Vše, co potřebujete vědět o tom, jak začít s Dokumenty Google

Dokumenty Google je bezplatná online služba, která to umožňujemůžete vytvářet, upravovat a spolupracovat na dokumentech přímo z vašeho prohlížeče. Podívejme se blíže na funkce a zkontrolujeme, proč tuto aplikaci od Googlu milujeme.

Kdysi jsem byl fanouškem Microsoft Wordu. Ale nakonec mě unavilo placení za něco, co mělo online alternativy zdarma. Vyzkoušel jsem tedy zdarma LibreOffice, ale když se můj počítač sám ztuhl, ztratil jsem veškerou práci. Tehdy jsem se rozhodl vyzkoušet cloudové dokumenty Google a od té doby jsem se neohlédl.

Dokumenty Google jsou jedním ze základních kamenůKanceláře společnosti Google a přesto, že společnost Google má zálibu v náhodném ukončení jejich služeb, je zatím jedním z těch, které stále zůstaly stát, protože byly zakoupeny společností Google v roce 2006. Spolu s tabulkami, skluzavkami, formuláři a kresbami Google také vybudoval obrovský a impozantní soupeř v oblasti produktivity pro společnost Microsoft, která kdysi vládla tomuto koutu IT průmyslu s velmi malou konkurencí.

Podle mého názoru má Dokumenty Google dvě hlavní přednosti. Za prvé, je to obrovský monolit společnosti s univerzálním uznáním značky, která pravděpodobně nebude v příštím století v konkurzu. Lidé se tak cítí ujištěni, že přenesou svou důležitou práci do služby a nechají ji tam. Jednoho rána se neprobudí a zjistí, že služba náhle uzavřela.

Zadruhé, Dokumenty Google využívají ostatní služby Google (překlady, vyhledávání, písma, obrázky atd.). Vše je hladce integrováno a lze je používat společně - vše s jedním účtem.

Ale ty opravdu víte všechno o Dokumentech Google? Brzy to zjistíme.

Co jsou Dokumenty Google v kostce

Když používáte něco jako Microsoft Word neboLibreOffice, soubory, které ukládáte, se ukládají pouze v počítači, na kterém pracujete (pokud je neuložíte do cloudového úložiště, jako je Dropbox). Navíc všechny provedené změny jsou ztraceny, jakmile něco změníte a poté kliknete na „Uložit“.

Nyní to porovnejte s Dokumenty Google. Dokumenty Google je podobná zmenšená verze aplikace Microsoft Word, kromě toho, že sídlí online. To znamená:

Všechny vaše dokumenty jsou k dispozici online všude tam, kde je připojení k internetu. Pokud se váš počítač smaží, můžete jednoduše přejít na jiný počítač a získat své soubory. Nic není ztraceno.
Nikdy si nemusíte pamatovat, abyste něco uložili, protože se kdykoli změníte cokoliv v dokumentu - i když jste právě narazili na mezerník - Dokumenty Google jej automaticky uloží v nové verzi.
Nová verze znamená, že pokud chcete vrátit dokument zpět k předchozí verzi, je to doslova pár kliknutí.
Můžete si nainstalovat rozšíření a widgety, aby vám práce usnadnila práci. Mnoho z nich je propojeno s dalšími službami Google.
Můžete pozvat lidi, kteří mají účet Googlepřipojit se k dokumentu a každý může vidět každého dalšího návštěvníka dokumentu včetně jakýchkoli psaní / změn, které provedou v reálném čase. Úpravy ostatních lidí můžete upravovat, zanechávat komentáře a chatovat v chatovacím boxu. Díky tomu je spolupráce bez námahy.

Je zřejmé, že existují i jiné produkty, které dělajícelá věc spolupráce, jako je Dropbox Paper. Microsoft Word a LibreOffice vám také umožňují zanechat komentáře v dokumentech. Word Online také dělá pokroky v oblasti spoluautorství a spolupráce. Ale podle mého názoru je to Google, komu se podařilo vytvořit kvalitnější produkt. Funguje to opravdu opravdu dobře.

