Jak vytvořit bezplatný systém helpdesku s IssueBurner a Gmailem

E-mailové řízení úkolů je koncept, o který jsem se už nějakou dobu zajímal, a představením nové služby s názvem IssueBurner, to může být skvělý čas na vážnězvažte správu úkolů prostřednictvím e-mailu. Než přišel IssueBurner, pohrával jsem si s myšlenkou na získání Virtuálního asistenta (VA), kterého bych mohl BCC použít na všechny své e-maily obsahující úkol, připomenutí nebo schůzku a nechat ho přidat do mého kalendáře, seznamu úkolů nebo co máš. Určitě by to bylo užitečné použití VA, i když možná nákladnější, než by stálo za to. IssueBurner však tuto funkci automatizuje zdarma (alespoň prozatím). Myslím, že se mi to líbí.

Stručně řečeno, takto funguje IssueBurner. Úkoly nebo problémy můžete vytvářet e-mailem issues@issueburner.com. Když tak učiníte, IssueBurner automaticky vytvoří problém spojený s vaší e-mailovou adresou a všemi e-mailovými adresami uvedenými v seznamu příjemců Na: nebo CC: pole. Můžete začít vytvářet problémy bez podpisu, ale když si vytvoříte účet, můžete si zobrazit otevřené problémy a komentovat problémy. Tento systém má několik klíčových výhod, o kterých si myslím, že budou opravdu spolupracovat pro týmy pro spolupráci a pracoviště podpory zákazníků:

• Všechno je založeno na e-mailu. Problémy lze vytvářet a sledovat všechny pomocí jednoduchého CC :.
• Pro účast nepotřebujete účet IssueBurner. To znamená, že se na palubu mohou dostat všichni vaši zákazníci a klienti, aniž by je museli procházet procesem registrace (což je stejně mrtvé jednoduché).
• Je to mobilní zařízení. Pokud můžete odeslat e-mail, můžete vypálit problém.
• Pomáhá oddělit následné položky od běžných e-mailů.
• Funguje to s jakoukoli e-mailovou platformou. Aplikace Outlook, Gmail a další e-mailoví klienti vám umožňují převádět e-maily na úkoly, ale IssueBurner vám umožňuje sdílet problémy mezi všemi e-mailovými platformami.

Chcete-li získat maximální počet kilometrů z IssueBurner,budete muset použít trochu kreativity. Jednou z mých zjevných aplikací, která mi přijde na mysl, je vytvoření helpdesku. Pomocí IssueBurner můžete změnit příchozí e-maily na „lístky“ a sledovat stav a korespondenci se zákazníkem. Chci zabít dva ptáky jedním kamenem tím, že vám ukážu, jak IssueBurner pracuje při nastavování groovyPost “horká linka" podpora. Na zákazník postranní (nebo v našem případě čtenáři, protože nemáme zákazníky), bude to stejně jednoduché jako posílání e-mailů na technickou podporu, kterou jsem nastavil na adrese jack+help@groovypost.com. Ale na odpůrce na straně, je tu trochu zapojení.

Krok první

Zaregistrujte se do IssueBurner. Jediné, co musíte udělat, je navštívit IssueBurner.com a klikněte Přihlásit se. Dejte jim své jméno a e-mailovou adresu a máte hotovo.

Upozorňujeme, že nemusíte nutně používat e-mailovou adresu, kterou budete používat k zadávání příchozích požadavků na technickou podporu.

Krok dva

Vytvořte skupinu v IssueBurner. Tento krok byste vlastně mohli přeskočit, pokud plánujete věnovat tento účet jednomu účelu, ale pokud chcete použít IssueBurner pro jiné organizace a povinnosti, je dobrý nápad skupina. Klikněte na Skupiny v pravém horním rohu a klikněte Vytvořit skupinu.

Zadejte název skupiny a organizaci. Zde jsem vybral „Pomoc" a "groovyPost. “

Tato adresa nebude pro web viditelnáveřejnost. Místo toho odešlou e-mailem na adresu, kterou jsem zmínil výše, což bude jediná adresa, která dokáže řešit problémy. Přidá se tím vrstva ochrany proti spamu, ale také se vytvoří profesionálnější vzhled zahrnutím vlastního názvu domény do e-mailu. Nyní si všimněte, že jsem ji nastavil, aby problémy mohly nahlásit Kdokoliv. To je prozatím nezbytné, abychom mohli ověřit pravidlo předávání Gmailu. Možná se budete chtít vrátit a změnit ji na Pouze členové skupiny později.

Klikněte na Vytvořit až bude hotovo.

Dále přidejte členy, kteří mohou přidávat problémy. Pro naše účely přidám adresu jack+help@groovypost.com. Pokud chcete, můžete přidat další. Řekněme, že bych také mohl přidat jerry+help@groovypost.com nebo tammy+help@groovypost.com, pokud bych chtěl, aby ostatní mohli také zpracovat žádosti o pomoc (a pokud tito lidé skutečně existovali). Pamatujte: u účtů Google Apps pro domény a Gmail je vše, co přidáte po znaménku +, ignorováno, ale stále jej lze použít pro účely filtrování. Číst náš předchozí příspěvek pro více informací Přizpůsobené adresy Gmailu.

Poslední věcí, kterou byste měli udělat, je změna adresy na odpověď. Udělat to tak, klikněte Skupiny a klikněte Spravovat vedle názvu skupiny. Pod Nastavení skupiny, klikněte Změna vedle "Výchozí z e-mailu a odpověď na něj“. Pokud tak učiníte, bude vaše e-mailová adresa IssueBurner.com soukromá.

