Todo lo que necesita saber sobre cómo comenzar a usar Google Docs

Google Docs es un servicio en línea gratuito que permitepara crear, editar y colaborar en documentos, directamente desde su navegador. Echemos un vistazo más de cerca a las funciones y revisemos por qué amamos esta aplicación de Google.

Érase una vez, yo era fanático de Microsoft Word. Pero finalmente, me cansé de pagar por algo que tenía alternativas gratuitas en línea. Así que probé el LibreOffice gratuito, pero cuando mi computadora se destruyó sola, perdí todo mi trabajo. Fue entonces cuando decidí probar los Google Docs basados ​​en la nube, y desde entonces no he vuelto a mirar atrás.

Google Docs es una de las piedras angulares deLas ofertas de Office de Google, y a pesar de la inclinación de Google por cerrar sus servicios al azar, hasta ahora ha sido una de las que aún quedan en pie, desde que fue comprada por Google en 2006. Junto con las hojas de cálculo, diapositivas, formularios y dibujos, Google ha construyó una enorme y formidable suite de productividad rival de Microsoft, que solía gobernar este rincón de la industria de TI con muy poca competencia de la que hablar.

En mi opinión, Google Docs tiene dos puntos fuertes principales. Primero, es un gran monolito de una compañía con reconocimiento universal de marca que probablemente no vaya a la bancarrota en ningún momento del próximo siglo. Por lo tanto, las personas se sienten seguras de transferir su importante trabajo al servicio y dejarlo allí. No se despertarán una mañana para encontrar el servicio cerrado de repente.

En segundo lugar, Google Docs funciona con otros servicios de Google (traducción, búsqueda, fuentes, imágenes, etc.). Todo está perfectamente integrado y puede usarse en conjunto, todo con una sola cuenta.

Pero tu De Verdad ¿Sabes todo lo que hay que saber sobre Google Docs? Pronto lo descubriremos.

Qué es Google Docs en pocas palabras

Cuando usas algo como Microsoft Word oLibreOffice, los archivos que guarda solo se guardan en la computadora en la que está trabajando (a menos que los guarde en una solución de almacenamiento en la nube como Dropbox). Además, cualquier cambio que realice se pierde tan pronto como cambie algo y luego presione el botón "salvar".

Ahora compara esto con Google Docs. Google Docs es una versión similar y reducida de Microsoft Word, excepto que reside en línea. Esto significa:

• Todos sus documentos están disponibles en línea donde haya una conexión a Internet. Si su computadora se fríe, simplemente puede ir a otra computadora para obtener sus archivos. No se pierde nada
• Nunca tienes que recordar guardar nada porque cada vez que cambias cualquier cosa en el documento, incluso si presiona la barra espaciadora, Google Docs lo guarda automáticamente en una nueva versión.
• Una nueva versión significa que si desea revertir su documento a una versión anterior, está literalmente a un par de clics de distancia.
• Puede instalar extensiones y widgets para facilitar su trabajo. Muchos de ellos están vinculados a otros servicios de Google.
• Puedes invitar a personas con una cuenta de Google aúnase al documento y todos podrán ver a todos los demás visitantes del documento, incluso cualquier tipo de escritura / cambio que realicen en tiempo real. Puede editar las ediciones de otras personas, dejar comentarios y chatear en un cuadro de chat. Esto hace que la colaboración sea fácil.

Obviamente, hay otros productos que hacen eltodo lo relacionado con la colaboración, como Dropbox Paper. Microsoft Word y LibreOffice también le permiten dejar comentarios en los documentos. Word Online también está avanzando en el área de coautoría y colaboración. Pero es Google quien, en mi opinión, ha logrado crear el producto más superior. Simplemente funciona muy, muy bien.

Echemos un vistazo a cada característica por turno.

En línea donde haya una conexión a Internet

Está muy de moda enfrentarse a los males de la computación en la nube, pero seamos sinceros, hay una muy buena razón por la cual la computación en la nube es popular. A saber, es conveniente. Humanos amor conveniencia. Con la computación en la nube, no necesita preocuparse por instalar software en todos sus dispositivos o hacer una copia de seguridad de sus archivos.

Todo lo que necesita es una contraseña segura para proteger su cuenta en la nube, junto con la autenticación de dos factores.

Pasando por la puerta principal

Hay dos formas de acceder a Google Docs. Ya sea a través de su enlace directo, docs.google.com, que lo traerá aquí:

O a través del enlace de Google Drive - drive.google.com - luego haga clic en el azul Ir a Google Drive botón.