Podívejme se postupně na každou funkci.

Online kdekoli existuje připojení k internetu

Je velmi módní zábranit se zlému cloud computingu, ale přiznejme si, že je velmi dobrý důvod, proč je cloud computing oblíbený. Jmenovitě je to pohodlné. Lidé milovat pohodlí. Díky cloud computingu si nemusíte dělat starosti s instalací softwaru do všech zařízení nebo zálohováním souborů.

Vše, co potřebujete, je silné heslo k ochraně vašeho cloudového účtu a dvoufaktorové ověření.

Procházející předními dveřmi

Existují dva způsoby přístupu k Dokumentům Google. Buď prostřednictvím přímého odkazu - docs.google.com - který vás sem přivede:

Nebo prostřednictvím odkazu na Disk Google - drive.google.com - poté klikněte na modrou Přejít na Disk Google tlačítko.

Na další obrazovce klikněte na Nový> Dokumenty Google.

Bez ohledu na to, kterou cestou se rozhodnete jít, zobrazí se vám dvě možnosti - začít prázdným dokumentem nebo vybrat šablonu.

Prázdný dokument

Prázdný dokument je velmi přímočarý. Stačí si vybrat, dát dokumentu název a poté začít psát.

Jak jsem řekl na začátku, Dokumenty Google jsou velmi důležitésvlékl verzi aplikace Microsoft Word. Existuje tedy velmi mělká křivka učení a prakticky žádný prostor pro případné katastrofy. Proto je tak populární.

Pamatujte na rčení „… Také jednoduché, i moje babička to dokázala“? To platí pro Dokumenty Google. Stačí začít psát. Jak jsem řekl dříve, prostě to funguje.

Změna nastavení stránky

K dispozici jsou různé možnosti pro změnu nastavení stránky tak, jak chcete.

Nejprve, pokud jdete na Soubor> Nastavení stránky, můžete toto pole vynést nahoru. Jakmile provedete změny, můžete je uložit jako výchozí hodnoty pro všechny budoucí dokumenty.

Jsou také na horním panelu nabídek.

Jeden vlevo je zarovnání textu / obrázku a ten napravo řádkování.

Chcete-li zjistit, jaké jsou ostatní nastavení, stačí na ně umístit kurzor myši a zobrazí se popisek s názvem funkce spolu s klávesovou zkratkou.

Písma a jak získat více

S fonty získáte běžná písma jakoArial, Times New Roman, Verdana atd. Ale pokud se chcete s písmy trochu divit, pak si můžete stáhnout a nainstalovat další prostřednictvím služby Google Fonts. Jednoduše klikněte na „Více písem“V horní části nabídky písma.

Toto pole se zobrazí prostřednictvím služby Google Fonts. Vyberte požadovaná písma kliknutím na ně a potom klepněte na OK.

Nyní je uvidíte v nabídce písem.

Šablony

Někdy potřebujete konkrétní typ dokumentu a místo toho, abyste jej sami naformátovali, stačí si vybrat jednu z předformátovaných šablon poskytovaných společností Google.

Pokud chcete jít tímto způsobem, zvolte „Ze šablony“, Když se rozhodnete vytvořit nový dokument. Poté se zobrazí volné šablony.

Můžete si vybrat z mnoha možností, jako jsou životopisy,hlavičkové papíry, zprávy, brožury, poznámky k třídám, plány lekcí, manuály, smlouvy a mnoho dalšího. Stačí si vybrat jeden a začít přizpůsobovat, aby vyhovoval vašim potřebám.

I když jsem bezradný, proč pes potřebuje životopis. Možná požádat o post strážného psa?

Automatické ukládání každé jednotlivé změny

Pamatujete si, když jsem vám řekl, že Dokumenty Google automaticky ukládají všechno? Když začnete psát prázdný dokument, podívejte se do horního pruhu nabídky vedle možnosti „Nápověda“. Uvidíte toto:

A pak toto:

Když uvidíte slova, „Všechny změny uložené na Disku“, Nikdy se nemusíte starat o ztrátu všeho, co jste v tomto dokumentu kdy napsali. Pokud ovšem dokument nesmažete.

