Tutto ciò che devi sapere su Introduzione a Google Documenti

Google Docs è un servizio online gratuito che consenteper creare, modificare e collaborare ai documenti, direttamente dal tuo browser. Diamo un'occhiata più da vicino alle funzionalità e esaminiamo perché amiamo questa app di Google.

Una volta ero un fan di Microsoft Word. Ma alla fine, mi sono stancato di pagare qualcosa che aveva alternative gratuite online. Così ho provato LibreOffice gratuitamente ma quando il mio computer si è rovinato da solo, ho perso tutto il mio lavoro. Fu allora che decisi di provare Google Docs basato su cloud e da allora non ho più guardato indietro.

Google Docs è uno dei cardini diLe offerte di Google Office e, nonostante la propensione di Google a chiudere casualmente i loro servizi, è stata finora una di quelle rimaste in piedi, da quando è stata acquistata da Google nel 2006. Insieme a fogli di calcolo, diapositive, moduli e disegni, Google ha ha creato un'enorme e formidabile suite di produttività che rivaleggia con Microsoft che era solita dominare questo angolo del settore IT con pochissima concorrenza di cui parlare.

A mio avviso, Google Documenti ha due punti di forza principali. Uno, è un enorme monolite di un'azienda con un riconoscimento universale del marchio che non è destinata a fallire in qualsiasi momento nel prossimo secolo. Quindi le persone si sentono rassicurate nel trasferire il loro lavoro importante al servizio e lasciarlo lì. Non si sveglieranno una mattina per trovare il servizio improvvisamente chiuso.

In secondo luogo, Google Documenti è alimentato dagli altri servizi Google (traduzione, ricerca, caratteri, immagini, ecc.). Tutto è perfettamente integrato e può essere utilizzato insieme, tutto con un unico account.

Ma tu veramente sai tutto quello che c'è da sapere su Google Documenti? Lo scopriremo presto.

Che cos'è Google Docs in breve

Quando usi qualcosa come Microsoft Word oLibreOffice, i file salvati vengono salvati solo sul computer su cui stai lavorando (a meno che non li salvi su una soluzione di archiviazione cloud come Dropbox). Inoltre, tutte le modifiche apportate vengono perse non appena si modifica qualcosa e quindi si preme il tasto "salvare".

Ora confronta questo con Google Documenti. Google Documenti è una versione simile e ridotta di Microsoft Word, tranne che risiede online. Questo significa:

• Tutti i tuoi documenti sono disponibili online ovunque sia presente una connessione Internet. Se il tuo computer si rompe, puoi semplicemente andare su un altro computer per ottenere i tuoi file. Nulla è perduto.
• Non devi mai ricordare di salvare nulla perché ogni volta che cambi nulla nel documento, anche se hai appena premuto la barra spaziatrice, Google Documenti lo salva automaticamente per te in una nuova versione.
• Una nuova versione significa che se si desidera ripristinare il documento a una versione precedente, è letteralmente a un paio di clic di distanza.
• Puoi installare estensioni e widget per semplificare il tuo lavoro. Molti di essi sono collegati ad altri servizi di Google.
• Puoi invitare persone con un account Google aUnisciti al documento e tutti possono vedere tutti gli altri visitatori del documento, inclusi eventuali digitazioni / modifiche apportate in tempo reale. Puoi modificare le modifiche di altre persone, lasciare commenti e chattare in una finestra di chat. Questo rende la collaborazione senza sforzo.

Ovviamente, ci sono altri prodotti che fanno iltutta la collaborazione come Dropbox Paper. Microsoft Word e LibreOffice consentono inoltre di lasciare commenti nei documenti. Word Online sta anche facendo passi avanti nel campo della creazione condivisa e della collaborazione. Ma è Google che, secondo me, è riuscito a creare il prodotto più eccellente. Funziona davvero davvero bene.

Diamo un'occhiata a ciascuna funzione a turno.

