Alt hvad du behøver at vide om at komme i gang med Google Dokumenter

Google Docs er en gratis onlinetjeneste, som tillader detdig til at oprette, redigere og samarbejde om dokumenter direkte fra din browser. Lad os se nærmere på funktionerne og gennemgå, hvorfor vi elsker denne app fra Google.

Engang var jeg Microsoft Word-fan. Men til sidst blev jeg træt af at betale for noget, der havde gratis alternativer online. Så jeg prøvede den gratis LibreOffice, men da min computer fik sig selv, mistede jeg alt mit arbejde. Det var da jeg besluttede at prøve de skybaserede Google Docs, og jeg kiggede ikke tilbage siden.

Google Docs er en af hjørnestenene iGoogles Office-tilbud, og til trods for Googles forkærlighed for tilfældigt at lukke deres tjenester, har det hidtil været et af dem, der stadig står stående, siden det blev købt af Google i 2006. Sammen med regneark, dias, formularer og tegninger, har Google bygget en enorm og formidabel produktivitetssucces med Microsoft, der plejede at herske i dette hjørne af IT-branchen med meget lidt konkurrence at tale om.

Efter min mening har Google Dokumenter to hovedstyrker. For det første er det en enorm monolit af et firma med universel mærkegenkendelse, som sandsynligvis ikke vil gå konkurs når som helst i det næste århundrede. Så folk føler sig beroliget med at overføre deres vigtige arbejde til tjenesten og lade det være der. De vågner ikke en morgen for at finde ud af, at tjenesten pludselig er lukket.

For det andet drives Google Docs af de andre Google-tjenester (oversæt, søgning, skrifttyper, billeder osv.). Alt er problemfrit integreret og kan bruges sammen - alt sammen med en enkelt konto.

Men gør du virkelig ved alt hvad der er at vide om Google Dokumenter? Vi finder snart ud af det.

Hvad Google Docs er i et nøddeskal

Når du bruger noget som Microsoft Word ellerLibreOffice, de filer, du gemmer, gemmes kun på den computer, du arbejder på (medmindre du gemmer dem i en cloud-opbevaringsløsning, såsom Dropbox). Plus alle ændringer, du foretager, går tabt, så snart du ændrer noget og derefter rammer “Gemme”-Knappen.

Sammenlign nu dette med Google Dokumenter. Google Docs er en lignende, nedskaleret version af Microsoft Word, undtagen det er online. Det betyder:

Alle dine dokumenter er tilgængelige online, uanset hvor der er en internetforbindelse. Hvis din computer bliver stegt, kan du blot gå til en anden computer for at hente dine filer. Intet går tabt.
Du behøver aldrig at huske at gemme noget, fordi du når som helst ændrer dig hvad som helst i dokumentet - selvom du lige rammer mellemrumstasten - gemmer Google Dokumenter det automatisk for dig i en ny version.
En ny version betyder, at hvis du vil rulle dit dokument tilbage til en tidligere version, er det bogstaveligt talt et par klik væk.
Du kan installere udvidelser og widgets for at gøre dit arbejde lettere at udføre. Mange af dem er knyttet til andre Google-tjenester.
Du kan invitere folk med en Google-konto tilslutte sig til dokumentet, og alle kan se enhver anden besøgende på dokumentet inklusive indtastning / ændringer, de foretager i realtid. Du kan redigere andre menneskers redigeringer, efterlade kommentarer og chatte i en chatboks. Dette gør samarbejdet ubesværet.

Der er selvfølgelig andre produkter, der gør dethele samarbejds ting såsom Dropbox Paper. Microsoft Word og LibreOffice giver dig også mulighed for at efterlade kommentarer i dokumenter. Word Online gør også fremskridt inden for co-forfatter og samarbejde. Men det er Google, der efter min mening har formået at skabe det mere overlegen produkt. Det fungerer bare rigtig godt.

Lad os se på hver funktion efter tur.

