Πώς να δημιουργήσετε ένα δωρεάν σύστημα υποστήριξης με το IssueBurner και το Gmail
Με λίγα λόγια, εδώ δουλεύει το IssueBurner. Μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες ή θέματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα θέματα issues@issueburner.com. Όταν το κάνετε, το IssueBurner δημιουργεί αυτόματα ένα πρόβλημα που σχετίζεται με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και με τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρατίθενται ως παραλήπτες στο Προς το: ή CC: πεδίο. Μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε προβλήματα χωρίς υπογραφήαλλά όταν δημιουργείτε ένα λογαριασμό, μπορείτε να δείτε τα ανοιχτά σας ζητήματα και να σχολιάσετε ζητήματα. Υπάρχουν μερικά βασικά πλεονεκτήματα σε αυτό το σύστημα, τα οποία νομίζω ότι θα λειτουργήσουν πραγματικά για συνεργατικές ομάδες και γραφεία υποστήριξης πελατών:
- Όλα βασίζονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Τα ζητήματα μπορούν να δημιουργηθούν και να παρακολουθούνται όλα μέσω ενός απλού CC :.
- Δεν χρειάζεστε λογαριασμό IssueBurner για συμμετοχή. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι πελάτες και οι πελάτες σας μπορούν να επιβιβαστούν, χωρίς να τους περπατήσουν μέσω της διαδικασίας εγγραφής (που είναι έτσι και τόσο απλή).
- Είναι φιλικό προς το κινητό. Εάν μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κάψετε ένα πρόβλημα.
- Βοηθά να διαχωρίζονται τα στοιχεία παρακολούθησης από τα κανονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Λειτουργεί με ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ πλατφόρμα email. Το Outlook, το Gmail και άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να μετατρέψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες, αλλά το IssueBurner σάς επιτρέπει να μοιράζεστε ζητήματα μεταξύ όλων των πλατφορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να πάρετε τα περισσότερα χιλιόμετρα από το IssueBurner,θα πρέπει να εφαρμόσετε λίγη δημιουργικότητα. Αλλά μια προφανής εφαρμογή που έρχεται στο μυαλό μου είναι η δημιουργία γραφείου βοήθειας. Με το IssueBurner, μπορείτε να μετατρέπετε τα εισερχόμενα μηνύματα σε "εισιτήρια" και να παρακολουθείτε την κατάσταση και την αλληλογραφία με τον πελάτη. Πάω να σκοτώσω δύο πουλιά με μια πέτρα, δείχνοντάς σας πώς λειτουργεί το IssueBurner, δημιουργώντας ένα groovyPost "hotline"Help desk. Στο πελάτης πλευρά (ή στην περίπτωσή μας, αναγνώστες, αφού δεν έχουμε πελάτες), θα είναι τόσο απλό όσο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο helpdesk, το οποίο έχω δημιουργήσει στο jack +help@groovypost.com. Αλλά για το αποκρινόμενος πλευρά, υπάρχει ένα κομμάτι της ρύθμισης που εμπλέκονται.
Βήμα πρώτο
Εγγραφείτε στο IssueBurner. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επισκεφθείτε IssueBurner.com και Κάντε κλικ Εγγραφείτε. Δώστε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τελειώσατε.
Λάβετε υπόψη ότι δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρησιμοποιήσετε για την αντιστοίχιση αιτημάτων γραφείου εισερχομένων.
Βήμα δυο
Δημιουργήστε μια ομάδα στο IssueBurner. Θα μπορούσατε να παρακάμψετε αυτό το βήμα αν σκοπεύετε να αφιερώσετε αυτόν τον λογαριασμό σε ένα μόνο σκοπό, αλλά εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το IssueBurner για άλλες οργανώσεις και καθήκοντα, μια ομάδα είναι μια καλή ιδέα. Κάντε κλικ Ομάδες στην επάνω δεξιά και δεξιά πλευρά Κάντε κλικ Δημιουργησε ΟΜΑΔΑ.
Εισαγάγετε σε ένα όνομα ομάδας και μια οργάνωση. Εδώ, έχω επιλέξει "Βοήθεια" και "groovyPost. "
Σημειώστε ότι αυτή η διεύθυνση δεν θα είναι ορατή στοδημόσιο. Αντ 'αυτού, θα στείλουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη διεύθυνση που ανέφερα παραπάνω, η οποία θα είναι η μοναδική διεύθυνση που μπορεί να χειριστεί ζητήματα. Αυτό προσθέτει ένα επίπεδο προστασίας από ανεπιθύμητα μηνύματα, αλλά δίνει επίσης πιο επαγγελματική εμφάνιση, συμπεριλαμβάνοντας το δικό σας domain name στο email. Τώρα, παρατηρήστε ότι το έχω ρυθμίσει, ώστε τα θέματα να μπορούν να αναφέρονται από Ο καθενας. Αυτό είναι απαραίτητο προς το παρόν, οπότε μπορούμε να επαληθεύσουμε τον κανόνα προώθησης του Gmail. Ίσως θελήσετε να επιστρέψετε και να την αλλάξετε Μόνο τα μέλη της ομάδας αργότερα.
