Всичко, което трябва да знаете за започване на работа с Google Документи

Google Документи е безплатна онлайн услуга, която позволяваможете да създавате, редактирате и сътрудничите върху документи, направо от вашия браузър. Нека разгледаме по-подробно функциите и да прегледаме защо обичаме това приложение от Google.

Някога бях фен на Microsoft Word. Но в крайна сметка се уморих да плащам за нещо, което имаше безплатни алтернативи онлайн. Така че пробвах безплатния LibreOffice, но когато компютърът ми се самонаправи, загубих цялата си работа. Тогава реших да изпробвам облачните бази на Google Документи и оттогава не се оглеждах назад.

Google Документи е един от крайъгълните камъни наОфертите на Офис на Google и въпреки склонността на Google за случайно изключване на услугите им, тя досега е една от онези, които все още са останали, тъй като са закупени от Google през 2006 г. Наред с електронни таблици, слайдове, формуляри и чертежи, Google има изгради огромен и страхотен продуктов пакет, конкурент на Microsoft, който управляваше този ъгъл на ИТ индустрията с много малка конкуренция.

Според мен Google Docs има две основни предимства. Едното, това е огромен монолит на компания с универсална марка, която няма вероятност да фалира по всяко време през следващия век. Така хората се чувстват успокоени от прехвърлянето на важната си работа в услугата и оставянето й там. Няма да се събудят една сутрин, за да намерят услугата внезапно затворена.

Второ, Google Документи се захранва от другите услуги на Google (превеждат, търсят, шрифтове, изображения и т.н.). Всичко е интегрирано безпроблемно и може да се използва заедно - всички с един акаунт.

Но правите ли наистина ли знаете всичко, което трябва да знаете за Google Документи? Скоро ще разберем

Какво е Google Документи накратко

Когато използвате нещо като Microsoft Word илиLibreOffice, файловете, които запазвате, се запазват само на компютъра, на който работите (освен ако не ги запазите в решение за съхранение в облак като Dropbox). Плюс всички промени, които направите, се губят веднага щом промените нещо и след това натиснете „спасяване”Бутон.

Сега сравнете това с Google Документи. Google Документи е подобна, намалена версия на Microsoft Word, освен че пребивава онлайн, Това означава:

• Всички ваши документи са достъпни онлайн, където и да има интернет връзка. Ако компютърът ви се пържи, можете просто да отидете на друг компютър, за да получите файловете си. Нищо не се губи.
• Никога не трябва да си спомняте, за да запазите нещо, защото по всяко време промените нищо в документа - дори ако просто натиснете интервала - Google Документи автоматично го записва в нова версия.
• Нова версия означава, че ако искате да върнете документа си към предишна версия, това е буквално на няколко кликвания.
• Можете да инсталирате разширения и джаджи, за да улесните работата си. Много от тях са свързани с други услуги на Google.
• Можете да поканите хора с профил в Googleприсъединете се към документа и всеки може да види всеки друг посетител на документа, включително всички пишещи / промени, които прави в реално време. Можете да редактирате редакции на други хора, да оставяте коментари и да чатите в чат кутия. Това прави безпроблемно сътрудничеството.

Очевидно има и други продукти, които правят товацяло съвместно нещо като Dropbox Paper. Microsoft Word и LibreOffice също ви позволяват да оставяте коментари в документи. Word Online също напредва в областта на съавторството и сътрудничеството. Но според мен е Google, който според мен е успял да създаде по-превъзходния продукт. Просто работи наистина много добре.

Нека разгледаме последователно всяка функция.

Онлайн, където и да има интернет връзка

Много е модерно да се насочваме към злите облачни изчисления, но нека да се обърнем внимание, има много добра причина, поради която облачните компютри са популярни. А именно, това е удобно. Хората любов удобство. С облачните компютри няма нужда да се притеснявате за инсталиране на софтуер на всичките си устройства или за архивиране на вашите файлове.

Всичко, от което се нуждаете, е силна парола за защита на вашия облачен акаунт, заедно с двуфакторно удостоверяване.

Минавайки през предната врата

Има два начина за достъп до Google Документи. Или чрез директната му връзка - docs.google.com - която ще ви доведе тук:

Или чрез връзката на Google Drive - drive.google.com - след това щракнете върху синьото Отворете Google Drive бутон.

На следващия екран щракнете Ново> Google Документи.

Независимо по кой маршрут сте избрали да отидете, ще ви бъдат предложени две опции - започнете с празен документ или изберете шаблон.