Online, uanset hvor der er en internetforbindelse

Det er meget moderigtigt at skinne mod cloud computing-ondt, men lad os se det i øjnene, der er en meget god grund til, at cloud computing er populær. Nemlig, det er det praktisk. mennesker kærlighed bekvemmelighed. Med cloud computing behøver du ikke bekymre dig om installation af software på tværs af alle dine enheder eller sikkerhedskopiere dine filer.

Alt hvad du har brug for er en stærk adgangskode til at beskytte din sky-konto sammen med to-faktor-godkendelse.

Passerer gennem hoveddøren

Der er to måder at få adgang til Google Docs. Enten gennem dets direkte link - docs.google.com - som bringer dig hit:

Eller gennem linket Google Drev - drive.google.com - klik derefter på det blå Gå til Google Drev knap.

Klik på det næste skærmbillede Ny> Google Dokumenter.

Uanset hvilken rute du vælger at gå, får du to muligheder - start med et tomt dokument eller vælg en skabelon.

Det tomme dokument

Det tomme dokument er meget ligetil. Vælg det bare, giv dokumentet en titel, og start derefter med at skrive.

Som jeg sagde i starten, er Google Dokumenter en megetfjernet version af Microsoft Word. Så der er en meget lav indlæringskurve og praktisk talt ikke plads til nogen katastrofer. Derfor er det så populært.

Husk ordsproget “... så simpelt selv min bedstemor kunne gøre det”? Det gælder Google Docs. Bare start med at skrive. Som jeg sagde tidligere, fungerer det bare.

Ændring af sideindstillinger

Der er forskellige muligheder for at ændre sideindstillingerne til den måde, du vil have dem.

Først, hvis du går til Fil> Sideopsætning, kan du bringe denne boks op. Når du har foretaget ændringer, kan du gemme dem som standardværdier for alle fremtidige dokumenter.

Der er også disse på den øverste menulinje.

Den til venstre er tekst / billede justeret, og den til højre er linjeafstanden.

For at se, hvad resten af indstillingerne er, skal du bare holde musen hen over dem, og en værktøjstip vises med funktionens navn sammen med dens tastaturgenvej.

Skrifttyper og hvordan man får mere

Med skrifttyperne får du de almindelige som f.eksArial, Times New Roman, Verdana osv. Men hvis du vil blive lidt vild med dine skrifttyper, kan du downloade og installere mere via Google-skrifttyper. Klik blot på “Flere skrifttyper”Øverst i fontmenuen.

Dette felt vises via Google-skrifttyper. Vælg de ønskede skrifttyper ved at klikke på dem, og klik derefter på Okay.

Du vil nu se dem i din fontmenu.

Skabeloner

Nogle gange har du brug for en bestemt dokumenttype og snarere end at formatere den selv, kan du bare vælge en af de forformaterede skabeloner leveret af Google.

Hvis det er den vej, du vil gå, skal du vælge “Fra en skabelon”Når man vælger at oprette et nyt dokument. Så vises de gratis skabeloner.

Der er masser at vælge imellem, såsom CV,brevhoved, rapporter, brochurer, klassesedler, lektionsplaner, manualer, kontrakter og meget mere. Vælg blot en og begynd at tilpasse den til dine behov.

Selvom jeg forbløffet over, hvorfor en hund har brug for en CV. Måske at ansøge om stillingen som vagthund?

Gemme hver enkelt ændring automatisk

Kan du huske, da jeg fortalte dig, at Google Dokumenter automatisk gemmer alt? Når du begynder at skrive i dit blanke dokument, skal du se på den øverste menulinje ved siden af “Hjælp” -indstillingen. Du vil se dette:

Og så dette:

Når du ser ordene, “Alle ændringer gemt i Drev”, Behøver du aldrig at bekymre dig om at miste noget, du nogensinde har indtastet i det dokument. Medmindre du naturligvis sletter dokumentet.

