Všetko, čo potrebujete vedieť o tom, ako začať s dokumentmi Google

Dokumenty Google je bezplatná online služba, ktorá to umožňujemôžete vytvárať, upravovať a spolupracovať na dokumentoch priamo z vášho prehliadača. Poďme sa bližšie pozrieť na funkcie a skontrolujte, prečo sa nám táto aplikácia od spoločnosti Google páči.

Kedysi som bol fanúšikom programu Microsoft Word. Ale nakoniec som bol unavený platením za niečo, čo malo zadarmo alternatívy online. Skúsil som teda bezplatný LibreOffice, ale keď sa môj počítač sám zbalil, stratil som všetku prácu. To bolo vtedy, keď som sa rozhodol vyskúšať Dokumenty Google v cloude a odvtedy som sa nepozeral späť.

Dokumenty Google sú jedným zo základných kameňovPonuka spoločnosti Google od spoločnosti Google a napriek snahám spoločnosti Google o neúmyselné zastavenie poskytovania služieb je táto služba zatiaľ jednou z tých, ktorá zostala stále v platnosti, pretože ju kúpila spoločnosť Google v roku 2006. Spolu s tabuľkami, listami, formulármi a kresbami spoločnosť Google postavil obrovského a impozantného rivala v oblasti produktivity pre spoločnosť Microsoft, ktorý kedysi vládol v tomto rohu odvetvia IT, o čom hovorila len veľmi malá konkurencia.

Podľa môjho názoru má služba Dokumenty Google dve hlavné silné stránky. Po prvé, je to obrovský monolit spoločnosti s univerzálnym uznaním značky, ktorá pravdepodobne nebude v najbližšom storočí v konkurze. Ľudia sa teda cítia istí, že presunú svoju dôležitú prácu do služby a nechajú ju tam. Jedného rána sa nezobudia a nájdu službu, ktorá sa náhle uzavrie.

Po druhé, služba Dokumenty Google využíva ďalšie služby Google (preklad, vyhľadávanie, písma, obrázky atď.). Všetko je bezproblémovo integrované a dá sa používať spolu - všetko s jedným účtom.

Ale ty naozaj viete všetko o službe Dokumenty Google? Čoskoro to zistíme.

Čo sú dokumenty Google v skratke

Ak používate niečo ako Microsoft Word aleboLibreOffice, súbory, ktoré uložíte, sa uložia iba v počítači, na ktorom pracujete (pokiaľ ich neuložíte do cloudového úložného riešenia, ako je Dropbox). Akonáhle niečo zmeníte, stratia sa všetky vykonané zmeny a potom kliknete na „save“.

Teraz to porovnajte s dokumentmi Google. Dokumenty Google je podobná zmenšená verzia programu Microsoft Word, okrem toho, že býva online, To znamená:

• Všetky vaše dokumenty sú k dispozícii online všade, kde je pripojenie na internet. Ak sa váš počítač vypráža, môžete jednoducho ísť do iného počítača a získať svoje súbory. Nič sa nestratí.
• Už nikdy nebudete musieť pamätať, aby ste niečo uložili, pretože kedykoľvek sa zmeníte čokoľvek v dokumente - aj keď ste práve narazili na medzerník - Dokumenty Google ho automaticky uložia v novej verzii.
• Nová verzia znamená, že ak chcete vrátiť dokument späť na predchádzajúcu verziu, je to doslova pár kliknutí.
• Môžete nainštalovať rozšírenia a widgety, aby ste uľahčili prácu. Mnohé z nich sú prepojené s inými službami Google.
• Môžete pozvať ľudí s účtom Googlepripojiť sa k dokumentu a každý môže vidieť každého ďalšieho návštevníka dokumentu vrátane písania / zmien, ktoré vykonajú v reálnom čase. Úpravy iných ľudí môžete upravovať, zanechávať komentáre a chatovať v chatovacej schránke. Vďaka tomu je spolupráca bez námahy.

Je zrejmé, že existujú aj ďalšie produkty, ktoré robiacelá spolupráca, ako napríklad Dropbox Paper. Programy Microsoft Word a LibreOffice vám tiež umožňujú zanechávať komentáre v dokumentoch. Word Online tiež robí pokroky v oblasti spoluautorstva a spolupráce. Podľa môjho názoru je to však spoločnosť Google, ktorá dokázala vytvoriť kvalitnejší produkt. Funguje to naozaj naozaj dobre.

