Chrometa-gennemgang: Tidsporing og analyse med timefakturering

Der er bestemt ingen mangel på applikationer med tidsstyring og aktivitetsovervågning, men indtil videre har jeg ikke fundet en der passer problemfrit ind i min arbejdsgang. Chrometadog har jeg arbejdet ganske godt for miglangt. Ligesom lignende produktivitets- og tidssporingsapps, såsom RescueTime og ManicTime, sigter Chrometa at frigøre dig fra tediet til at indstille, starte, pause og genoptage timere ved passivt at holde øje med din aktivitet. Derefter uploader din aktivitet til dit webbaserede dashboard, hvor du kan kategorisere din aktivitet og tildele den til forskellige klienter og projekter for at producere nyttige rapporter, der hjælper dig med at fakturere nøjagtigt og holde dig ansvarlig gennem arbejdsdagen.

I de sidste par dage har jeg brugt den private beta af Chrometa gratis, og indtil videre kan jeg godt lide det. Se gennemgangen og skærmbillede-turen nedenfor for at se, hvordan det fungerer.

Introduktion til Chrometa fra JP Ren på Vimeo.

Logningsaktivitet

Sådan logger du din aktivitet ved hjælp af Chrometa:

Trin et

Installer Chrometa.

Det er det. Derefter sidder Chrometa beskedent i din proceslinje, logger din aktivitet og uploader den til dit instrumentbord. Du kan sætte den på pause, hvis du har brug for at tage pause eller blive afbrudt af noget, der ikke er arbejdsrelateret (dvs. et afhentningsspil uden regler octopus rock-tag).

Du kan også indtaste tid manuelt, men bemærk, at den vises under "Manuel indgange”(så prøv ikke at kalibrere din klient med en masse falske poster).

Chrometa uploader og synkroniserer automatisk dine data en gang i timen, men du kan også sende dem manuelt. Når den kommer på serveren, kan du se dine aktiviteter grupperet efter applikation og vinduesnavn ...

... eller se de faktiske tidsstempler for, da du startede / stoppede aktiviteten.

Kategorisering af aktivitet

Dette kan være den mest kedelige del af brugenChrometa, men det er helt nødvendigt for at få mest muligt ud af denne tidsstyringssoftware. Heldigvis er der en række funktioner, der hjælper dig med hurtigt at sortere din optagne aktivitet.

Kunder og projekter

Det første trin er at oprette projekter. Du får to spande: Personlig og Klient og projekter. For begge kan du tilføje projekter, der tjener somKategorier. Men for klienter og projekter skal du tilknytte hvert projekt til en klient. For eksempel har jeg oprettet groovyPost som klient og valgt "blogging" som et projekt. Valgfrit kan du også indstille en timesats for projektet. Til min egen administrative husholdning har jeg oprettet en klient, der hedder ”Selv”.

Når du gennemser dine aktiviteter nu, kan du begynde at vælge emner og derefter sende dem til den relevante kategori. Heldigvis kan du vælge flere aktiviteter ad gangen.

Indstilling af varighedstærskler

Alligevel går man igennem hver eneste af jeresaktiviteter en efter en kunne tage hele eftermiddagen. For at skære gennem støjen, kan du starte med at filtrere dine aktiviteter efter tid. I rullemenuen øverst til højre kan du skjule rækker baseret på varighed. For eksempel har du sandsynligvis ikke lyst til at gider sammenfatte alle de 15 sekunders besøg på fivesecondfilms.com og hurtige kig på din opgaveliste. Så du kan indstille din tærskel til "skjul rækker <1 minut ” eller mere, siger du, hvis du ser på en aktiv måneds aktivitet. Dette udtynder de ubetydelige aktiviteter ganske effektivt.

Live søgning

Du kan også sortere gennem dine poster ved hjælp af live-søgefunktionen. Det fungerer, ligesom iTunes-søgelinjen gør, med det samme indsnævre de viste resultater til dem, der matcher din streng.

Live-søgningen er en anden åbenlys måde at strømline din kategorisering på.

Regler

Selvfølgelig er den hurtigste måde at sortere gennem din aktivitet på at automatisere den. Chrometa inkluderer nøgleordsbaserede regler, så du kan gøre netop det.

Reglerne er ret fleksible. Du kan indstille regler baseret på applikationsnavnet, vinduesnavnet eller URL- eller filstien. Selvom det ikke vises i dialogen, behøver du ikke at indtaste det nøjagtige programnavn eller vinduesnavn. Hvis du f.eks. Vil konfigurere en regel til Google Chrome, kan du bare indtaste "Chrome" i applikationsnavnet, og det fungerer.

Du kan derefter fortælle Chrometa at tildele kampe til et projekt eller slette det.

Til sidst kan du angive en tidsramme for reglen. Dette hjælper dig yderligere med at automatisere kategoriseringen af ​​dine aktiviteter. For eksempel, hvis jeg ved, at jeg vil arbejde på et projekt hele måneden, kan jeg ganske enkelt indstille al aktivitet i Microsoft Word til den ene klient indtil fristen. Bagefter kan reglen udløbe automatisk.

I praksis fungerer nøgleordsbaserede regler megetgodt. Jeg satte en op for at holde styr på al den tid, jeg bruger på at arbejde på groovyPost-bloggen, der simpelthen ser efter ordet “groovyPost” hvor som helst i vinduet. Chrometa sætter denne aktivitet automatisk i mit groovyPost-blogging-projekt.

