Как да създадете безплатна система за помощ с помощта на IssueBurner и Gmail
С две думи, ето как работи IssueBurner. Можете да създавате задачи или проблеми, като изпращате имейли issues@issueburner.com. Когато го направите, IssueBurner автоматично създава проблем, свързан с вашия имейл адрес и всички имейл адреси, посочени като получатели в Да се: или CC: поле, Можете да започнете да създавате проблеми, без да подписватенагоре, но когато създадете акаунт, можете да преглеждате отворените си проблеми и да коментирате проблеми. Има някои ключови предимства на тази система, които смятам, че наистина ще работят за екипи за сътрудничество и бюра за поддръжка на клиенти:
- Всичко е базирано на имейл. Проблемите могат да бъдат създадени и проследени всички чрез обикновен CC:.
- Нямате нужда от акаунт на IssueBurner, за да участвате. Това означава, че ВСИЧКИ ваши клиенти и клиенти могат да се качат на борда, без да ги преминават през процеса на регистрация (който е мъртъв просто).
- Подвижен е за мобилни устройства Ако можете да изпратите имейл, можете да запишете проблем.
- Той помага за отделяне на последващи елементи от нормалните имейли.
- Работи с ВСЯКА имейл платформа. Outlook, Gmail и други имейл клиенти ви позволяват да преобразувате имейли в задачи, но IssueBurner ви позволява да споделяте проблеми между всички имейл платформи.
За да извлечете максималния пробег от IssueBurner,ще трябва да приложите малко творчество. Но едно очевидно приложение, което ми идва на ум, е създаването на бюро за помощ. С IssueBurner можете да превърнете входящите имейли в „билети“ и да проследявате състоянието и кореспонденцията с клиента. Ще убия две птици с един камък, като ви покажа как работи IssueBurner, докато настройвам groovyPost “гореща линия" информационно бюро. На клиент страничен (или в нашия случай, читатели, тъй като нямаме клиенти), ще бъде толкова лесно, колкото да изпратите имейл до информационното бюро, което съм настроил на jack+help@groovypost.com. Но на отговарящ от страна, има малко настройка.
Първа стъпка
Регистрирайте се за IssueBurner. Всичко, което трябва да направите, е да посетите IssueBurner.com и кликване Регистрирай се, Дайте им име и имейл адрес и сте готови.
Обърнете внимание, че не е задължително да използвате имейл адреса, който ще използвате, за да подавате входящи заявки за помощ.
Стъпка втора
Създайте група в IssueBurner. Всъщност можете да пропуснете тази стъпка, ако планирате да посветите този акаунт на една единствена цел, но ако искате да използвате IssueBurner за други организации и задължения, групата е добра идея. Кликнете Групи горе вдясно и кликване Създай група.
Въведете име на група и организация. Ето, избрах „Помогне" и "groovyPost. "
Обърнете внимание, че този адрес няма да бъде видим запублично. Вместо това те ще изпратят имейл адреса, който споменах по-горе, който ще бъде единственият адрес, който може да се справи с проблеми. Това добавя слой от защита от нежелана поща, но също така придава по-професионален вид, като включите вашето име на домейн в имейла. Сега, забележете, че съм го настроил, така че да могат да бъдат докладвани проблеми някой, Това е необходимо за момента, за да можем да проверим правилото за пренасочване на Gmail. Може да искате да се върнете и да го промените Само за членове на групата по късно.
Кликнете създавам когато сте готови.
След това добавете членовете, които могат да добавят проблеми. За нашите цели ще добавя jack+help@groovypost.com. Ако искате, можете да добавите други. Кажете, бих могъл да добавя също jerry+help@groovypost.com или tammy+help@groovypost.com, ако искам и другите да могат да подават заявки за помощ (и ако тези хора действително са съществували). Запомнете: с Google Apps за домейни и Gmail акаунти всичко, което добавите след знак +, се игнорира, но все още може да се използва за целите на филтрирането. Прочети предишната ни публикация за повече информация за Персонализирани адреси за Gmail.
Едно последно нещо, което трябва да направите, е да промените адреса за отговор. За да направите това, кликване Групи и кликване управлявам до името на групата. при Настройки на групата, кликване промяна до "По подразбиране от имейл и отговор за отговор". По този начин ще запазите личния си имейл адрес на IssueBurner.com.
Добре, сега всички сме настроени на IssueBurner. Да отидем в Gmail.
Стъпка трета
Настройте пренасочване в Gmail. Целта тук е да препратите всички имейли, изпратени на jack+help@groovypost.com, за да help.groovypost@issueburner.com. За да направим това, първо трябва да проверим дали сме упълномощени да препращаме до последния адрес. В Gmail, щракнете Настройки и изберете Препращане и POP / IMAP. Кликнете Добавете адрес за пренасочване и въведете help.groovypost@issueburner.com или каквото настроите вашия групов акаунт IssueBurner като.