Pozrime sa postupne na každú funkciu.

Online kdekoľvek existuje pripojenie k internetu

Je veľmi módne zamerať sa proti zlu cloud computingu, ale je to veľmi dobrý dôvod, prečo je cloud computing populárny. Konkrétne je to tak pohodlnejšie. ľudia love pohodlie. Vďaka cloud computingu sa nemusíte starať o inštaláciu softvéru do všetkých svojich zariadení ani o zálohovanie súborov.

Potrebujete iba silné heslo na ochranu svojho cloudového účtu a dvojfaktorové overenie.

Prechádzanie prednými dverami

Existujú dva spôsoby prístupu k dokumentom Google. Buď priamym odkazom - docs.google.com - ktorý vás sem privedie:

Alebo prostredníctvom odkazu na Disk Google - drive.google.com - potom kliknite na modré Prejdite na Disk Google Tlačidlo.

Na ďalšej obrazovke kliknite na Nové> Dokumenty Google.

Bez ohľadu na to, ktorou cestou sa vyberiete, dostanete dve možnosti - začať prázdnym dokumentom alebo zvoliť šablónu.

Prázdny dokument

Prázdny dokument je veľmi jednoduchý. Stačí si vybrať, pomenovať dokument a potom začať písať.

Ako som už povedal na začiatku, Dokumenty Google sú veľmi dôležitéstiahnutá verzia programu Microsoft Word. Existuje teda veľmi plytká krivka učenia a prakticky žiadny priestor pre prípadné katastrofy. Preto je tak populárny.

Pamätajte na príslovie „... je to jednoduché, aj keby to mohla urobiť aj moja stará mama"? To sa týka dokumentov Google. Stačí začať písať. Ako som už povedal, funguje to jednoducho.

Zmena nastavení stránky

K dispozícii sú rôzne možnosti na zmenu nastavení stránky tak, ako chcete.

Najprv, ak pôjdete na Súbor> Nastavenie strany, môžete toto pole vyzdvihnúť. Po vykonaní zmien ich môžete uložiť ako predvolené hodnoty pre všetky budúce dokumenty.

Na hornom paneli ponuky sa nachádzajú aj tieto položky.

Jeden naľavo je zarovnanie textu / obrázkov a ten napravo je riadkovanie.

Ak chcete vidieť, aké sú ďalšie nastavenia, stačí na ne umiestniť kurzor myši a zobrazí sa popis s názvom funkcie spolu s jej klávesovou skratkou.

Písma a ako získať viac

S fontami získate bežné písma akoArial, Times New Roman, Verdana atď. Ak sa však chcete so svojimi typmi písma trochu diviť, môžete si ich prostredníctvom služby Google Fonts stiahnuť a nainštalovať viac. Stačí kliknúť na „Ďalšie písma“V hornej časti ponuky písiem.

Toto pole sa zobrazí prostredníctvom služby Google Fonts. Kliknutím na ne vyberte požadované písma a potom kliknite na OK.

Teraz ich uvidíte v ponuke písiem.

Šablóny

Niekedy potrebujete konkrétny typ dokumentu a namiesto formátovania sami si môžete vybrať iba jednu z predformátovaných šablón poskytovaných spoločnosťou Google.

Ak chcete ísť týmto spôsobom, vyberte možnosť „Zo šablóny“Pri rozhodovaní o vytvorení nového dokumentu. Potom sa objavia bezplatné šablóny.

Existuje veľa možností na výber, napríklad obnovenie,hlavičkové papiere, správy, brožúry, poznámky k triedam, plány hodín, príručky, zmluvy a oveľa viac. Jednoducho si vyberte jeden a začnite ho prispôsobovať, aby vyhovoval vašim potrebám.

Aj keď som zmätený v tom, prečo pes potrebuje pokračovať. Možno požiadať o post strážneho psa?

Automatické ukladanie každej jednotlivej zmeny

Pamätáte si, keď som vám povedal, že Dokumenty Google automaticky ukladajú všetko? Keď začnete písať prázdny dokument, pozrite sa na hornú lištu ponuky vedľa možnosti „Pomocník“. Uvidíte toto:

A potom toto:

Keď uvidíte slová, „Všetky zmeny uložené na Disku“, Nikdy sa nemusíte báť straty všetkého, čo ste v tomto dokumente napísali. Pokiaľ dokument samozrejme neodstránite.