Rulning tilbage til tidligere versioner

Klik på det “Alle ændringer gemt i drev”-Linket viser dig de tidligere versioner. Så hvis du ændrede noget, totalt hadede det, og du vil vende tilbage til en ældre version, er det helt ubesværet.

Efter at have klikket på “Alle ændringer gemt i drev” link, vil du se dette:

Den øverst er den aktuelle version. Dem nedenfor er de ældre versioner med tidsstempler. Vælg hvilken version du vil vende tilbage til ved at klikke på den til højre. Klik på “øverst på siden”Gendan denne version”.

Se nu den gamle version magisk tilbage!

Tilføjelser til en mere beriget brugeroplevelse

Google Docs har masser af tilføjelser, som du kan installere for at gøre din oplevelse meget lettere. Desuden kan udviklere lave deres egne og indsende dem til Googles overvejelse.

For at se tilføjelserne skal du gå til Tilføjelsemenuen øverst på skærmen og vælge “Hent tilføjelser”. Der vises nu en boks, hvor du vil se nogle fremhævede tilføjelser samt et søgefelt for at finde andre.

Her er mine favoritter, som jeg bruger hele tiden. Når du åbner dem og bruger dem via menuen Tilføjelser, åbnes de i en højre sidepanelrude. Du kan kun bruge en tilføjelse ad gangen.

Bedre Word Count

Det er let at finde dit ordantal. Du skal bare gå til Værktøjer> Word Count. Men hvis du er i strømmen, kan det være irriterende at stoppe for konstant at klikke på menupunkter. Det er her Bedre Word Count excellerer.

Når du har åbnet den, sidder den til højre for din skærm. Så snart du begynder at skrive, ændres dit ordantal i realtid. Ingen klik væk kræves.

OneLook Thesaurus

Når du er travlt med at skrive væk, kan du undertiden findedet rigtige ord er svært at tænke på. Det er her OneLook Thesaurus kommer godt med. Ud over synonymer kan du også få rim, adjektiver, navneord og meget mere.

Openclipart

Clipart ses af nogle som klæbrig, men der er et lige så stort antal mennesker, der kan lide det. Derfor er Openclipart en vigtig tilføjelse, hvis du har brug for clipart, der skal inkluderes i dit Google Docs-dokument.

Når du har åbnet den, åbnes den højre sidepanel med et søgefelt. Søg efter det, du leder efter, og klik derefter på det. Det indsættes automatisk i dokumentet.

Oversætte

Google Docs har en funktion til at oversætte hele dokumentet (mere om det senere). Men du kan også oversætte små bidder af dokumentet med "Oversætte" tilføjelse.

Fremhæv teksten, du vil oversætte, åbn tilføjelsen "Oversæt", vælg målsproget og klik derefter på "Oversætte”-Knappen.

Inviter folk til dit dokument, kommentar og chat

En af de bedste funktioner i Google Dokumenter er realtidssamarbejdsfunktioner. Uanset hvor du og dine kolleger er i verden, kan du alle sammen samles om det samme dokument, efterlade kommentarer, redigere hinandens skrivning og chatte.

Før Google Dokumenter, ville folk e-maile det senesteversion af et tekstbehandlingsdokument til en ven eller kollega. Jo flere versioner der blev sendt via e-mail, jo større risiko var der for, at der ville være forvirring om, hvilken der var den nyeste version.

Men Google Docs fjerner denne hovedpine. Nu skal du bare inviteres til det ene krypterede link og se den nyeste version lige foran dine øjne.

Inviterer folk

Enhver, der skal inviteres til et Google-dokument, har brug for en Google-konto. Dette kan enten være en standard gratis Gmail-konto eller en betalt Google Apps-konto.

Klik nu på den blå “DEL” -knap i øverste højre hjørne af Docs-skærmen, og en boks springer op.

