de trabajo y el contenido dese marcarán las celdas bloqueadas "," Seleccionar celdas bloqueadas "y" Seleccionar celdas desbloqueadas ". Establecer una contraseña es opcional y realmente no es necesario en este caso. Asegúrese de que esta configuración esté seleccionada y haga clic en Okay.

celdas cerradas

Ahora, su hoja de cálculo estará bloqueada para editar, excepto las filas que ha desbloqueado para ingresar datos. Si alguna vez desea realizar cambios en su hoja de cálculo, haga clic en Formato y entonces Desproteger hoja ...

excel-hoja de cálculo-factura-ejemplo

Todo lo que le queda por hacer ahora es guardar su factura como plantilla y luego probarla. Hacer clic Expediente > Guardar como… > haga clic en el cuadro de lista de tipos, luego elija Plantilla de Excel (* .xltx), luego haga clic Salvar.

plantilla de Excel

Cada vez que necesite crear una nueva factura, ustedsimplemente puede iniciar una plantilla y luego ingresar sus datos. Por supuesto, es posible que necesite personalizar su factura en función de sus necesidades y requisitos específicos, pero hacerlo debería ser muy fácil ahora que conoce los conceptos básicos de formato y fórmulas.

Si es nuevo en Excel o necesita repasar las funciones básicas de la popular hoja de cálculo, asegúrese de revisar nuestro artículo anterior que detalla los conceptos básicos que todo nuevo usuario de Excel debe conocer.

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