Vrácení zpět k předchozím verzím

Kliknutím na to “Všechny změny uložené na disku”Vám ukáže předchozí verze. Takže pokud jste něco změnili, úplně to nenáviděli a chcete se vrátit zpět ke starší verzi, je to bez námahy.

Po kliknutí na „Všechny změny uložené na disku“ odkaz, uvidíte toto:

Ten nahoře je aktuální verze. Níže jsou starší verze s časovými razítky. Kliknutím na verzi vpravo vyberte, ke které verzi se chcete vrátit zpět. Poté v horní části stránky klikněte na „Obnovit tuto verzi“.

Nyní sledujte starou verzi magicky se vracející!

Doplňky pro lepší obohacení uživatelského prostředí

Dokumenty Google mají spoustu doplňků, které můžete nainstalovat, aby vám usnadnili práci. Navíc si vývojáři mohou vytvořit vlastní a odeslat je k posouzení společnosti Google.

Chcete-li zobrazit doplňky, přejděte do nabídky Doplňky v horní části obrazovky a vyberte „Získejte doplňky“. Nyní se zobrazí pole, kde uvidíte některé zvýrazněné doplňky, a také vyhledávací pole, kde najdete další.

Zde jsou moje oblíbené, které používám neustále. Když je otevřete a použijete pomocí nabídky Doplňky, otevře se v podokně pravého postranního panelu. Naraz můžete použít pouze jeden doplněk.

Lepší počet slov

Nalezení počtu slov je snadné. Musíte prostě jít Nástroje> Počet slov. Ale pokud jste v toku, přestat neustále klikat na možnosti nabídky může být opravdu nepříjemné. To je kde Lepší počet slov vyniká.

Po jeho otevření sedí na pravé straně obrazovky. Jakmile začnete psát, počet slov se v reálném čase změní. Není nutné klikat.

OneLook Thesaurus

Když jste zaneprázdněni psaní, někdy najítna správné slovo je těžké myslet. Tam se hodí OneLook Thesaurus. Stejně jako synonyma můžete získat také rýmy, přídavná jména, podstatná jména a mnoho dalšího.

Openclipart

Clipart je viděn některými jako lepkavý, ale existuje stejný počet lidí, kteří se to líbí. Proto, pokud potřebujete klipart zahrnout do svého dokumentu Dokumenty Google, je Openclipart nezbytným doplňkem.

Po jeho otevření se pravý postranní panel otevře s vyhledávacím polem. Hledejte, co hledáte, a klikněte na něj. Bude automaticky vložen do dokumentu.

přeložit

Dokumenty Google mají funkci pro překlad celého dokumentu (více o tom později). Můžete však také přeložit malé kousky dokumentu pomocí „přeložit" doplněk.

Zvýrazněte text, který chcete přeložit, otevřete doplněk „Přeložit“, vyberte cílový jazyk a poté klikněte na „přeložit“.

Pozvěte lidi do svého dokumentu, komentáře a chatu

Jeden z nejlepší funkce v Dokumentech Google jsou funkce spolupráce v reálném čase. Bez ohledu na to, kde jste vy a vaši kolegové na světě, můžete se všichni sejít ve stejném dokumentu, zanechat komentáře, upravovat vzájemné psaní a chatovat.

Před Dokumenty Google lidé odesílali nejnovější e-mailyverze dokumentu pro zpracování textu příteli nebo kolegovi. Čím více verzí bylo zasláno e-mailem, tím větší riziko bylo, že by byla nejasnost, o které poslední verzi se jedná.

Dokumenty Google však tuto bolest hlavy odstraní. Nyní musíte být pozváni na jeden šifrovaný odkaz a vidět nejnovější verzi přímo před vašimi očima.

Pozvání lidí

Každý, kdo musí být pozván do dokumentu Google, potřebuje účet Google. Může se jednat o standardní bezplatný účet Gmail nebo o placený účet Google Apps.

Nyní klikněte na modré tlačítko „SDÍLET“ v pravém horním rohu obrazovky Dokumenty a pole vyskočí.