En la siguiente pantalla, haga clic en Nuevo> Documentos de Google.

No importa qué ruta elija, se le presentarán dos opciones: comenzar con un documento en blanco o elegir una plantilla.

El documento en blanco

El documento en blanco es muy sencillo. Simplemente elígelo, dale un título al documento y luego comienza a escribir.

Como dije al principio, Google Docs es muyversión reducida de Microsoft Word. Por lo tanto, hay una curva de aprendizaje muy superficial y prácticamente no hay espacio para catástrofes. Por eso es tan popular.

Recuerda el dicho "... tan simple que incluso mi abuela podría hacerlo"? Bueno, eso se aplica a Google Docs. Solo comienza a escribir. Como dije antes, simplemente funciona.

Cambiar la configuración de la página

Hay varias opciones disponibles para cambiar la configuración de la página de la manera que desee.

Primero, si vas a Archivo> Configuración de página, puedes traer esta caja. Una vez que realice los cambios, puede guardarlos como valores predeterminados para todos los documentos futuros.

También hay estos en la barra de menú superior.

El de la izquierda es la alineación de texto / imagen y el de la derecha es el interlineado.

Para ver cuáles son los demás ajustes, simplemente pase el mouse sobre ellos y aparecerá una información sobre herramientas con el nombre de la función, junto con su método abreviado de teclado.

Fuentes y cómo obtener más

Con las fuentes, obtienes las comunes comoArial, Times New Roman, Verdana, etc. Pero si quieres ponerte un poco loco con tus fuentes, entonces puedes descargar e instalar más, a través de Google Fonts. Simplemente haga clic en "Más fuentes"En la parte superior del menú de fuentes.

Este cuadro se mostrará a través de Google Fonts. Elija las fuentes que desee haciendo clic en ellas y luego haga clic en Okay.

Ahora los verá en su menú de fuentes.

Las plantillas

A veces necesita un tipo de documento específico y, en lugar de formatearlo usted mismo, puede elegir una de las plantillas preformateadas proporcionadas por Google.

Si esta es la forma en que desea ir, elija "De una plantilla"Al optar por crear un nuevo documento. Luego aparecerán las plantillas gratuitas.

Hay mucho para elegir, como currículums,membretes, informes, folletos, apuntes de clase, planes de lecciones, manuales, contratos y mucho más. Simplemente elija uno y comience a personalizarlo para satisfacer sus necesidades.

Aunque estoy desconcertado de por qué un perro necesita un currículum. Tal vez para solicitar el puesto de perro guardián?

Guardar cada cambio individual automáticamente

¿Recuerdas cuando te dije que Google Docs guarda todo automáticamente? Cuando comience a escribir su documento en blanco, mire la barra de menú superior al lado de la opción "Ayuda". Verás esto:

Y luego esto:

Cuando ves las palabras, "Todos los cambios guardados en Drive", Nunca tendrá que preocuparse por perder nada de lo que escribió en ese documento. A menos que elimine el documento, por supuesto.

Regresar a versiones anteriores

Al hacer clic en eso "Todos los cambios guardados en Drive"El enlace le mostrará las versiones anteriores. Entonces, si cambiaste algo, lo odiaste por completo y quieres volver a una versión anterior, es completamente fácil.

Después de hacer clic en el "Todos los cambios guardados en la unidad" enlace, verá esto:

El de arriba es la versión actual. Las siguientes son las versiones anteriores con marcas de tiempo. Elija a qué versión desea volver haciendo clic en ella a la derecha. Luego, en la parte superior de la página, haga clic en "Restaurar esta versión".

¡Ahora mira cómo regresa mágicamente la versión anterior!

Complementos para una experiencia de usuario más enriquecida

Google Docs tiene muchos complementos que puedes instalar para que tu experiencia sea mucho más fácil. Además, los desarrolladores pueden hacer los suyos y enviarlos para la consideración de Google.

Para ver los complementos, vaya al menú Complementos en la parte superior de la pantalla y seleccione "Obtener complementos". Ahora aparecerá un cuadro donde verá algunos complementos resaltados, así como un cuadro de búsqueda para encontrar otros.

Aquí están mis favoritos que uso todo el tiempo. Cuando los abre y los usa a través del menú Complementos, se abren en el panel de la barra lateral derecha. Solo puede usar un complemento a la vez.

