كيفية تعقب التغييرات في مستندات Microsoft Word

إذا كنت تتعاون مع أعضاء الفريق في المشاريع ، فإن ميزة "تعقب التغييرات" في Word 2016 ضرورية ، وهي الآن أكثر قوة. وإليك كيف يعمل.

إذا كنت تتعاون مع أعضاء الفريق في المشاريعأو تمييز العقود مع الخطوط الحمراء ، يمكن أن يكون تعقب التغييرات في Microsoft Word المنقذ! تعد ميزة "تعقب التغييرات" ميزة مضمنة في Microsoft Word والتي تجلب التعقل إلى العملية حقًا. حتى إذا كنت لا تعمل في مشاريع معقدة مثل عمليات الاستحواذ أو الاندماج أو العقود أو تأليف أفضل الكتب مبيعًا - يمكن أن تكون تعقب التغييرات مفيدة لمشروعات المجموعات الصغيرة مثل الواجبات المدرسية.

منذ آخر مرة غطينا هذه الميزة في Microsoftكلمة 2010 ، كانت هناك تحسينات كبيرة تجعل تتبع التغييرات أكثر قوة. مع توفر Office Online ، يمكن للمستخدمين إجراء تعاون في الوقت الفعلي على مستند ، وهذه واحدة من الميزات الجديدة المثيرة التي ننظر إليها في هذه المقالة.

تمكين واستخدام تعقب التغييرات في Word 2016

الخطوة 1: بدء المحتوى

ستحتاج إلى البدء ببعض المحتويات الموجودة في المستند الذي تتعاون معه. تتم كتابة هذا الجزء من المستند بواسطة مستخدم مختلف. كتبت الفقرة الأولى من قبلي.

الخطوة 2: تمكين تعقب التغييرات
لبدء تعقب التغييرات ، انتقل إلى مراجعة علامة التبويب وانقر فوق تعقب التغيرات في ال تتبع مجموعة (يمكنك أيضا الضغط CTRL + SHIFT + E.)

عند تمكين Track Changes ، سترى بالون لكل مؤلف في الجانب الأيمن من الشاشة.

الخطوة 3: التحرير

يستخدم "تعقب التغييرات في Word" تنسيق الألوان لتجنب الالتباس. المؤلف الأول أزرق والثاني أحمر. عندما يقوم مؤلفون آخرون بإجراء تعديلات ، سيتم تعيين لون فريد لهم أيضًا.

عند إجراء عمليات التحرير على المستند ، يظهر خط عمودي بجوار الفقرة للإشارة إلى التغييرات التي تم إجراؤها على المستند. لاحظ أن الفقرة الأولى لا تحتوي على هذا بسبب تعقب التغيرات لم يتم تمكين حتى في الوثيقة. عند النقر فوق إظهار تعقب التغييرات شريط ، فإنه ينشط على الفور تسليط الضوء على كل شيءالتعديلات التي تم إجراؤها على المستند مع تعليقها. إذا حافظت على تمكينها وأجرت تعديلات ، فسترى التغييرات في الوقت الفعلي أثناء الكتابة والحذف.

الخطوة 4: التعليقات ، البالونات وأدوات التحرير الإضافية

إذا كنت ترغب في إضافة تعليق على كلمة أو فقرة ، فقم بتمييزها ثم حدد مراجعة علامة التبويب وانقر فوق تعليق جديد في ال تعليقات مجموعة. ستظهر تعليقاتك بعد ذلك على الجانب الأيمن من المستند عند الانتهاء من المستند ؛ يمكنك إيقاف تشغيلها.

أحد الأشياء التي ستلاحظها عند تطبيق تنسيقات خاصة مثل Bold أو Italic أو Underline ، تتم إضافة تعليق تلقائيًا إلى تعقب التغييرات التي تسمى تنسيق.

يمكنك أيضًا تخصيص كيفية ظهور البالونات في المستند. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد رؤية كل المراجعات التي تمت إضافتها إلى المستند من قبل كل مؤلف ، فانقر فوق مراجعة علامة تبويب> إظهار العلامات القائمة> بالونات > عرض التنقيحات في البالونات.

التنقيحات

جزء المراجعة (مراجعة > جزء المراجعة) يتيح لك مراجعة جميع التعديلات التي كتبها كل المؤلف الذييمكنك عرض عموديا أو أفقيا على الشاشة. يمكنك النقر فوق كلمة أو فقرة في لوحة المراجعات ، وسوف تنتقل تلقائيًا إلى هذا الجزء من المستند.