След това Gmail ще изпрати имейл доАкаунт IssueBurner с връзка за потвърждение. IssueBurner ще ви върне като нов брой, така че трябва да се покаже във вашата пощенска кутия в Gmail. Можете също да го видите в профила си IssueBurner. Кликнете това за потвърждение.
Стъпка четвърта
Филтрирайте съобщения, изпратени до вашия персонализиран адрес в Gmail. Кликнете Настройки и изберете Филтри и кликване Създайте нов филтър, В полето За: въведете вашия персонализиран имейл адрес и кликване Следваща стъпка.
Можете да настроите тези правила по ваше желание, но тъй като IssueBurner така или иначе ще ви уведомява за нови проблеми, обичам да изберете Маркирай като прочетено и Пропуснете входящата поща, Най-важният вариант за избор е да изберете Препратете го на: и изберете help.groovypost@issueburner.com. Кликнете Създайте филтър когато сте готови.
Сега вече сте готови. Нека да го изпробваме
Създаване на задачи с IssueBurner
Сега с филтъра за Gmail, който създадохме иГрупата IssueBurner, която имаме, всички имейли, изпратени на jack+help@groovypost.com, автоматично ще бъдат превърнати в проблем на IssueBurner. Името на изданието ще бъде тема на имейла, а описанието ще бъде тялото на имейла. Например, да кажем, че някой ми изпрати имейл въпрос относно „Как да изтриете трайно профила си във Facebook“.
След като горният имейл бъде изпратен, се случват две неща:
- В групата help.groovypost IssueBurner се създава проблем
- Получавам имейл, уведомяващ ме за такъв.
Имайте предвид, че може да отнеме няколко минути, докато проблемът се появи.
И ето го в Gmail ...
Отговор на задачи
Ако потребителят няма акаунт на IssueBurner, той ще получи консервиран отговор, който ги уведомява, че проблемът е получен. Те също ще бъдат поканени да се регистрират.
Така че, да речем в отговор на този читател, искам да ги насоча към нашия пост за изтриване на вашия акаунт във Facebook. Мога да отговоря на имейла, който получих от IssueBurner, за да добавя коментар, Независимо дали читателят се е регистрирал, той ще получи известие, че проблемът е актуализиран с коментар.
Ако се регистрират, те могат да проследяват всички коментари и състоянието на проблема си от собствения си акаунт IssueBurner.
Читателят или клиентът може да отговори на имейлас техния коментар, като ви уведомявате дали решението ви го е поправило или не. Това се добавя към задачата като коментар, който можете да видите от собственото табло на IssueBurner.
Управление и закриване на проблеми
Можете да сортирате проблеми по група или статус в IssueBurner.com.
IssueBurner.com също има много хубав мобилен сайт.
След като проблемът бъде решен, можете просто да го затворите от таблото за управление на IssueBurner. Всички свързани потребители ще бъдат уведомени като такива. Като алтернатива можете да го маркирате като „По късно“, Което може да е полезно, ако се очаква решение и искате да продължите, когато то е налично.
Също така тук може да забележите, че съм добавил вътрешен коментар. Те ще могат да се виждат само от членовете на групата и администраторите. Така например, ако искате да наречете клиента наркоман или да кажете на всеки да игнорира молбите му, можете да го направите с вътрешен коментар и те няма да са по-мъдри.
заключение
Както споменах, това е само едно заявление заIssueBurner. Можете да го използвате, за да си сътрудничите с групи или да следите задачите за себе си. Например, ако искате да напомните, че следвате контакт, ако те не отговарят, но не е задължително да искат да виждат вашите проблеми с IssueBurner, можете да BCC issues@issueburner.com. Или можете да го използвате, за да следите фактури и сметки от CC’ing issues@issueburner.com, когато изпращате имейл до вашия счетоводен отдел. Ако сте умен и организиран, IssueBurner може да бъде предимство за вашата производителност.
Обърнете внимание, че IssueBurner е понастоящем Безплатнои ще остане безплатна, докато е в Бета. Webyog, компанията, която направи IssueBurner и CloudMagic, обещава, че ще ви уведомят 60 дни преди да въведат каквито и да било ценови структури. Те не знаят как може да изглежда в бъдеще, но вероятно ще имат безплатна и платена версия.
Послепис Наистина създадох тази система, така че ако имате горещи въпроси, изпратете ми имейл на jack+help@groovypost.com или вижте нашите форум.
Оставете коментар