Online ovunque ci sia una connessione a Internet

È molto di moda affrontare i mali del cloud computing, ma ammettiamolo, c'è un'ottima ragione per cui il cloud computing è popolare. Vale a dire, lo è conveniente. Gli esseri umani amore convenienza. Con il cloud computing, non devi preoccuparti di installare software su tutti i tuoi dispositivi o eseguire il backup dei file.

Tutto ciò di cui hai bisogno è una password complessa per proteggere il tuo account cloud, insieme all'autenticazione a due fattori.

Passando attraverso la porta d'ingresso

Esistono due modi per accedere a Google Documenti. O attraverso il suo link diretto - docs.google.com - che ti porterà qui:

Oppure tramite il link di Google Drive - drive.google.com - quindi fai clic sul blu Vai a Google Drive pulsante.

Nella schermata successiva, fai clic su Nuovo> Google Documenti.

Indipendentemente dal percorso che scegli di percorrere, ti verranno presentate due opzioni: iniziare con un documento vuoto o scegliere un modello.

Il documento vuoto

Il documento vuoto è molto semplice. Basta sceglierlo, assegnare un titolo al documento, quindi iniziare a digitare.

Come ho detto all'inizio, Google Docs è moltoversione ridotta di Microsoft Word. Quindi c'è una curva di apprendimento molto superficiale e praticamente non c'è spazio per eventuali catastrofi. Ecco perché è così popolare.

Ricorda il detto "... così semplice che anche mia nonna poteva farlo“? Bene, questo vale per Google Documenti. Inizia a digitare. Come ho detto prima, funziona e basta.

Modifica delle impostazioni della pagina

Sono disponibili varie opzioni per modificare le impostazioni della pagina nel modo desiderato.

Innanzitutto, se vai a File> Imposta pagina, puoi aprire questa casella. Una volta apportate le modifiche, è possibile salvarle come valori predefiniti per tutti i documenti futuri.

Ci sono anche questi sulla barra dei menu in alto.

Quello a sinistra è l'allineamento testo / immagine e quello a destra è l'interlinea.

Per vedere quali sono le altre impostazioni, passa il mouse su di esse e apparirà una descrizione con il nome della funzione, insieme alla sua scorciatoia da tastiera.

Caratteri e come ottenere di più

Con i caratteri, ottieni quelli comuni comeArial, Times New Roman, Verdana e così via. Ma se vuoi diventare un po 'selvaggio con i tuoi caratteri, puoi scaricarne e installarne altri tramite Google Fonts. Basta fare clic su "Più caratteri"Nella parte superiore del menu dei caratteri.

Questa casella verrà visualizzata tramite Google Fonts. Scegli i caratteri che desideri facendo clic su di essi, quindi fai clic su ok.

Li vedrai ora nel menu dei caratteri.

I modelli

A volte hai bisogno di un tipo di documento specifico e invece di formattarlo da solo, puoi semplicemente scegliere uno dei modelli preformattati forniti da Google.

Se questo è il modo in cui vuoi andare, scegli "Da un modello"Quando si sceglie di creare un nuovo documento. Quindi verranno visualizzati i modelli gratuiti.

Ci sono molte tra cui scegliere, come curriculum,carta intestata, relazioni, brochure, appunti di classe, piani di lezione, manuali, contratti e molto altro. Basta sceglierne uno e iniziare a personalizzarlo in base alle proprie esigenze.

Anche se sono sconcertato sul motivo per cui un cane ha bisogno di un curriculum. Magari fare domanda per il posto di cane da guardia?

Salvataggio automatico di ogni singola modifica

Ricordi quando ti ho detto che Google Documenti salva automaticamente tutto? Quando inizi a digitare il tuo documento vuoto, osserva la barra dei menu in alto accanto all'opzione "Aiuto". Vedrai questo:

E poi questo:

Quando vedi le parole, "Tutte le modifiche salvate in Drive", Non devi mai preoccuparti di perdere qualsiasi cosa tu abbia mai digitato in quel documento. A meno che tu non elimini il documento ovviamente.