الخطوة 5: قبول أو رفض التغييرات التي تم إجراؤها على المستند

إذا كنت توافق على التغييرات التي تم إجراؤها على المستند ، فيمكنك قبولها أو رفضها. انقر على شريط "إظهار تعقب التغييرات" الذي يبرز التغييرات التي أجراها المؤلف الآخر ، ثم انتقل إلى مراجعة علامة التبويب ، انقر فوق قبول زر للتأكيد.

ستلاحظ الآن التغييرات يتم تطبيقها على الفور.

الخطوة 6: مقارنة أو دمج المستندات

يمكن أن يستفيد مؤلفو الميزات المفيدة الآخرونمن هو القدرة على نسخة تتبع وثيقة. على سبيل المثال ، إذا قام مؤلفان بتزكية نفس المستندات في نسختين واستمرتا في العمل عليها بشكل منفصل ، فيمكنهما فيما بعد مقارنة النسختين والجمع بينهما. طالما أنها متشابهة في الهيكل ، يمكنك دمج الاثنين في إنشاء وثيقة نهائية.

لمقارنة التغييرات ودمجها ، حدد مراجعة علامة التبويب ، انقر فوق قارن ثم حدد المستند الأصلي في مربع الحقل ، ثم حدد الإصدار المنقح ، ثم انقر فوق حسنا.

سيقوم Microsoft Word بعد ذلك بتقديم جزء ثلاثيعرض المستند الذي يظهر على الشاشة الرئيسية كمستند نهائي مع محتوى مدمج ، والنسخ الأصلية والبديلة في جزء النافذة الصغيرة. عند التمرير ، يمكنك مقارنة التغييرات. من الأفضل القيام بذلك على شاشة ذات دقة شاشة كافية.

عندما تكون جاهزًا لدمج المستندات في نسخة نهائية ، عد إلى مراجعة انقر فوق علامة التبويب قارن ثم اضغط دمج حدد المستند الأصلي في مربع الحقل ، ثم حدد الإصدار المنقح ، ثم انقر فوق حسنا.

سترى بعد ذلك الوثيقة المدمجة مع التغييرات التي أجراها مؤلفون آخرون بلون آخر.

التكامل مع Office Online

واحدة من الميزات القاتلة لتطبيقات Googleكانت أدوات التعاون في الوقت الحقيقي. لقد استحوذت Microsoft أخيرًا على مجموعة Office Online التي تتميز بإصدار Word المستند إلى الويب. ميزة جديدة في Word 2016 هي القدرة على مشاركة وعرض من يعمل على وثيقتك. للقيام بذلك ، انقر فوق شارك زر وحفظ المستند إلى مجلد OneDrive الخاص بك.

سيكشف جزء المشاركة ثم إضافيةالخيارات ، مع القدرة على دعوة الأشخاص لتحرير المستند مع قيود مختلفة. ستلاحظ أيضًا تمكين خيارات حظر المؤلفين وتقييدهم داخل يحمي مجموعة. إذا كنت تستخدم Office 365 في إعداد مؤسسة ، فيمكنك دعوة المؤلفين للتعاون.

لهذه المادة ، وسوف تستخدم الحصول على رابط المشاركة التي سأرسلها بالبريد الإلكتروني إلى مؤلفين إضافيين أود التعاون معهم في المستند.

عندما تقوم أنت أو المؤلف الآخر بتحميل Word Online وإجراء تغييرات ، سيتم إعلام الأشخاص الآخرين المتعاونين في المستند في الوقت الفعلي.

هنا يمكنك رؤية التعديلات المحفوظة التي أجراها المؤلف الآخر مرمزة بالألوان في تمييز أزرق.

عندما لا يعود المؤلف يقوم بتحرير المستند ، سيتم إعلامك في Word 2016.

كما ترون ، تتبع التغييرات أكثرقوية مع ميزات التعاون في الوقت الحقيقي. سواء كنت تعمل في مشاريع كبيرة أو صغيرة ، يمكن لـ Word 2016 أن يجعل من السهل إبقاء الجميع على نفس الصفحة. يضيف التنسيق اللوني والمشاركة والتحرير في الوقت الفعلي والتكامل السحابي مع OneDrive إلى تجربة جذابة.