Празният документ

Празната документа е много ясна. Просто го изберете, дайте на заглавието на документа, след което започнете да пишете.

Както казах в началото, Google Docs е многосъкратена версия на Microsoft Word. Така че има много плитка крива на обучение и почти няма място за някакви катастрофи. Ето защо тя е толкова популярна.

Помнете поговорката „…. Толкова просто, дори моята баба можеше да го направи"? Е, това се отнася за Google Документи. Просто започнете да пишете. Както казах по-рано, тя просто работи.

Промяна на настройките на страницата

Налични са различни опции за промяна на настройките на страницата по начина, по който искате.

Първо, ако отидете на Файл> Настройка на страницата, можете да донесете тази кутия. След като направите промени, можете да ги запазите като стойности по подразбиране за всички бъдещи документи.

Има ги и в горната лента на менюто.

Този отляво е подравняването на текст / изображение, а този вдясно е разстоянието между редовете.

За да видите какви са останалите настройки, просто кликнете с мишката върху тях и подсказка ще се появи с името на функцията, заедно с клавишната комбинация.

Шрифтове и Как да получите повече

С шрифтовете получавате често срещаните такива катоArial, Times New Roman, Verdana и т.н. Но ако искате да се развихрите с шрифтовете си, тогава можете да изтеглите и инсталирате още чрез Google Fonts. Просто кликнете върху „Още шрифтове”В горната част на менюто с шрифтове.

Това поле ще се покаже чрез Google Fonts. Изберете шрифтовете, които искате, като щракнете върху тях, след което щракнете Добре.

Сега ще ги видите в менюто на вашия шрифт.

Шаблоните

Понякога се нуждаете от конкретен тип документ и вместо сами да го форматирате, можете просто да изберете един от предварително форматираните шаблони, предоставени от Google.

Ако това е начинът, по който искате да извървите, изберете „От шаблон”, Когато изберете да създадете нов документ. Тогава ще се появят безплатните шаблони.

Има много неща за избор, например автобиографии,бланки, доклади, брошури, бележки за клас, планове за уроци, наръчници, договори и много други. Просто изберете един и започнете да го персонализирате според вашите нужди.

Въпреки че съм объркан защо кучето има нужда от възобновяване. Може би да кандидатства за поста на куче пазач?

Всяка промяна се запазва автоматично

Спомняте ли си, когато ви казах, че Google Документи автоматично спестява всичко? Когато започнете да пишете в празния си документ, погледнете горната лента на менюто до опцията „Помощ“. Ще видите това:

И тогава това:

Когато видите думите, „Всички промени, запазени в Диск”, Никога не трябва да се притеснявате да загубите нещо, което някога сте въвели в този документ. Освен ако не изтриете документа, разбира се.

Преминаване към предишни версии

Кликвайки върху това „Всички промени запазени в Диск“Ще ви покаже предишните версии. Така че, ако сте променили нещо, напълно го намразите и искате да се върнете към по-стара версия, това е напълно лесно.

След като щракнете върху „Всички промени, запазени в устройството“ връзка, ще видите това:

Тази в горната част е текущата версия. Тези по-долу са по-старите версии с времеви марки. Изберете към коя версия искате да се върнете, като щракнете върху нея вдясно. След това в горната част на страницата щракнете върху „Възстановяване на тази версия".

Сега гледайте старата версия магически да се върне!

Добавки за по-обогатен потребителски опит

Google Документи има много добавки, които можете да инсталирате, за да улесните вашето преживяване. Плюс това, разработчиците могат да направят свои собствени и да ги представят за разглеждане от Google.

За да видите добавките, отворете менюто Добавки в горната част на екрана и изберете „Вземете добавки". Сега ще се появи кутия, в която ще видите някои подчертани добавки, както и поле за търсене, за да намерите други.

Ето моите фаворити, които използвам през цялото време. Когато ги отворите и използвате чрез менюто Добавки, те се отварят в десния панел на страничната лента. Можете да използвате само една добавка наведнъж.

По-добър брой думи

Намирането на броя на думите ви е лесно. Просто трябва да отидете на Инструменти> Брой думи, Но ако сте в потока, спирането постоянно да щракнете върху опциите на менюто може да бъде наистина дразнещо. Това е където По-добър брой думи превъзхожда.

След като го отворите, той седи отдясно на вашия екран. След това, щом започнете да пишете, броят на думите ви ще се промени в реално време. Не се изисква кликване далеч.

Тезаурус на OneLook

Когато сте заети да пишете, понякога да намеритеправилната дума е трудно да се мисли. Именно тук е полезен тезаурусът на OneLook. Освен синоними, можете да получите и рими, прилагателни, съществителни имена и много други.

