Google Apps - Ako zakázať históriu rozhovorov a vynútiť rekord

V predvolenom nastavení sa história rozhovoru Google ukladá používateľomÚčty Gmail a sú prístupné pod štítkom Rozhovory. Aj keď používatelia môžu zakázať nahrávanie histórie rozhovorov, mnohí z nich nevedia, pretože pravdepodobne ani nevedia, že nastavenie existuje. Ak ste spoločnosť „Gone Google“, je to problém. Prečo?

Pracoval som v oblasti informačnej bezpečnosti na interneteÚroveň spoločnosti na niekoľko rokov a ja som zistil, že ľudia majú tendenciu hovoriť veľmi nevhodné veci v rozhovore verzus e-mail. Normálne je to tak preto, že mnoho zamestnancov vníma e-maily ako veľmi formálne a chat ako prechodné, ako napríklad telefonický hovor. Koniec koncov, nikto nepočúva tieto rozhovory v poriadku? Zle. Ako som už vysvetlil, v službe Rozhovor Google sa predvolene zaznamenávajú tie chatové konverzácie IM, vďaka ktorým sú všetky ľahko zistiteľné, ak by sa vašej spoločnosti malo doručiť predvolanie na vyhľadávanie údajov. Áno, mohlo by to byť naozaj, naozaj zlé.

Dobrou správou je, že Google Apps umožňuje systémusprávca, ktorý zakáže nahrávanie histórie rozhovorov a vynúti globálne nastavenie „Off the record“ pre všetkých používateľov služby Google Apps vo vašej firme. Takto to robíte.

Prihláste sa do Konzoly pre správu Google Apps pomocou prihlasovacích údajov správcu a kliknite na položku Nastavenia.

Kliknite na položku Chat na ľavom bočnom paneli.

Začiarknite políčko Vypnúť históriu rozhovorov tak, že všetky budúce rozhovory vynútite ako „Vypnuté“.

Uložte zmenu kliknutím na Uložiť zmeny.

Od tejto chvíle akékoľvek budúcnosť diskusné rozhovory sa nebudú archivovať vo vašomPoužívatelia účtu Gmail v službe Google Apps. Predchádzajúce diskusie v chate však zostanú, pokiaľ ich používateľ neodstráni. Spoločnosť Google bohužiaľ neposkytuje správcom systému spôsob, ako vymazať staré údaje histórie rozhovoru, takže ak ste firma, ktorá to potrebuje, musíte sa obrátiť na svojho správcu účtu Google.