Κάντε κλικ Δημιουργώ όταν τελειώσετε.
Στη συνέχεια, προσθέστε τα μέλη που μπορούν να προσθέσουν θέματα. Για τους σκοπούς μας, θα προσθέσω jack +help@groovypost.com. Μπορείτε να προσθέσετε άλλους, αν θέλετε. Πέστε, θα μπορούσα επίσης να προσθέσω jerry+help@groovypost.com ή tammy+help@groovypost.com, εάν θέλησα να μπορούν άλλοι να μπορούν να απαντήσουν και σε αιτήματα βοήθειας (και αν αυτοί οι άνθρωποι πράγματι υπήρχαν). Θυμηθείτε: με τους Λογαριασμούς Google Apps για Τομείς και Gmail, οτιδήποτε προσθέτετε μετά από ένα σύμβολο + αγνοείται, αλλά μπορεί ακόμα να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς φιλτραρίσματος. Ανάγνωση την προηγούμενη θέση μας για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με Προσαρμοσμένες διευθύνσεις Gmail.
Ένα τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αλλάξετε τη διεύθυνση απάντησης. Να το πράξουν, Κάντε κλικ Ομάδες και Κάντε κλικ Διαχειρίζονται δίπλα στο όνομα της ομάδας. Υπό Ρυθμίσεις ομάδας, Κάντε κλικ Αλλαγή δίπλα στο "Προεπιλογή από και απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Με τον τρόπο αυτό, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IssueBurner.com θα είναι ιδιωτική.
Εντάξει, τώρα είμαστε όλοι εγκατεστημένοι στο IssueBurner. Ας πάμε στο Gmail.
Βήμα τρίτο
Ρυθμίστε την προώθηση στο Gmail. Ο στόχος εδώ είναι να προωθήσετε όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται στο jack +help@groovypost.com στο help.groovypost@issueburner.com. Για να γίνει αυτό, πρέπει πρώτα να επαληθεύσουμε ότι είμαστε εξουσιοδοτημένοι να διαβιβάζουμε στην τελευταία αυτή διεύθυνση. Στο Gmail, Κάντε κλικ Ρυθμίσεις και επιλέξτε Προώθηση και POP / IMAP. Κάντε κλικ Προσθέστε μια διεύθυνση προώθησης και εισαγάγετε help.groovypost@issueburner.com ή ό, τι ρυθμίζετε το λογαριασμό IssueBurner του group ως.
Στη συνέχεια, το Gmail θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στοΛογαριασμός IssueBurner με σύνδεσμο επιβεβαίωσης. Το IssueBurner θα σας ανακαλέσει ξανά ως νέο ζήτημα, οπότε θα πρέπει να εμφανίζεται στα εισερχόμενα του Gmail. Μπορείτε επίσης να το δείτε στο λογαριασμό IssueBurner. Κάντε κλικ για επιβεβαίωση.
Βήμα τέσσερα
Φιλτράρετε μηνύματα που αποστέλλονται στην προσαρμοσμένη σας διεύθυνση Gmail. Κάντε κλικ Ρυθμίσεις και επιλέξτε Φίλτρα και Κάντε κλικ Δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο. Στο πεδίο Προς:, πληκτρολογήστε την προσαρμοσμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Κάντε κλικ Επόμενο βήμα.
Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτούς τους κανόνες όπως επιθυμείτε, αλλά επειδή το IssueBurner θα σας ειδοποιήσει για νέα θέματα ούτως ή άλλως, θα ήθελα να επιλέξω Σημείωσε ως διαβασμένο και Παράλειψη των Εισερχομένων. Η πιο σημαντική επιλογή είναι να επιλέξετε Προωθήστε το σε: και επιλέξτε help.groovypost@issueburner.com. Κάντε κλικ Δημιουργία φίλτρου όταν τελειώσετε.
Τώρα τελειώσατε. Ας το δοκιμάσουμε.
Δημιουργία εργασιών με το IssueBurner
Τώρα, με το φίλτρο Gmail έχουμε ρυθμίσει και τοΗ ομάδα IssueBurner που έχουμε, τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται στο jack+help@groovypost.com θα μετατραπούν αυτόματα σε ζήτημα IssueBurner. Το όνομα του ζητήματος θα είναι το αντικείμενο του email και η περιγραφή θα είναι το κύριο μέρος του email. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι κάποιος μου έστειλε μια ερώτηση σχετικά με τον τρόπο μόνιμης διαγραφής του λογαριασμού σας στο Facebook.
