Sådan oprettes et bærbart dokumentformatarkiv (PDF / A)

PDF / A er en streng standard for Adobes PortableDokumentformat (PDF), som føderale domstole i USA kræver til præsentation og arkivering (det er her "A" kommer ind) af PDF-dokumenter. Her er en enkel teknik til at fremstille PDF / Som retten vil acceptere.

Konceptet bag PDF / A er enkelt, meninstruktioner, som forskellige leverandører giver, er forfærdeligt indviklet. Dette er den nemme måde at gøre det på. For mit eksempel bruger jeg Adobe Pro 9.3, men dette fungerer på Adobe Standard 7 og nyere. Jo højere version, jo bedre.

Åbn først den PDF, du vil konvertere til PDF / A. På overfladen ser en almindelig PDF og en PDF / A den samme. Forskellene er under hætten.

Vælg File / Save As “Post Script.” Det har filtypenavnet .ps.

Luk nu din PDF, og åbn Acrobat Distiller.

Vælg Indstillinger / Rediger Adobe PDF-indstillinger.

Gå til skrifttyper for at sikre dig, at du integrerer alle skrifttyper i dit dokument. I dette tilfælde har jeg allerede integreret minen.

Åbn nu din PDF.ps-fil. Bare ved at åbne det, vil Distiller automatisk konvertere det til en kompatibel PDF / A.

Men er det virkelig kompatibelt? Lad os tjekke.

Åbn din nyoprettede PDF i Adobe Pro (eller Standard) og kør Preflight ved at gå til Advanced / Preflight.

Analyser nu. Vælg PDF / A-1b, medmindre retten anmoder om andet.

Ingen problemer fundet! De føderale domstole vil acceptere det. Kontroller med dit lands regering - hvis du bor uden for USA - for at se, om PDF / A er et format, som domstolene kræver.

Hvis du eller din virksomhed udfører noget føderalt arbejde, vil dette nye krav til arkivering i PDF / A bestemt have indflydelse på, hvordan du opretter og arbejder med PDF-dokumenter.