Čo sú to súbory PST programu Outlook a prečo ich používať ... alebo nie?

Len o KAŽDOM, s kým hovorím v prácisa sťažuje na veľkosť svojho firemného e-mailového účtu. Normálne to nie je problém (ale ľudia sa stále sťažujú), pretože keď sa poštová schránka priblíži k limitu, väčšina e-mailových serverov (napríklad Microsoft Exchange) upozorní používateľa, aby mohol poštovú schránku vyčistiť pred serverom presadzuje ich obmedzenia veľkosti obmedzením odosielania a prijímania zo servera.

Teraz je to všetko v poriadku a Dandy, AŽ DO ... na pár dní idete na dovolenku, tieto varovania týkajúce sa veľkosti e-mailu prichádzajú a odchádzajú, a potom KABOOM !!! Vaša poštová schránka je PLNÁ a vy už nemôžeteposlať / prijať e-mail z vášho mobilu alebo dokonca OWA (Outlook Web Access). Hovor som dostal miliónkrát. Môj iPhone nemôže odosielať e-maily, pomoc!

• Čo teda robiť?
• Existuje riešenie pre tieto nedostatočne veľké poštové schránky?
• Čo by som mal urobiť pred odchodom na dovolenku?

Teraz vám predstavím neslávny (podľa IT) súboru Outlook PST.

Čo sú to súbory .PST programu Outlook?

• Dátové súbory programu Outlook alebo Microsoft Outlook.Súbory PST (ako sú známe) sa dajú vytvoriť pomocou programu Microsoft Outlook na presun alebo kopírovanie e-mailov a príloh z vášho účtu poštovej schránky servera na lokálne PC. V podstate ide o lokálny archívny alebo úložný súbor, ktorý vytvoríte na ukladanie e-mailov a príloh na pevný disk, jednotku USB alebo zdieľanie servera (v závislosti od toho, kde ste ich vytvorili a uložili).

Koľko môžete ukladať v súboroch .PST programu Outlook?

• Pred programom Outlook 2003/2007.Do súborov PST bolo možné uložiť iba 2 GB e-mailu a príloh. V programoch Outlook 2003 a Outlook 2007 sa formát zmenil a súbory PST sa mohli podľa potreby zväčšovať na viac ako 20 GB, pokiaľ sa nezmení predvolená konfigurácia.
• Úprimne povedané, nedovoľte im získať 20 koncertov. Je to veľa lepší nápad, ako udržať súbory .PST väčšie ako niekoľko koncertov. Ak potrebujete viac úložného priestoru, namiesto vytvorenia vytvorte nový súbor .PST obrovský Archívy .PST. Čím väčšia je.Súbory PST majú väčšiu šancu na poškodenie a stratu údajov (plus ťažšie bude zálohovanie zlých chlapcov.) K klientovi Outlook môžete pripojiť toľko súborov .PST, koľko potrebujete, takže svoju e-mailovú schránku logicky oddeľte od viacerých .PST súbory, ak potrebujete uložiť viac ako niekoľko GIG starých e-mailov.
• TIP - Ak na archiváciu starého e-mailu používate súbory .PST, komprimujte ich potom, čo do nich skopírujete všetky staré údaje. E-mail je zvyčajne iba text, takže veľmi pekne komprimuje.

Ako môžem vytvoriť súbory .PST programu Outlook?

• Je to JEDNODUCHÉ, tu je niekoľko príručiek pre aplikáciu Outlook 2007, 2013 a 2016.

Prečo používať / vytvárať súbory .PST? Výhody?

Veľkosť poštovej schránky

• Pamätáte si na prvý odsek tohto článku? Väčšina správcov e-mailov obmedzuje veľkosť poštových schránok spoločnosti. Čím je poštová schránka väčšia, tým viac miesta na disku potrebuje, tým viac je potrebné zálohovať a tým viac času potrebovať na vykonanie týchto záloh.
• Ak máte e-mailovú adresu (ako ja), 200Poštová schránka v megabajtoch ju jednoducho nevystrihne. Tu prichádzajú súbory .PST. Vytvorte iba súbor .PST a do neho presuňte e-mail. Fungujú rovnako ako bežný priečinok poštovej schránky v programe Outlook. Drag and Drop. Je to jednoduché! <Dajte mi vedieť, ak potrebujete pomoc. Svoje otázky jednoducho uverejnite na našom fóre>.
• Najnovšie verzie indexov Windows Searchvašu poštovú schránku A všetky miestne súbory .PST (konfigurovateľné), ktoré umožňujú takmer okamžitý prístup ku všetkým e-mailom prostredníctvom funkcií vyhľadávania zabudovaných v programe Microsoft Outlook.