Μόλις σταλεί το παραπάνω email, συμβαίνουν δύο πράγματα:
- Δημιουργείται ένα ζήτημα στην ομάδα help.groovypost IssueBurner
- Λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που με ειδοποιεί.
Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να χρειαστούν λίγα λεπτά για να εμφανιστεί το πρόβλημα.
Και εδώ είναι στο Gmail…
Απάντηση σε εργασίες
Εάν ο χρήστης δεν έχει λογαριασμό IssueBurner, θα λάβει μια έτοιμη απάντηση που θα ειδοποιεί ότι το ζήτημα έχει ληφθεί. Θα κληθούν επίσης να εγγραφούν.
Ας πούμε λοιπόν σε απάντηση σε αυτόν τον αναγνώστη, θέλω να τους κατευθύνω στην ανάρτησή μας για τη διαγραφή του λογαριασμού σας στο Facebook. Θα μπορούσα να απαντήσω στο email που έλαβα από το IssueBurner για να προσθέσω ένα Σχόλιο. Ανεξάρτητα από το αν ο αναγνώστης έχει εγγραφεί, θα λάβει μια ειδοποίηση ότι το ζήτημα έχει ενημερωθεί με ένα σχόλιο.
Εάν εγγραφούν, μπορούν να παρακολουθήσουν όλα τα σχόλια και την κατάσταση του προβλήματός τους από τον δικό τους λογαριασμό IssueBurner.
Ο αναγνώστης ή ο πελάτης μπορεί να απαντήσει στο emailμε το σχόλιό τους, ενημερώνοντάς σας εάν η λύση σας το διόρθωσε ή όχι. Αυτό προστίθεται στην εργασία ως σχόλιο, το οποίο μπορείτε να προβάλετε από τον δικό σας πίνακα ελέγχου IssueBurner.
Διαχείριση και κλείσιμο ζητημάτων
Μπορείτε να ταξινομήσετε ζητήματα ανά ομάδα ή κατάσταση στο IssueBurner.com.
Το IssueBurner.com διαθέτει επίσης έναν πολύ ωραίο ιστότοπο για κινητά.
Μόλις επιλυθεί ένα πρόβλημα, μπορείτε απλώς να το κλείσετε από τον πίνακα ελέγχου IssueBurner. Όλοι οι συνδεδεμένοι χρήστες θα ειδοποιηθούν ως έχουν. Εναλλακτικά, μπορείτε να το επισημάνετε ως "Αργότερα"Που μπορεί να είναι χρήσιμο εάν εκκρεμεί μια λύση και θέλετε να συνεχίσετε όταν είναι διαθέσιμη.
Επίσης, μπορεί να παρατηρήσατε εδώ ότι έχω προσθέσει ένα Εσωτερικός σχόλιο. Αυτά θα είναι ορατά μόνο από τα μέλη της ομάδας και τους διαχειριστές. Έτσι, για παράδειγμα, εάν θέλετε να καλέσετε τον πελάτη ναρκωτικό ή να πείτε σε όλους να αγνοήσουν τα αιτήματά του, μπορείτε να το κάνετε με ένα Εσωτερικό σχόλιο και δεν θα είναι κανένας σοφότερος.
συμπέρασμα
Όπως ανέφερα, αυτή είναι μόνο μία αίτηση γιαIssueBurner. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συνεργαστείτε με ομάδες ή για να παρακολουθείτε τις εργασίες σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας να ακολουθήσει μια επαφή, εάν δεν απαντήσει, αλλά δεν θέλετε απαραίτητα να δει τα ζητήματα IssueBurner, μπορείτε να BCC issue@issueburner.com. Εναλλακτικά, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τιμολόγια και λογαριασμούς από το CC’ing issue@issueburner.com όποτε στέλνετε email στο λογιστικό τμήμα σας. Εάν είστε έξυπνοι και οργανωμένοι, Το IssueBurner μπορεί να είναι ένα όφελος για την παραγωγικότητά σας.
Σημειώστε ότι το IssueBurner είναι επί του παρόντος Ελεύθεροςκαι θα παραμείνει δωρεάν ενώ βρίσκεται σε έκδοση Beta. Η Webyog, η εταιρεία που δημιούργησε το IssueBurner και το CloudMagic, υπόσχεται ότι θα σας ειδοποιήσει 60 ημέρες πριν από την εισαγωγή οποιωνδήποτε δομών τιμολόγησης. Δεν ξέρουν πώς θα μοιάζει στο μέλλον, αλλά πιθανότατα θα έχει μια δωρεάν και επί πληρωμή έκδοση.
ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Πραγματικά δημιούργησα αυτό το σύστημα, οπότε αν έχετε ερωτήσεις, στείλτε μου email στο jack+help@groovypost.com ή ρίξτε μια ματιά στο δικό μας δικαστήριο.
Αφήστε ένα σχόλιο