Ritorno alle versioni precedenti

Cliccando su quel "Tutte le modifiche salvate in Drive"Link mostrerà le versioni precedenti. Quindi, se hai cambiato qualcosa, l'hai odiato totalmente e vuoi tornare a una versione precedente, è completamente senza sforzo.

Dopo aver cliccato su "Tutte le modifiche salvate in Drive" link, vedrai questo:

Quello in alto è la versione corrente. Quelle che seguono sono le versioni precedenti con timestamp. Scegli la versione a cui desideri ripristinare facendo clic su di essa a destra. Quindi nella parte superiore della pagina, fai clic su "Ripristina questa versione”.

Ora guarda la vecchia versione magicamente tornare!

Componenti aggiuntivi per un'esperienza utente più arricchita

Google Documenti ha molti componenti aggiuntivi che puoi installare per rendere la tua esperienza molto più semplice. Inoltre, gli sviluppatori possono crearli e inviarli per la considerazione di Google.

Per visualizzare i componenti aggiuntivi, vai al menu Componenti aggiuntivi nella parte superiore dello schermo e scegli "Ottieni componenti aggiuntivi”. Apparirà una finestra in cui vedrai alcuni componenti aggiuntivi evidenziati, così come una casella di ricerca per trovarne altri.

Ecco i miei preferiti che uso sempre. Quando li apri e li usi tramite il menu Componenti aggiuntivi, si aprono nel riquadro della barra laterale di destra. È possibile utilizzare un solo componente aggiuntivo alla volta.

Conteggio parole migliore

Trovare il conteggio delle parole è facile. Devi solo andare a Strumenti> Conteggio parole. Ma se sei nel flusso, smettere di fare clic costantemente sulle opzioni di menu può essere davvero irritante. Qui è dove Conteggio parole migliore eccelle.

Dopo averlo aperto, si trova a destra dello schermo. Quindi non appena inizi a digitare, il conteggio delle parole cambierà in tempo reale. Non è richiesto alcun clic di distanza.

Thesaurus di OneLook

Quando sei impegnato a scrivere via, a volte lo trovila parola giusta è difficile da pensare. È qui che OneLook Thesaurus è utile. Oltre ai sinonimi, puoi anche ottenere rime, aggettivi, nomi e molto altro.

openclipart

Alcuni ritengono che il clipart sia pacchiano, ma c'è un uguale numero di persone a cui piace. Ecco perché, se hai bisogno di clipart da includere nel documento di Google Documenti, Openclipart è un componente aggiuntivo essenziale.

Dopo averlo aperto, la barra laterale destra si aprirà con una casella di ricerca. Cerca ciò che stai cercando, quindi fai clic su di esso. Verrà automaticamente inserito nel documento.

Tradurre

Google Documenti ha una funzione per tradurre l'intero documento (ne parleremo più avanti). Ma puoi anche tradurre piccoli pezzi del documento con il "Tradurre" Aggiungi su.

Evidenzia il testo che desideri tradurre, apri il componente aggiuntivo "Traduci", scegli la lingua di destinazione, quindi fai clic su "Tradurre".

Invita persone al tuo documento, commento e chat

Uno di migliori funzionalità in Google Documenti sono le funzioni di collaborazione in tempo reale. Indipendentemente da dove tu e i tuoi colleghi vi troviate nel mondo, potete riunirvi tutti sullo stesso documento, lasciare commenti, modificare la scrittura reciproca e chattare.

Prima di Google Documenti, le persone inviano le email più recentiversione di un documento di elaborazione testi per un amico o un collega. Più versioni venivano inviate via e-mail, maggiore era il rischio che ci fosse confusione su quale fosse l'ultima versione.

Ma Google Docs rimuove quel mal di testa. Ora devi solo essere invitato a un link crittografato e vedere l'ultima versione proprio davanti ai tuoi occhi.

Invitare persone

Chiunque abbia bisogno di essere invitato a un documento di Google ha bisogno di un account Google. Può essere un account Gmail gratuito standard o un account Google Apps a pagamento.