Mejor recuento de palabras

Encontrar tu número de palabras es fácil. Solo tienes que ir a Herramientas> Recuento de palabras. Pero si está en el flujo, detenerse para hacer clic constantemente en las opciones del menú puede ser realmente irritante. Aquí es donde Mejor recuento de palabras sobresale

Después de abrirlo, se encuentra a la derecha de su pantalla. Luego, tan pronto como comience a escribir, su número de palabras cambiará en tiempo real. No se requiere hacer clic fuera.

OneLook Thesaurus

Cuando estás ocupado escribiendo, a veces encontrandoEs difícil pensar en la palabra correcta. Ahí es donde OneLook Thesaurus es útil. Además de sinónimos, también puedes obtener rimas, adjetivos, sustantivos y mucho más.

Openclipart

Algunos consideran que las imágenes prediseñadas son de mal gusto, pero hay un número igual de personas a las que les gusta. Por eso, si necesita incluir imágenes prediseñadas en su documento de Google Docs, Openclipart es un complemento esencial.

Después de abrirlo, la barra lateral derecha se abrirá con un cuadro de búsqueda. Busca lo que estás buscando y luego haz clic en él. Se insertará automáticamente en el documento.

Traducir

Google Docs tiene una función para traducir todo el documento (más sobre eso más adelante). Pero también puede traducir pequeños fragmentos del documento con el "Traducir" Añadir.

Resalte el texto que desea traducir, abra el complemento "Traducir", elija el idioma de destino y luego haga clic en "Traducir".

Invite a personas a su documento, comentario y chat

Uno de los mejores funciones en Google Docs son las funciones de colaboración en tiempo real. No importa dónde se encuentren usted y sus colegas en el mundo, todos pueden reunirse en el mismo documento, dejar comentarios, editar los escritos de los demás y chatear.

Antes de Google Docs, la gente enviaba los últimos correos electrónicosversión de un documento de procesamiento de texto a un amigo o colega. Cuantas más versiones se envían por correo electrónico, mayor es el riesgo de que haya confusión acerca de cuál es la última versión.

Pero Google Docs elimina ese dolor de cabeza. Ahora solo tiene que ser invitado al enlace encriptado y ver la última versión frente a sus ojos.

Invitando a la gente

Cualquier persona que necesite ser invitada a un documento de Google necesita una cuenta de Google. Puede ser una cuenta estándar gratuita de Gmail o una cuenta paga de Google Apps.

Ahora haga clic en el botón azul "COMPARTIR" en la esquina superior derecha de la pantalla de Documentos y aparecerá un cuadro.

Si hace clic en "Obtener enlace para compartir", Tiene la opción de hacer un enlace dondeCualquiera puede acceder al documento, siempre que tenga el enlace. También puede editar sus permisos de visualización, como su capacidad para editar su trabajo o simplemente leerlo.

O si prefiere invitar a una persona específica, puede copiar su correo electrónico en el "Personas" sección, junto con lo que se les permite hacer en el documento. Adjunte una nota también si hay algo que quiera decirles.

Si tiene personas dentro de su libreta de contactos para esa dirección de correo electrónico, y una de ellas es la persona que desea invitar, el campo de correo electrónico se completará automáticamente, lo que le ahorrará un poco de tiempo.

Cuando la persona acepte su invitación, la verá en la parte superior de la pantalla, junto al botón COMPARTIR.

Y también verá que su cursor se mueve a medida que avanza por el documento.

Cabe señalar que como documentocreador, usted lo controla en todo momento. Nadie puede eliminarlo del documento. Pero puedes eliminar a las personas que invitas (¡no dejes que el poder se te suba a la cabeza!).

Chateando

Mientras escribe, colabora, etc., también pueden chatear entre ellos. El cuadro de chat se encuentra junto al botón azul COMPARTIR en la parte superior de la pantalla. Al hacer clic se revelará el cuadro de chat.

Comentando

Comentar cualquier parte del documento es muy fácil. Simplemente tiene que resaltar la parte del texto sobre la que desea hacer un comentario. Aparecerá un pequeño globo de diálogo a la derecha de la página.

Haga clic en eso y aparecerá un cuadro de comentarios adecuado. Ahora puedes escribir tu misiva. Cuando haya terminado, el texto resaltado se vuelve amarillo y su comentario se encuentra en la página.

El propietario del documento ahora recibe una notificación por correo electrónico con su comentario y puede responder o marcar el problema como "resuelto", lo que hace que su comentario desaparezca.

Exportar desde Google Docs

Una vez que finalmente haya terminado su documento, probablemente necesite exportarlo desde Google Docs en un formato particular.