Hvis du klikker på “Få et delbart link”, Har du muligheden for at oprette et link hvoralle kan få adgang til dokumentet, forudsat at de har linket. Du kan også redigere deres visningstilladelser, f.eks. Deres evne til at redigere dit arbejde eller blot læse det.

Eller hvis du foretrækker at invitere en bestemt person, kan du kopiere deres e-mail til "Mennesker" sektion sammen med hvad de har tilladelse til at gøre i dokumentet. Vedhæft en note, hvis der er noget, du vil fortælle dem.

Hvis du har folk i din kontaktbog til den e-mail-adresse, og en af dem er den person, du ønsker at invitere, vil e-mail-feltet automatisk udfyldes, hvilket sparer dig lidt tid.

Når personen accepterer din invitation, ser du dem øverst på skærmen ved siden af knappen DEL.

Og du vil også se deres markør bevæge sig, når de bevæger sig gennem dokumentet.

Det skal understreges, at det som dokumentetskaberen, du forbliver kontrol over det hele tiden. Ingen kan fjerne dig fra dokumentet. Men du kan fjerne de mennesker, du inviterer (lad bare ikke strømmen gå til dit hoved!).

chatte

Når du skriver, samarbejder osv., Kan du også chatte med hinanden. Chatboksen sidder ved siden af den blå DEL-knap øverst på skærmen. Hvis du klikker på det, vises chatboksen.

I en kommentar

Det er meget let at kommentere enhver del af dokumentet. Du skal blot fremhæve den del af teksten, du vil kommentere. En lille taleboble vises derefter til højre for siden.

Klik på det, og et korrekt kommentarfelt vises. Du kan nu skrive din missive. Når du er færdig, bliver den fremhævede tekst gul, og din kommentar sidder på siden.

Dokumentsejeren får nu en e-mail-anmeldelse med din kommentar, og de kan svare eller markere problemet som "løst", hvilket får din kommentar til at forsvinde.

Eksport fra Google Dokumenter

Når du endelig er færdig med dit dokument, bliver du sandsynligvis nødt til at eksportere det fra Google Dokumenter i et bestemt format.

Hvis du går til Fil> Download som…., du vil se de forskellige tilgængelige indstillinger.

Vælg din gift og se din fil blive downloadet.

Andre seje tip & tricks

Ønsker du endnu flere tip og tricks vedrørende Google Dokumenter? Glad for at du sagde ja, fordi jeg har masser mere.

Upload scannede dokumenter og andre filer

Google ønsker, at du skal bruge Google Dokumenter som depot for alle dine filer. Så de vil have dig til at uploade dine andre filer (PDF, DOC X osv.) Og gemme dem i Docs / Drive.

Hvis du dog opbevarer dem i disse filformater,Google straffer dig ved at tage størrelsen på filerne fra din Google-konto lagringsgrænse. Men hvis du konverterer filen til en "Google-fil" (en kompatibel med at køre i Google Docs), er det pludselig gratis at gemme filen i Docs / Drive. Plus det optager mindre lagerplads.

Her er en PDF-fil, jeg for nylig har uploadet. For at gøre det til et Google-dokument skal du højreklikke på det og vælge "Åben med" og så "Google Dokumenter”.

Konverteringen vil være hurtig, og så kan du åbne den nye fil. Du kan også slette den gamle fil, hvis du vil, da den vil tage unødvendig plads.

Hvis filen er en fotokopi af et dokument, Googlekan konvertere dette dokument til redigerbar tekst ved hjælp af en teknologi kaldet OCR (Optical Character Recognition). Dette er den samme teknologi, som Project Gutenberg og Internet Archive bruger til indeksering af bøger med public domain.

Find & erstatt tekst

Dette er tydeligvis ikke en funktion, der er eksklusiv for Google Docs (Microsoft Word har haft det i aldre), men du kan finde et bestemt ord eller tekst og få det automatisk erstattet af et andet ord eller tekst.