Zálohovanie a obnova po katastrofe

• Ak nemáte e-mail (alebo mu nedôverujete)správca, ktorý pravidelne vykonáva zálohy vášho e-mailového servera a potom kopíruje svoj e-mail (áno, nemusíte poslať poštu do súborov .PST, môžete ju tiež skopírovať) do miestneho súboru .PST je rýchla a ľahká metóda na zabezpečenie váš e-mail je obnoviteľný v scenári DR servera.

prenosnosť

• Súbory .PST spôsobujú prenos e-mailov. Povedzme napríklad, že chcete presunúť e-maily z jednej poštovej schránky do druhej. Napríklad vaše meniace sa úlohy a chcete si priniesť starý e-mail. Alebo možno meníte poskytovateľov hostiteľa. ALEBO, možno budete chcieť skopírovať svoj osobný a pracovný e-mail do súboru .PST, ponechať ho na malom disku USB a mať ho stále pri sebe. Ako som povedal, súbory .PST udržujú poštu veľmi prenosnú. A áno, je to aj účet GMAIL, ale tento článok sa netýka účtu GMAIL :)

zabezpečenia

• Vedeli ste, že je takmer nemožnésledovať / audit, či váš IT pracovník / oddelenie číta váš e-mail? Presunutím „citlivého“ alebo „dôverného“ e-mailu z e-mailového / výmenného servera do lokálneho súboru .PST sa pridá vrstva zabezpečenia.
• Poznámka: Väčšina IT oddelení je schopná vás chytiť.PST súbory bez toho, aby ste o tom vedeli priamo z pevného disku v práci. Z tohto dôvodu je nevyhnutné zaistiť ďalšie zabezpečenie pevného disku počítača. O tejto téme čoskoro napíšem článok, zatiaľ sa však pozriem na tento článok. Je to trochu „GEEKY“, preto si ho čoskoro ukážem v článku, ktorý vysvetľuje niekoľko možností zabezpečenia súborov .PST.

Aké sú nevýhody používania súborov .PST?

Vzdialený prístup

• Raz je poštou pohyboval do a.Súbor PST už nebude na serveri dostupný pomocou aplikácií vzdialeného prístupu, ako sú OWA alebo Mobilné telefóny, ktoré SYNC používajú vo vašej poštovej schránke. Na prístup k e-mailu v súboroch .PST budete musieť použiť úplného klienta Microsoft Outlook. V takýchto situáciách môže pomôcť malý disk USB. Stále to však nie je také pohodlné, ako nechať e-mail na serveri.

Ľudia sa vám nepáčili a je možné, že prídete o prácu

• Súbory .PST v priebehu času (v závislosti od množstva e-mailovdostanete / ponecháte) môže zaberať veľa miesta na vašom lokálnom počítači alebo zdieľať server, v závislosti od toho, kde ich ukladáte. Chlapci v oblasti IT nenávidia všetko, čo ich núti pracovať, ibaže to buduje svoj životopis, takže umiestnenie niekde veľa údajov, ktoré od nich bude vyžadovať, aby ich kúpili viac miesta na disku, ich rozruší.
• Oddelenia Corporate Legal a oddelenia správy záznamov sa nepáčia súbory .PST, pretože vám umožňujú koncovému používateľovi jednoducho ignorovať alebo obísť zásady uchovávania / ničenia firemných dokumentov.
• Tímy Corporate Information Security tiež nieako napríklad súbory .PST, pretože ak ich spoločnosť Legal niekedy požiada o obnovenie údajov v prípade súdneho konania alebo predvolania, súbory .PST môžu exasperovať náklady a úsilie pri obnove údajov.

Výkon systému a mozgu

• Čím viac e-mailu máte, tým viac e-mailu musíte vy aj váš počítač sledovať a spracovávať.
• Pretože prostredníctvom služby Windows Search (alebo iného e-mailového / systémového indexovania) sa indexuje viac e-mailov a príloh, váš index bude väčší a vaše vyhľadávanie bude trvať dlhšie.

Dúfam, že som odpovedal na všetky vaše otázkyo súboroch Microsoft Outlook .PST a pokryli niektoré výhody a nevýhody na vysokej úrovni. Ale v prípade, že mi niečo chýba, neváhajte a napíšte komentár alebo pošlite svoju otázku na moje fórum.