Vrátenie späť k predchádzajúcim verziám

Kliknutím na to „Všetky zmeny uložené na disku”Vám ukáže predchádzajúce verzie. Takže ak ste niečo zmenili, úplne to nenávideli a chcete sa vrátiť späť k staršej verzii, je to úplne jednoduché.

Po kliknutí na „Všetky zmeny uložené na disku“ odkaz, uvidíte toto:

Ten na vrchu je aktuálna verzia. Nižšie sú uvedené staršie verzie s časovými pečiatkami. Kliknutím na príslušnú verziu vyberte verziu, do ktorej sa chcete vrátiť späť. Potom v hornej časti stránky kliknite na možnosť „Obnoviť túto verziu".

Teraz sledujte, ako sa stará verzia magicky vracia!

Doplnky pre vylepšenie používateľského prostredia

Aplikácia Dokumenty Google obsahuje množstvo doplnkov, ktoré môžete nainštalovať, aby vám uľahčili prácu. Vývojári si navyše môžu vytvoriť vlastné a odoslať ich na posúdenie spoločnosti Google.

Ak chcete zobraziť doplnky, prejdite na ponuku Doplnky v hornej časti obrazovky a vyberte možnosť „Získajte doplnky". Teraz sa objaví pole, kde uvidíte niektoré zvýraznené doplnky, ako aj vyhľadávacie pole, kde nájdete ďalšie.

Tu sú moje obľúbené položky, ktoré používam stále. Keď ich otvoríte a použijete prostredníctvom ponuky Doplnky, otvoria sa v paneli bočného panela na pravej strane. Naraz môžete použiť iba jeden doplnok.

Lepší počet slov

Nájdenie počtu slov je ľahké. Musíte len ísť Nástroje> Počet slov, Ale ak ste v pohybe, zastavenie neustáleho klikania na možnosti ponuky môže byť skutočne nepríjemné. Toto je kde Lepší počet slov vyniká.

Po jeho otvorení sedí na pravej strane obrazovky. Akonáhle začnete písať, počet vašich slov sa zmení v reálnom čase. Nevyžaduje sa kliknutie.

OneLook Thesaurus

Ak ste zaneprázdnení písaním preč, niekedy zistítena správne slovo je ťažké myslieť. Tam sa hodí OneLook Thesaurus. Okrem synoným môžete získať aj rýmy, prídavné mená, podstatné mená a oveľa viac.

OpenClipart

Clipart je niektorými považovaný za lepkavý, ale existuje rovnaký počet ľudí, ktorí sa mu páčia. Preto, ak potrebujete do svojho dokumentu Dokumenty Google pridať klipart, je Openclipart nevyhnutným doplnkom.

Po jeho otvorení sa otvorí pravý bočný panel s vyhľadávacím poľom. Vyhľadajte, čo hľadáte, a kliknite naň. Automaticky sa vloží do dokumentu.

preložiť

Dokumenty Google majú funkciu na preklad celého dokumentu (viac o tom neskôr). Môžete však preložiť aj malé kúsky dokumentu pomocou „preložiť”Doplnok.

Zvýraznite text, ktorý chcete preložiť, otvorte doplnok „Preložiť“, vyberte cieľový jazyk a potom kliknite na „preložiť“.

Pozvite ľudí na váš dokument, komentár a rozhovor

Jeden z najlepšie funkcie v Dokumentoch Google sú funkcie spolupráce v reálnom čase. Bez ohľadu na to, kde ste vy a vaši kolegovia na svete, môžete sa všetci stretnúť v tom istom dokumente, zanechať komentáre, upravovať vzájomné písanie a chatovať.

Pred službou Dokumenty Google ľudia posielali e-mailom najnovšie správyverzia dokumentu na spracovanie textu priateľovi alebo kolegovi. Čím viac verzií dostalo e-mail, tým väčšie riziko bolo, že by bola nejasnosť, o ktorej najnovšej verzii sa jedná.

Dokumenty Google však túto bolesť hlavy odstraňujú. Teraz musíte byť pozvaní na jeden šifrovaný odkaz a vidieť najnovšiu verziu priamo pred vašimi očami.

Pozývajú ľudí

Každý, kto musí byť pozvaný do dokumentu Google, potrebuje účet Google. Môže to byť štandardný bezplatný účet Gmail alebo platený účet Google Apps.