Ora fai clic sul pulsante blu "CONDIVIDI" nell'angolo in alto a destra della schermata di Documenti e una casella salterà in alto.

Se fai clic su "Ottieni link condivisibili", Hai la possibilità di creare un collegamento dovechiunque può accedere al documento, purché abbia il link. Puoi anche modificare le autorizzazioni di visualizzazione, ad esempio la possibilità di modificare il tuo lavoro o semplicemente di leggerlo.

Oppure, se preferisci invitare una persona specifica, puoi copiare la loro email nella "Persone" sezione, insieme a ciò che è permesso loro di fare nel documento. Allega anche una nota se c'è qualcosa che vuoi dire loro.

Se hai persone nella tua rubrica per quell'indirizzo e-mail e una di queste è la persona che desideri invitare, il campo e-mail si popolerà automaticamente, facendoti risparmiare un po 'di tempo.

Quando la persona accetta il tuo invito, li vedrai nella parte superiore dello schermo, accanto al pulsante CONDIVIDI.

E vedrai anche il loro movimento del cursore mentre si muovono attraverso il documento.

Va sottolineato che come documentocreatore, ne mantieni il controllo in ogni momento. Nessuno può rimuoverti dal documento. Ma puoi rimuovere le persone che inviti (non lasciarti andare alla testa!).

chiacchierando

Mentre digiti, collabori e così via, puoi anche chattare tra loro. La finestra di chat si trova accanto al pulsante blu CONDIVIDI nella parte superiore dello schermo. Cliccandolo si aprirà la finestra di chat.

Commentando

Commentare qualsiasi parte del documento è molto semplice. Devi semplicemente evidenziare la parte del testo su cui vuoi fare un commento. Un piccolo fumetto apparirà quindi a destra della pagina.

Fare clic su quello e appare una casella di commento appropriata. Ora puoi scrivere la tua missiva. Al termine, il testo evidenziato diventa giallo e il tuo commento si trova sulla pagina.

Il proprietario del documento ora riceve una notifica e-mail con il tuo commento e può rispondere o contrassegnare il problema come "risolto" che fa scomparire il tuo commento.

Esportazione da Google Documenti

Una volta terminato il documento, sarà probabilmente necessario esportarlo da Google Documenti in un formato particolare.

Se vai a File> Scarica come .... vedrai le diverse opzioni disponibili.

Scegli il tuo veleno e guarda il tuo file scaricato.

Altri trucchi e suggerimenti interessanti

Desideri ancora più suggerimenti e trucchi su Google Documenti? Sono contento che tu abbia detto di sì perché ne ho molti di più.

Carica documenti scansionati e altri file

Google vuole che tu utilizzi Google Documenti come repository per tutti i tuoi file. Quindi vogliono che tu carichi i tuoi altri file (PDF, DOC X, ecc.) E li memorizzi in Docs / Drive.

Tuttavia, se li conservi in ​​quei formati di file,Google ti penalizza prendendo la dimensione dei file dal limite di archiviazione del tuo account Google. Ma se converti il ​​file in un "file Google" (uno compatibile con l'esecuzione in Google Documenti), la memorizzazione improvvisa del file in Documenti / Drive è gratuita. Inoltre occupa meno spazio di archiviazione.

Ecco un file PDF che ho caricato di recente. Per trasformarlo in un documento di Google, fai clic destro su di esso e scegli "Aperta con" e poi "documenti Google”.

La conversione sarà rapida e quindi puoi aprire il nuovo file. Se lo desideri, puoi anche eliminare il vecchio file poiché occuperà spazio inutile.

Se il file è una fotocopia di un documento, Googlepuò convertire quel documento in testo modificabile usando una tecnologia chiamata OCR (Optical Character Recognition). Questa è la stessa tecnologia utilizzata da Project Gutenberg e The Internet Archive per indicizzare i libri di dominio pubblico.

Trova e sostituisci testo

Questa ovviamente non è una funzione esclusiva di Google Documenti (Microsoft Word ce l'ha da secoli) ma puoi trovare una parola o un testo particolare e sostituirlo automaticamente con un'altra parola o testo.