Openclipart

Clipart се счита от някои за лепкав, но има равен брой хора, които го харесват. Ето защо, ако имате нужда от клипарт, който да бъде включен в документа ви в Google Документи, Openclipart е основна добавка.

След като го отворите, дясната странична лента ще се отвори с поле за търсене. Потърсете това, което търсите, кликнете върху него. Той автоматично ще бъде вмъкнат в документа.

превеждам

Google Документи има функция за превод на целия документ (повече за това по-късно). Но можете също да преведете малки парчета от документа с „превеждам”Добавка

Маркирайте текста, който искате да преведете, отворете добавката „Превод“, изберете целевия език и щракнете върху „превеждам”Бутон.

Поканете хората на вашия документ, коментар и чат

Един от най-добрите функции в Google Документи са функции за сътрудничество в реално време. Без значение къде сте и вашите колеги по света, всички можете да се съберете на един и същ документ, да оставяте коментари, да редактирате писането на друг и да разговаряте.

Преди Google Документи хората ще изпращат най-новите съобщенияверсия на текстообработващ документ на приятел или колега. Колкото повече версии са изпратени по имейл, толкова по-голям е рискът да има объркване относно това коя е най-новата версия.

Но Google Docs премахва това главоболие. Сега просто трябва да бъдете поканен на едно шифрована връзка и да видите най-новата версия точно пред очите ви.

Покани хора

Всеки, който трябва да бъде поканен в документ в Google, се нуждае от акаунт в Google. Това може да бъде стандартен безплатен акаунт в Gmail или платен акаунт в Google Apps.

Сега кликнете върху синия бутон „СПОДЕЛЕТЕ“ в горния десен ъгъл на екрана с документи и кутия ще скочи нагоре.

Ако кликнете върху „Вземете възможност за споделяне“, Имате възможност да направите връзка къдетовсеки може да получи достъп до документа, при условие че има връзка. Можете също да редактирате техните разрешения за гледане, като например способността им да редактират работата ви или просто да я четете.

Или ако предпочитате да поканите конкретен човек, можете да копирате имейла му в полето „Хора " раздел, заедно с това, което им е позволено да правят в документа. Прикачете и бележка, ако има нещо, което искате да им кажете.

Ако имате хора във вашата книга с контакти за този имейл адрес и един от тях е човекът, когото искате да поканите, полето за електронна поща автоматично ще се попълва, спестявайки ви малко време.

Когато човекът приеме вашата покана, ще ги видите в горната част на екрана, до бутона SHARE.

Освен това ще видите как курсорът им се движи, докато се движат през документа.

Трябва да се отбележи, че като документсъздателю, ти оставаш да го контролираш по всяко време. Никой не може да ви премахне от документа. Но можете да премахнете хората, които поканите (просто не позволявайте на захранването да ви отиде в главата!).

Чат

Докато пишете, сътрудничите и така нататък, можете също да разговаряте помежду си. Кутията за чат се намира до синия бутон СПОДЕЛЕТЕ в горната част на екрана. Щракването върху него ще разкрие полето за чат.

Коментирайки

Коментирането на която и да е част от документа е много лесно. Просто трябва да подчертаете частта от текста, която искате да направите коментар. След това отдясно на страницата ще се появи малък речен балон.

Кликнете върху това и се появява подходящо поле за коментар. Вече можете да напишете своя мисив. Когато приключите, маркираният текст пожълтява и вашият коментар седи на страницата.

Собственикът на документа вече получава имейл известие с вашия коментар и те могат да отговорят или маркират проблема като „решен“, което кара коментара ви да изчезне.

Експортиране от Google Документи

След като окончателно завършите документа си, вероятно ще трябва да го експортирате от Google Документи в определен формат.

Ако отидете на Файл> Изтегляне като ...., ще видите различните налични опции.

Изберете отровата си и гледайте как файлът ви се изтегля.

Други готини съвети и трикове

Искате ли още повече съвети и трикове относно Google Документи? Радвам се, че казахте да, защото имам товари повече.

Качване на сканирани документи и други файлове

Google иска да използвате Google Документи като хранилище за всичките си файлове. Затова те искат да качите другите си файлове (PDF, DOC X и т.н.) и да ги съхранявате в Docs / Drive.

Ако обаче ги запазите в тези файлови формати,Google ви санкционира, като вземете размера на файловете от ограничението за съхранение на вашия акаунт в Google. Но ако преобразувате файла във „файл на Google“ (който е съвместим с работа в Google Документи), внезапно съхраняването на файла в Документи / Диск е безплатно. Плюс това заема по-малко място за съхранение.