Dobře, teď jsme všichni připraveni na IssueBurner. Pojďme do Gmailu.

Krok tři

Nastavit přeposílání v Gmailu. Cílem je předat všechny e-maily zaslané na adresu jack+help@groovypost.com na adresu help.groovypost@issueburner.com. Abychom to mohli udělat, musíme nejprve ověřit, že jsme oprávněni předat tuto poslední adresu. V Gmailu, klikněte Nastavení a vybrat Přeposílání a POP / IMAP. Klikněte na Přidejte adresu pro přesměrování a zadejte help.groovypost@issueburner.com, nebo cokoli, co nastavíte svůj skupinový účet IssueBurner jako.

Poté Gmail pošle e-mail na adresuÚčet IssueBurner s potvrzovacím odkazem. IssueBurner vám to vrátí jako nový problém, takže by se měl zobrazit v doručené poště Gmailu. Můžete to také vidět ve svém účtu IssueBurner. Klikněte na to potvrdit.

Krok čtyři

Filtrujte zprávy odeslané na vaši přizpůsobenou adresu Gmailu. Klikněte na Nastavení a vybrat Filtry a klikněte Vytvořte nový filtr. Do pole Komu: zadejte svou vlastní e-mailovou adresu a klikněte Další krok.

Můžete si nastavit tato pravidla, jak si přejete, ale protože IssueBurner vás přesto upozorní na nová vydání, ráda vybírám Označit jako přečtené a Přeskočit doručenou poštu. Nejdůležitější volbou je vybrat Přeposlat to: a vyberte help.groovypost@issueburner.com. Klikněte na Vytvořit filtr až bude hotovo.

Nyní jste hotovi. Zkusme to.

Vytváření úloh pomocí IssueBurner

Nyní jsme s filtrem Gmail nastavili aMáme skupinu IssueBurner, všechny e-maily zaslané na adresu jack+help@groovypost.com se automaticky změní na problém IssueBurner. Název problému bude předmětem e-mailu a popis bude předmětem e-mailu. Řekněme například, že mi někdo zaslal e-mailem otázku, jak trvale smazat váš účet Facebook.

Po odeslání výše uvedeného e-mailu se stanou dvě věci:

1. Ve skupině help.groovypost IssueBurner je vytvořen problém
2. Dostávám e-mail s upozorněním jako takovým.

Tento problém se může projevit až za několik minut.

A tady je to v Gmailu…

Reakce na úkoly

Pokud uživatel nemá účet IssueBurner, obdrží konzervovanou odpověď, v níž je upozorní, že problém byl přijat. Budou také vyzváni k přihlášení.

Řekněme tedy, že v reakci na tohoto čtenáře je chci nasměrovat na náš příspěvek po smazání vašeho účtu na Facebooku. Mohl bych odpovědět na e-mail, který jsem obdržel od IssueBurner, a přidat Komentář. Bez ohledu na to, pokud se čtenář přihlásí, obdrží oznámení, že problém byl aktualizován s komentářem.

Pokud se zaregistrují, mohou sledovat všechny komentáře a stav svého vydání ze svého vlastního účtu IssueBurner.

Čtenář nebo zákazník může odpovědět na e-mails jejich komentářem, abychom vás informovali, zda vaše řešení problém vyřešilo nebo ne. To se přidá k úkolu jako komentář, který si můžete prohlédnout z vlastního ovládacího panelu IssueBurner.

Správa a uzavírání problémů

Problémy můžete seřadit podle skupiny nebo stavu na IssueBurner.com.

IssueBurner.com má také velmi pěkný mobilní web.

Jakmile je problém vyřešen, můžete jej jednoduše zavřít z ovládacího panelu IssueBurner. Všichni přidružení uživatelé budou o tom informováni. Alternativně ji můžete označit jako „Později“, Což může být užitečné, pokud řešení čeká na vyřízení a vy byste ho měli sledovat, až bude k dispozici.

Můžete si také všimnout, že jsem přidal Vnitřní komentář. Tyto budou viditelné pouze pro členy skupiny a administrátory. Pokud například chcete zákazníkovi zavolat doping nebo mu všem sdělit, aby jeho požadavky ignoroval, můžete tak učinit interním komentářem a nebudou moudřejší.

Závěr

Jak jsem již zmínil, jedná se pouze o jednu aplikaciIssueBurner. Můžete jej použít ke spolupráci se skupinami nebo ke sledování úkolů pro sebe. Pokud si například přejete připomenout, že chcete kontaktovat, pokud neodpoví, ale nutně nechcete, aby viděli vaše problémy s IssueBurner, můžete BCC issues@issueburner.com. Nebo ji můžete použít ke sledování faktur a faktur prostřednictvím CC’ing issues@issueburner.com, kdykoli pošlete e-mail vašemu účetnímu oddělení. Pokud jste chytrý a organizovaný, IssueBurner může být přínosem pro vaši produktivitu.

Všimněte si, že IssueBurner je v současné době volný, uvolnit, a zůstane zdarma, dokud bude v beta verzi. Webyog, společnost, která vydala IssueBurner a CloudMagic, slibuje, že vám před zavedením jakýchkoli cenových struktur sdělí 60 dní předem. Nevědí, jak by to mohlo vypadat v budoucnu, ale pravděpodobně bude mít bezplatnou a placenou verzi.

P.S. Opravdu jsem tento systém vytvořil, takže pokud máte další otázky, pošlete mi e-mail na adresu jack+help@groovypost.com nebo se podívejte na naše Forum.