Teraz kliknite na modré tlačidlo „ZDIEĽAŤ“ v pravom hornom rohu obrazovky Dokumenty a okno vyskočí.

Ak kliknete na „Získajte odkaz na zdieľanie“, Máte možnosť vytvoriť odkaz, kdek dokumentu má prístup každý, za predpokladu, že má odkaz. Môžete tiež upravovať ich oprávnenia na prezeranie, napríklad schopnosť upravovať svoju prácu alebo ju iba čítať.

Alebo ak by ste radšej pozvali konkrétnu osobu, môžete jej e-mail skopírovať do „ľudia " a spolu s tým, čo môžu v dokumente robiť. Pripojte tiež poznámku, ak im chcete niečo povedať.

Ak máte vo svojom adresári kontaktov pre danú e-mailovú adresu a jednou z nich je osoba, ktorú chcete pozvať, do e-mailového poľa sa automaticky vyplní pole, čo vám ušetrí trochu času.

Keď osoba prijme vaše pozvanie, uvidíte ich v hornej časti obrazovky vedľa tlačidla ZDIEĽAŤ.

Pri pohybe dokumentom uvidíte aj pohyb kurzora.

Je potrebné zdôrazniť, že ako dokumenttvorca, máte nad tým stále kontrolu. Nikto vás nemôže z dokumentu odstrániť. Môžete však odstrániť ľudí, ktorých pozvete (jednoducho nenechajte energiu prísť k vašej hlave!).

chatovanie

Keď píšete, spolupracujete a tak ďalej, môžete sa spolu zhovárať. Chatovací box je umiestnený vedľa modrého tlačidla ZDIEĽAŤ v hornej časti obrazovky. Kliknutím naň sa zobrazí okno rozhovoru.

komentovanie

Komentovanie akejkoľvek časti dokumentu je veľmi jednoduché. Jednoducho musíte zvýrazniť časť textu, ku ktorej chcete pridať komentár. Vpravo na stránke sa potom objaví malá bublina.

Po kliknutí na toto sa zobrazí príslušné pole pre komentovanie. Teraz môžete napísať svoju misiu. Po dokončení sa zvýraznený text zmení na žltý a váš komentár sa na stránke nachádza.

Vlastník dokumentu teraz dostane e-mailové upozornenie s vašim komentárom a môže naň odpovedať alebo ho označiť ako „vyriešený“, vďaka čomu sa váš komentár stratí.

Exportuje sa z Dokumentov Google

Po dokončení dokumentu bude pravdepodobne potrebné exportovať ho z Dokumentov Google v konkrétnom formáte.

Ak pôjdete na Súbor> Stiahnuť ako .... uvidíte rôzne dostupné možnosti.

Vyberte jed a sledujte sťahovanie súboru.

Ďalšie skvelé tipy a triky

Chcete ešte viac tipov a trikov týkajúcich sa služby Dokumenty Google? Som rád, že ste povedali áno, pretože mám viac.

Nahrajte naskenované dokumenty a ďalšie súbory

Google chce, aby ste Dokumenty Google používali ako úložisko všetkých svojich súborov. Chcú preto, aby ste odovzdali svoje ďalšie súbory (PDF, DOC X atď.) A uložili ich do priečinka Dokumenty / Disk.

Ak ich však uchovávate v týchto formátoch súborov,Spoločnosť Google vás penalizuje tak, že vezme veľkosť súborov z limitu úložiska účtu Google. Ak však konvertujete súbor na „súbor Google“ (taký, ktorý je kompatibilný s spustením v službe Dokumenty Google), je náhle uloženie súboru na Docs / Drive bezplatné. Navyše zaberá menej úložného priestoru.

Tu je súbor PDF, ktorý som nedávno odovzdal. Ak ho chcete zmeniť na dokument Google, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz „Otvorený s" a potom "Google Dokumenty".

Konverzia bude rýchla a potom môžete otvoriť nový súbor. Starý súbor môžete tiež odstrániť, ak chcete, pretože zaberá zbytočné miesto.

Ak ide o kópiu dokumentu, Googledokáže tento dokument previesť na upraviteľný text pomocou technológie nazývanej OCR (Optical Character Recognition). Je to rovnaká technológia, ktorú používajú Project Gutenberg a The Internet Archive na indexovanie kníh vo verejnom vlastníctve.

Nájsť a nahradiť text

Toto samozrejme nie je funkcia exkluzívna pre službu Dokumenty Google (Microsoft Word ju má už celé veky), ale môžete nájsť konkrétne slovo alebo text a nechať ho automaticky nahradiť iným slovom alebo textom.