Husk: Du skal altid gemme dine dokumenter - helst ved hjælp af et nøgleord, der er knyttet til din klient og / eller projekt. Må ikke sidde der og arbejde på et ikke-gemt Word-dokument i en time - ikke kun er det usikkert (du kan miste dine data!), men hverken du eller Chrometa vil vide, hvad pokker du arbejdede på i eftertid.

Tip: Bliv for vane at gemme dine filer medklientnavn eller hvilket som helst nøgleord, du opretter i dine Chrometa-regler. I stedet for at kalde det WebsiteCopyDraftOne.docx, skal du f.eks. Kalde det websitecopy_draftone_clientinc.docx. Eller, hvis du hellere ikke vil klemme klientens navn ind i hver enkelt, kan du tildele dem et unikt klient-id og lave en Chrometa-regel baseret på denne ID.

Generelt er reglerne fremragende. Det ville dog være rart, hvis du kunne oprette en regel baseret på en eksisterende aktivitet, svarende til den måde, du kan oprette filtre baseret på "meddelelser som disse”I Gmail.

Tomgangstid og ikke-pc-tidsporing

En anden groovy funktion, som jeg ikke har set andre steder, er den automatiske tomgangstidssporing. Hvis du forlader din computer og kommer tilbage, vil Chrometa spørge dig, hvad du gjorde, mens du var væk (slags som en nøjeregnende, mikroadministrerende vejleder).

Du kan vælge nogle hyppige forudindstillinger eller indtaste denen brugerdefineret beskrivelse. På den måde kan du problemfrit logge din tid og sige, hvis du skulle rejse til et møde eller blev trukket væk af et telefonopkald i 30 minutter.

Hvis denne funktion bugner dig, kan du deaktivere den eller indstille dens tærskel, så dialogen vises i længere perioder med lediggang (Jeg tror, ​​at standard er fem minutter med AFK).

Sporing af flere enheder

Chrometa holder også styr på, hvilken computerdu bruger. Når du installerer Chrometa, kan du navngive enheden. Al din aktivitet opbevares centralt på webappen, hvilket betyder, at du kan få adgang til den fra enhver computer. Chrometa holder faner på, hvilken computer du brugte i din aktivitetsmonitor under fanen "Et overblik", og du kan sortere dine aktiviteter efter computer i afsnittet Rapporter. Dette kan være praktisk, hvis du vil holde styr på, hvor meget tid du har brugt på din arbejdscomputer versus din computer derhjemme.

Status og fremtid for Chrometa

Chrometa er i øjeblikket i sin tredje iteration. Chrometa lancerede sidste år til lidt fanfare, delvis på grund af et noget mættet marked. Oprindeligt blev Chrometa tilbudt til $ 99 pr. Licens og var for det meste desktopbaseret. Chrometa 2.0 fik større interesse og en meget udvidet brugerbase, men det ser ud til, at den seneste version af Chrometa er en endnu mere dramatisk genstart. Chrometa lever nu for det meste på nettet, og det er i øjeblikket i privat beta - så der er endnu ikke noget ord om prisfastsættelse. Bret Owens, administrerende direktør og medstifter af Chrometa lad mig vide det i en e-mail, selvom priserer ikke afsluttet, Chrometa-softwaren som en service vil sandsynligvis blive tilbudt som et månedligt abonnement, hvor der er gratis licenser til rådighed for studerende, professorer og andre, der er involveret i uddannelse.

Generelt virker Chrometa meget lovende. Som en tidligere bruger af RescueTime finder jeg Chrometas interface meget venligere og enklere. RescueTimes rapportering er en smule skånsommere, især med dens forsøg på automatisk at kategorisere og analysere din aktivitet, men jeg tror, ​​at jeg foretrækker Chrometa's no-frills-tilgang, der giver dig mulighed for at opsætte dine resume og logfiler på en måde, der er meningsfuld for dig.

Chrometa positionerede sig oprindeligt som et værktøjfor advokater og andre fagfolk med timefakturering, men som freelancer finder jeg det også nyttigt. Personligt tror jeg, at jeg vil holde mig til en grundlæggende Notepad.exe .LOG-fil til faktisk at fakturere min tid, bare fordi arten af ​​mit arbejde har mig til at hoppe overalt mellem applikationer og websider, men jeg tror, ​​Chrometa kunne være på noget med timepriserne, de har indbygget. Jeg tror, ​​et partnerskab med FreshBooks (som har sin egen noget uklare tidsstyringsfunktion) eller en lignende populær faktureringsplatform kunnevirkelig få Chrometa til at synge. Eller måske hvis Chrometa bare havde en simpel fakturagenerationsguide, der giver dig mulighed for at oprette e-mail- eller PDF-fakturaer baseret på dine tidsstempler og aktivitetslogfiler, ville det også være godt.

Windows-brugere: Du kan tjekke Chrometa ved at anmode om en beta-invitation på http://app.chrometa.com/.

Mac-brugere: Beklager, du bliver nødt til at vente. Der er ingen OS X-klient til Chrometa på tidspunktet for dette indlæg, skønt Brett fortalte mig, at Mac-versionen er deres top 1 nu, og de forventer at have den klar inden for den næste måned eller to.