Som fiktionforfatter er dette uvurderligt for mig somJeg skifter altid karakternavne. Jeg kan gå tilbage, indtaste karakterens navn og derefter specificere hvilket navn personen skal ændres til. Google Docs gør resten.

Gå først til Rediger> Find og erstat.

Når boksen vises, skal du indtaste det ord, du vil nuke. Til højre fortæller det dig, hvor mange forekomster af det ord der er i dokumentet. Angiv derefter det nye ord nedenunder.

Du kan enten udskifte dem én ad gangen ved hjælp af "Erstatte”Eller alle på én gang ved hjælp af“Udskift alle”.

Indsæt sidetal

Hvis du har brug for, at dit dokument skal have sidetal, er det også let.

Gå til Indsæt> Header & Sidenummer> Sidenummer.

Vælg hvilken stil nummerering du ønsker. Når du har klikket på den, bliver hver side nummereret som du har angivet.

Lav en personlig ordbog, så du kan skrive disse skrivefejl

Afhængig af hvor du er i verden, GoogleDokumenter kan beslutte, at det, du skriver, er galt. For eksempel er jeg registreret på min Google-konto som engelsk i Storbritannien, men hvis jeg skriver en artikel for en amerikansk klient på amerikansk engelsk, markeres pludselig hvert andet eller tredje ord som forkert stavet.

Eller hvis jeg skriver en fantasyroman med navne som f.eksGeneral Zuugg så Google fortæller mig, at Zuugg ikke er et ord (åbenbart). Så du kan drage fordel af Google Docs personlige ordbogsfunktion til at blive Samuel Johnson og gøre det til et ord!

Fremhæv blot det understregede ord med rødt, højreklik og vælg “Føj til personlig ordbog”.

Den røde fejllinje forsvinder derefter, og du bør ikke få fejlmeddelelsen igen for det ord.

Oversæt straks dit dokument ved hjælp af Google Translate

Du kan oversætte alt dit dokument ved hjælp af den indbyggede Google Translate-funktion. Dette er virkelig nyttigt, hvis du har venner, kolleger eller klienter, der taler et andet sprog.

Gå bare til Værktøjer> Oversæt dokument.

Dette bringer dette felt op, som beder dig om at navngive det oversatte dokument (en kopi vil blive lavet) såvel som det sprog, du vil have det oversat til.

Da jeg var i Tyskland, valgte jeg tysk, og en nyoversat tysk version af dette dokument dukkede magisk op. Formateringen lader dog meget tilbage at ønske med mange ord, der er klemt sammen.

Indsæt links ved hjælp af den indbyggede Google-søgning

Google-søgemaskinen er indbygget lige i Google Docs. Hvis du vil linke til noget, skal du blot fremhæve det, højreklikke og vælge “Link”.

Alternativt kan du markere den tekst, du vil linke, og klikke på linkikonet i den øverste menulinje.

Det åbner en menu, hvor de øverste søgeresultater vises. Hvis du ser det link, du leder efter, skal du klikke på det for at linket automatisk skal indsættes i dit dokument.

Hvis du ikke kan se det ønskede link, er der en "mere”Mulighed længere nede på listen. Hvis du klikker derpå, åbnes en resultatside for Google-søgemaskiner i højre sidepanel, hvor dit søgeudtryk allerede er udfyldt.

Brug Google Docs på farten med mobilappen

Endelig kan du oprette, se og redigere Google Docs ved hjælp af de fantastiske gratis smartphone-apps. Her er Android-versionen og også iOS-versionen.

Konklusion

3.000 ord senere, og det har jeg gjort knap ridsede overfladen, hvad Google Docs kangør. Der er bare så meget, at jeg blev tvunget til at udelade, at jeg kan føle en opfølgningsartikel komme. Hvad vil du se i del to? Tabeller? Fodnoter? Indholdsfortegnelser? Jeg vil meget gerne høre fra dig i kommentarerne nedenfor.