Ето PDF файл, който наскоро качих. За да го превърнете в документ в Google, щракнете с десния бутон върху него и изберете „Отворен с" и тогава "Гугъл документи".

Преобразуването ще бъде бързо и тогава можете да отворите новия файл. Можете също да изтриете стария файл, ако искате, тъй като той ще заема ненужно място.

Ако файлът е фотокопие на документ, Googleможе да конвертира този документ в редактируем текст с помощта на технология, наречена OCR (оптично разпознаване на символи). Това е същата технология, която Project Gutenberg и The Internet Archive използват за индексиране на книги с обществено достояние.

Намиране и замяна на текст

Това очевидно не е функция, изключително за Google Документи (Microsoft Word го има от години), но можете да намерите определена дума или текст и автоматично да я замените с друга дума или текст.

Като белетрист това за мен е безценноВинаги сменям имена на знаци. Мога да се върна назад, да напиша името на героя и след това да посоча кое име трябва да бъде променено. Google Docs прави останалото.

Първо, отидете на Редактиране> Намиране и замяна.

Когато се появи полето, въведете думата, която искате да задействате. Вдясно ще ви каже колко екземпляра на тази дума има в документа. След това отдолу посочете новата дума.

Можете да ги замените едно по едно, като използвате "Замяна"Или всички от тях, използващи"Заменете всички".

Вмъкване на номера на страница

Ако имате нужда от вашия документ да има номера на страници, това също е лесно.

Отидете на Вмъкване> Номер на заглавието и страница> Номер на страницата.

Изберете кой стил на номериране искате. След като щракнете върху него, всяка страница ще бъде номерирана по начина, който сте посочили.

Създайте личен речник, за да запазите тези грешки

В зависимост от това къде се намирате в света, GoogleДокументите може да решат, че това, което пишете, е грешно. Например, регистриран съм в акаунта си в Google като английски език във Великобритания, но ако напиша статия за клиент от САЩ на американски английски език, изведнъж всяка втора или трета дума се маркира като неправилно написана.

Или ако напиша фантастичен роман с имена катоТогава генерал Zuugg ми казва, че Zuugg не е дума (очевидно). Така че можете да се възползвате от функцията за личен речник на Google Doc, за да станете Самюел Джонсън и да го направите дума!

Просто подчертайте думата, подчертана в червено, щракнете с десния бутон и изберете „Добавете към личния речник".

След това червената линия за грешка ще изчезне и не трябва да получавате съобщението за грешка отново за тази дума.

Незабавно преведете документа си с помощта на Google Translate

Можете да преведете целия си документ, като използвате вградената функция на Google Преводач. Това е наистина полезно, ако имате приятели, колеги или клиенти, които говорят различен език.

Просто отидете на Инструменти> Превод на документ.

Това извежда това поле, което ви моли да назовете преведения документ (ще бъде направено копие), както и езика, на който искате да бъде преведен.

Намирайки се в Германия, избрах немски и магически се появи новопреведена немска версия на този документ. Форматирането обаче оставя много да се желае, с много думи, натъпкани заедно.

Вмъкване на връзки с помощта на вграденото Google Търсене

Търсачката на Google е вградена директно в Google Docs. Ако искате да се свържете с нещо, просто го маркирайте, щракнете с десния бутон и изберете „връзка".

Друга възможност е да маркирате текста, който искате да свържете, и да щракнете върху иконата на връзката в горната лента на менюто.

Това отваря меню, където се показват най-добрите резултати от търсенето. Ако видите връзката, която търсите, кликнете върху нея, за да може връзката да бъде автоматично вмъкната във вашия документ.

Ако не виждате желаната връзка, има „Повече ▼Опция по-надолу в списъка. Щракване, което ще отвори страница с резултати от търсачката на Google в дясната странична лента с думата за търсене, която вече е предварително попълнена.

Използвайте Google Docs в движение с мобилното приложение

И накрая, можете да създавате, преглеждате и редактирате Google Docs с помощта на страхотните безплатни приложения за смартфони. Тук е версията за Android, а също и версията за iOS.

заключение

3000 думи по-късно и имам едва надраска повърхността какво може Google Docsнаправете. Има толкова много неща, които бях принуден да пропусна, за да усетя, че идва следваща статия. Какво бихте искали да видите във втора част? Маси? Бележки под линия? Съдържание? Бих се радвал да чуя от вас в коментарите по-долу.