Ako autor beletrie je to pre mňa neoceniteľnéVždy mením mená znakov. Môžem sa vrátiť, zadať meno postavy a potom určiť, na aké meno musí byť osoba zmenená. Aplikácia Dokumenty Google robí všetko ostatné.

Najprv choďte na Úpravy> Nájsť a nahradiť.

Po zobrazení poľa zadajte slovo, ktoré chcete nuke. Vpravo sa dozviete, koľko prípadov tohto slova je v dokumente. Potom pod ním zadajte nové slovo.

Môžete ich nahradiť naraz "Nahradiť“Alebo všetky naraz pomocou„Nahradiť všetko".

Vložte čísla strán

Ak potrebujete, aby váš dokument obsahoval čísla strán, je to tiež jednoduché.

Ísť do Vložiť> Záhlavie a číslo stránky> Číslo stránky.

Vyberte požadovaný štýl číslovania. Po kliknutí na ňu sa každá stránka očísluje spôsobom, ktorý ste zadali.

Vybudujte si osobný slovník na zapnutie týchto preklepov

V závislosti od toho, kde sa na svete nachádzate, GoogleDokumenty sa môžu rozhodnúť, že to, čo píšete, je zlé. Napríklad som zaregistrovaný vo svojom účte Google ako britská angličtina, ale ak napíšem článok pre amerického klienta v americkej angličtine, zrazu bude každé druhé alebo tretie slovo označené ako nesprávne napísané.

Alebo ak píšem fantasy román s menami akoGenerál Zuugg mi potom povie, že Zuugg nie je slovo (samozrejme). Vďaka funkcii osobného slovníka aplikácie Dokumenty Google sa môžete stať Samuelom Johnsonom a urobiť z toho slovo!

Jednoducho zvýraznite slovo podčiarknuté červenou farbou, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „Pridať do osobného slovníka".

Červený chybový riadok potom zmizne a pre dané slovo by ste už nemali dostať chybové hlásenie.

Okamžitý preklad dokumentu pomocou služby Google Translate

Celý svoj dokument môžete preložiť pomocou zabudovanej funkcie Prekladač Google. Je to naozaj užitočné, ak máte priateľov, kolegov alebo klientov, ktorí hovoria iným jazykom.

Jednoducho choďte na Nástroje> Preložiť dokument.

Zobrazí sa toto pole, ktoré vás požiada o pomenovanie preloženého dokumentu (vyhotoví sa kópia), ako aj o jazyk, do ktorého chcete preložiť.

Keď som bol v Nemecku, vybral som si nemčinu a magicky sa objavila novo preložená nemecká verzia tohto dokumentu. Formátovanie však zostáva veľa žiaduce, s množstvom slov napísaných dohromady.

Vložte odkazy pomocou vstavaného vyhľadávania Google

Vyhľadávací nástroj Google je zabudovaný priamo do Dokumentov Google. Ak chcete niečo prepojiť, jednoducho ho zvýraznite, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „odkaz".

Prípadne zvýraznite text, ktorý chcete prepojiť, a kliknite na ikonu odkazu na hornom paneli s ponukami.

Otvorí sa ponuka, v ktorej sa zobrazia najlepšie výsledky vyhľadávania. Ak vidíte hľadaný odkaz, kliknite naň a odkaz sa automaticky vloží do dokumentu.

Ak nevidíte požadovaný odkaz, je tu „viac“Ďalej v zozname. Kliknutím na toto sa otvorí stránka s výsledkami vyhľadávacieho nástroja Google na pravom bočnom paneli s hľadaným výrazom už vopred vyplneným.

Používajte Dokumenty Google na cestách s mobilnou aplikáciou

Nakoniec môžete vytvárať, prezerať a upravovať Dokumenty Google pomocou skvelých bezplatných aplikácií pre smartfóny. Tu je verzia pre Android a tiež verzia pre iOS.

záver

3000 slov neskôr a mám ťažko poškriabali povrch, čo dokážu Dokumenty Googlerobiť. Je toho natoľko, že som bol nútený vynechať, aby som cítil prichádzajúci článok o sledovaní. Čo by ste chceli vidieť v druhej časti? Stoly? Poznámky pod čiarou? Obsahy? Rád by som od vás počul v nižšie uvedených komentároch.