Pokud kliknete na „Získejte odkaz pro sdílení“, Máte možnost vytvořit odkaz, kdekdokoli má přístup k dokumentu za předpokladu, že má odkaz. Můžete také upravovat svá oprávnění pro prohlížení, například schopnost upravovat svou práci nebo ji pouze číst.

Nebo pokud byste chtěli pozvat konkrétní osobu, můžete zkopírovat její e-mail do „Lidé" a spolu s tím, co mohou v dokumentu dělat. Připojte také poznámku, pokud jim chcete něco sdělit.

Pokud máte ve svém kontaktním seznamu osoby s danou e-mailovou adresou a jednou z nich je osoba, kterou chcete pozvat, pole e-mailu se automaticky vyplní automaticky, což vám ušetří trochu času.

Jakmile osoba přijme vaše pozvání, uvidíte je v horní části obrazovky vedle tlačítka SDÍLET.

Uvidíte také jejich pohyb kurzoru, když se pohybují dokumentem.

Je třeba zdůraznit, že jako dokumentStvořiteli, stále to máte pod kontrolou. Nikdo vás z dokumentu nemůže odstranit. Můžete však odstranit lidi, které pozvete (prostě nenechte energii jít do hlavy!).

Chatování

Jak píšete, spolupracujete atd., Můžete si také povídat mezi sebou. Chatovací box je umístěn vedle modrého tlačítka SDÍLENÍ v horní části obrazovky. Kliknutím na toto tlačítko se zobrazí okno chatu.

Komentáře

Komentování jakékoli části dokumentu je velmi snadné. Musíte jednoduše zvýraznit část textu, ke které chcete přidat komentář. Vpravo na stránce se pak objeví malá bublina.

Klikněte na toto a zobrazí se správné pole pro komentáře. Nyní můžete napsat svou misi. Po dokončení se zvýrazněný text změní na žlutý a váš komentář se na stránce objeví.

Vlastník dokumentu nyní obdrží e-mailové oznámení s vaším komentářem a může odpovědět nebo označit problém jako „vyřešený“, což způsobí, že váš komentář zmizí.

Export z Dokumentů Google

Po dokončení dokumentu budete pravděpodobně muset exportovat z Dokumentů Google v určitém formátu.

Pokud jdete do Soubor> Stáhnout jako ..., uvidíte různé dostupné možnosti.

Vyberte si jed a sledujte stahovaný soubor.

Další skvělé tipy a triky

Chcete ještě více tipů a triků ohledně Dokumentů Google? Jsem rád, že jste řekli ano, protože mám spoustu dalších věcí.

Nahrajte naskenované dokumenty a další soubory

Google chce, abyste Dokumenty Google používali jako úložiště všech svých souborů. Chtějí tedy, abyste nahráli své další soubory (PDF, DOC X atd.) A uložili je do Dokumentů / Jednotky.

Pokud je však ponecháte v těchto formátech souborů,Google vás penalizuje tak, že vezme velikost souborů z limitu úložiště účtu Google. Pokud však soubor převedete na „soubor Google“ (soubor kompatibilní s běžením v Dokumentech Google), náhle se soubor uloží do Dokumentů / Disku zdarma. Navíc zabírá méně úložného prostoru.

Zde je soubor PDF, který jsem nedávno nahrál. Chcete-li jej převést na dokument Google, klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte možnost „Otevřít s" a pak "Google dokumenty“.

Převod bude rychlý a pak můžete otevřít nový soubor. Starý soubor můžete také odstranit, pokud chcete, protože zabírá zbytečné místo.

Pokud se jedná o kopii dokumentu, Googledokáže převést tento dokument na upravitelný text pomocí technologie nazývané OCR (Optical Character Recognition). Jedná se o stejnou technologii, kterou používají Project Gutenberg a The Internet Archive pro indexování knih o veřejné doméně.

Najít a nahradit text

To zjevně nejde o funkci exkluzivní pro Dokumenty Google (Microsoft Word ji má věky), ale můžete najít konkrétní slovo nebo text a nechat jej automaticky nahradit jiným slovem nebo textem.