Come autore di fiction, questo è inestimabile per me comeCambio sempre i nomi dei personaggi. Posso tornare indietro, digitare il nome del personaggio, quindi specificare a quale nome deve essere cambiata la persona. Google Docs fa il resto.

Per prima cosa, vai a Modifica> Trova e sostituisci.

Quando viene visualizzata la casella, digitare la parola che si desidera aggiungere. A destra, ti dirà quante occorrenze di quella parola ci sono nel documento. Quindi sotto, specifica la nuova parola.

Puoi sostituirli uno alla volta usando "Sostituire"O tutti contemporaneamente utilizzando"Sostituisci tutto”.

Inserisci i numeri di pagina

Se hai bisogno che il tuo documento contenga i numeri di pagina, anche questo è facile.

Vai a Inserisci> Intestazione e numero pagina> Numero pagina.

Scegli quale stile di numerazione desideri. Dopo aver fatto clic su di esso, ogni pagina verrà numerata nel modo specificato.

Costruisci un dizionario personale per Zap Quei Typos

A seconda di dove ti trovi nel mondo, GoogleI documenti potrebbero decidere che tutto ciò che stai digitando è sbagliato. Ad esempio, sono registrato nel mio account Google come inglese britannico, ma se scrivo un articolo per un cliente americano in inglese americano, improvvisamente ogni seconda o terza parola viene contrassegnata come errata.

O se scrivo un romanzo fantasy con nomi comeIl generale Zuugg quindi Google mi dice che Zuugg non è una parola (ovviamente). Quindi puoi sfruttare la funzione Dizionario personale di Google Doc per diventare Samuel Johnson e trasformarlo in una parola!

Evidenzia semplicemente la parola sottolineata in rosso, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli "Aggiungi al dizionario personale”.

La riga di errore rossa scompare quindi e non dovresti ricevere nuovamente il messaggio di errore per quella parola.

Traduci istantaneamente il tuo documento utilizzando Google Translate

Puoi tradurre tutti i tuoi documenti utilizzando la funzione integrata di Google Translate. Questo è davvero utile se hai amici, colleghi o clienti che parlano una lingua diversa.

Vai semplicemente a Strumenti> Traduci documento.

Questo porta in primo piano questo riquadro che ti chiede di nominare il documento tradotto (ne verrà fatta una copia) e la lingua in cui vuoi che sia tradotto.

Essendo in Germania, ho scelto il tedesco e una versione tedesca di questo documento appena tradotta è apparsa magicamente. Tuttavia, la formattazione lascia molto a desiderare, con molte parole stipate insieme.

Inserisci collegamenti utilizzando la Ricerca Google integrata

Il motore di ricerca di Google è integrato in Google Documenti. Se desideri collegarti a qualcosa, evidenzialo, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli "collegamento”.

In alternativa, evidenzia il testo che desideri collegare e fai clic sull'icona del collegamento nella barra dei menu in alto.

Ciò apre un menu in cui vengono visualizzati i risultati di ricerca principali. Se vedi il link che stai cercando, fai clic su di esso per inserire automaticamente il link nel tuo documento.

Se non vedi il link desiderato, c'è un "Di Più"Opzione più in basso nell'elenco. Facendo clic su questo si aprirà una pagina dei risultati del motore di ricerca di Google nella barra laterale destra con il termine di ricerca già precompilato.

Utilizza Google Documenti in viaggio con l'app per dispositivi mobili

Infine, puoi creare, visualizzare e modificare Google Documenti utilizzando le fantastiche app gratuite per smartphone. Ecco la versione di Android e anche la versione di iOS.

Conclusione

3.000 parole dopo e ho appena graffiato la superficie su ciò che Google Docs puòfare. C'è così tanto che sono stato costretto a lasciare fuori che posso sentire arrivare un articolo di follow-up. Cosa vorresti vedere nella seconda parte? Tabelle? Le note? Sommario? Mi piacerebbe sentirti nei commenti qui sotto.