Jako autor beletrie je to pro mě neocenitelnéVždy měním jména znaků. Můžu se vrátit, napsat jméno postavy a pak určit, na jaké jméno musí být osoba změněna. Google Docs udělá zbytek.

Nejprve jděte na Úpravy> Najít a nahradit.

Když se objeví pole, zadejte slovo, které chcete nuke. Vpravo vám řekne, kolik případů tohoto slova je v dokumentu. Poté pod zadejte nové slovo.

Můžete je vyměnit jeden po druhém pomocí "Nahradit“Nebo všechny najednou pomocí„Vyměnit vše“.

Vložte čísla stránek

Pokud potřebujete, aby váš dokument obsahoval čísla stránek, je to také snadné.

Jít do Vložit> Záhlaví a číslo stránky> Číslo stránky.

Vyberte požadovaný styl číslování. Po kliknutí na ni bude každá stránka očíslována způsobem, který jste zadali.

Vytvořte si osobní slovník, který zapne ty překlepy

V závislosti na tom, kde se nacházíte, GoogleDokumenty se mohou rozhodnout, že to, co píšete, je špatné. Například jsem ve svém účtu Google zaregistrován jako britská angličtina, ale pokud napíšu článek pro amerického klienta v americké angličtině, najednou se každé druhé nebo třetí slovo označí jako chybně napsané.

Nebo pokud píšu fantasy román se jmény jakoGenerál Zuugg mi pak Google řekne, že Zuugg není slovo (samozřejmě). Můžete tak využít funkce osobního slovníku Google Doc, abyste se stali Samuelem Johnsonem a udělali z toho slovo!

Jednoduše zvýrazněte slovo podtržené červeně, klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Přidat do osobního slovníku“.

Červený chybový řádek potom zmizí a vy byste neměli dostat chybové hlášení znovu pro toto slovo.

Okamžitý překlad dokumentu pomocí služby Google Translate

Veškerý dokument můžete přeložit pomocí vestavěné funkce Překladač Google. To je opravdu užitečné, pokud máte přátele, kolegy nebo klienty, kteří mluví jiným jazykem.

Jednoduše jděte na Nástroje> Přeložit dokument.

Tím se zobrazí toto pole, které vás požádá o pojmenování přeloženého dokumentu (bude vytvořena kopie) a jazyka, do kterého chcete přeložit.

Když jsem byl v Německu, vybral jsem si němčinu a magicky se objevila nově přeložená německá verze tohoto dokumentu. Formátování však zůstává hodně žádoucí, se spoustou slov přeplněných dohromady.

Vložení odkazů pomocí vestavěného vyhledávání Google

Vyhledávací stroj Google je integrován přímo do Dokumentů Google. Pokud chcete něco propojit, jednoduše jej zvýrazněte, klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Odkaz“.

Případně zvýrazněte text, který chcete propojit, a klikněte na ikonu odkazu na horním panelu nabídek.

Otevře se nabídka, kde se zobrazují nejlepší výsledky vyhledávání. Pokud vidíte hledaný odkaz, klikněte na něj a odkaz se automaticky vloží do dokumentu.

Pokud požadovaný odkaz nevidíte, je zde „více“Dále v seznamu. Kliknutím na toto tlačítko otevřete stránku s výsledky vyhledávače Google na pravém postranním panelu s hledaným výrazem již předvyplněným.

Používejte Dokumenty Google na cestách s mobilní aplikací

Nakonec můžete vytvářet, prohlížet a upravovat Dokumenty Google pomocí skvělých bezplatných aplikací pro smartphony. Zde je verze pro Android a také verze pro iOS.

Závěr

3000 slov později a já mám sotva poškrábal povrch toho, co dokáže Dokumenty Googledělat. Je toho tolik, co jsem byl nucen vynechat, že cítím přicházející článek. Co byste chtěli vidět v druhé části? Tabulky? Poznámky pod čarou? Obsah? Rád bych od vás slyšel komentáře níže.