Si vas a Archivo> Descargar como ..., verá las diferentes opciones disponibles.

Elige tu veneno y mira cómo se descarga tu archivo.

Otros consejos y trucos geniales

¿Quieres aún más consejos y trucos sobre Google Docs? Me alegra que hayas dicho que sí porque tengo muchas más.

Cargar documentos escaneados y otros archivos

Google quiere que uses Google Docs como repositorio de todos tus archivos. Por lo tanto, quieren que cargue sus otros archivos (PDF, DOC X, etc.) y los almacene en Docs / Drive.

Sin embargo, si los mantiene en esos formatos de archivo,Google lo penaliza al tomar el tamaño de los archivos del límite de almacenamiento de su cuenta de Google. Pero si convierte el archivo a un "archivo de Google" (uno compatible con la ejecución en Google Docs), el almacenamiento repentino del archivo en Docs / Drive es gratuito. Además, ocupa menos espacio de almacenamiento.

Aquí hay un archivo PDF que cargué recientemente. Para convertirlo en un documento de Google, haga clic derecho sobre él y elija "Abrir con" y entonces "Google Docs".

La conversión será rápida y luego podrá abrir el nuevo archivo. También puede eliminar el archivo antiguo si lo desea, ya que ocupará espacio innecesario.

Si el archivo es una fotocopia de un documento, Googlepuede convertir ese documento en texto editable utilizando una tecnología llamada OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Esta es la misma tecnología que Project Gutenberg y The Internet Archive usan para indexar libros de dominio público.

Buscar y reemplazar texto

Obviamente, esta no es una característica exclusiva de Google Docs (Microsoft Word la ha tenido durante años), pero puede encontrar una palabra o texto en particular y reemplazarla automáticamente por otra palabra o texto.

Como autor de ficción, esto es invaluable para mí comoSiempre estoy cambiando los nombres de los personajes. Puedo regresar, escribir el nombre del personaje y luego especificar a qué nombre debe cambiarse la persona. Google Docs hace el resto.

Primero, ve a Editar> Buscar y reemplazar.

Cuando aparezca el cuadro, escriba la palabra que desea bombardear. A la derecha, le dirá cuántas instancias de esa palabra hay en el documento. Luego debajo, especifique la nueva palabra.

Puede reemplazarlos uno a la vez usando "Reemplazar"O todos a la vez usando"Reemplaza todo".

Insertar números de página

Si necesita que su documento tenga números de página, eso también es fácil.

Ir Insertar> Encabezado y número de página> Número de página.

Elija qué estilo de numeración desea. Después de hacer clic en él, cada página se numerará de la manera que especificó.

Cree un diccionario personal para eliminar esos errores tipográficos

Dependiendo de dónde se encuentre en el mundo, GoogleLos documentos pueden decidir que lo que estás escribiendo está mal. Por ejemplo, estoy registrado en mi cuenta de Google como inglés del Reino Unido, pero si escribo un artículo para un cliente de EE. UU. En inglés de EE. UU., De repente, cada segunda o tercera palabra se marca como incorrectamente escrita.

O si escribo una novela de fantasía con nombres comoEl general Zuugg luego Google me dice que Zuugg no es una palabra (obviamente). ¡Para que pueda aprovechar la función del Diccionario personal de Google Doc para convertirse en Samuel Johnson y hacer que sea una palabra!

Simplemente resalte la palabra subrayada en rojo, haga clic con el botón derecho y elija "Agregar al diccionario personal".

La línea roja de error desaparecerá y no debería volver a recibir el mensaje de error para esa palabra.

Traduzca al instante su documento con Google Translate

Puede traducir todo su documento utilizando la función incorporada de Google Translate. Esto es realmente útil si tiene amigos, colegas o clientes que hablan un idioma diferente.

Simplemente ve a Herramientas> Traducir documento.

Aparece este cuadro que le pide que nombre el documento traducido (se realizará una copia), así como el idioma al que desea traducirlo.

Al estar en Alemania, elegí el alemán y apareció mágicamente una versión alemana recientemente traducida de este documento. Sin embargo, el formato deja mucho que desear, con muchas palabras juntas.

Insertar enlaces con la búsqueda de Google incorporada

El motor de búsqueda de Google está integrado en Google Docs. Si desea vincular a algo, simplemente resáltelo, haga clic con el botón derecho y elija "Enlazar".

Alternativamente, resalte el texto que desea vincular y haga clic en el icono de vínculo en la barra de menú superior.

Eso abre un menú donde se muestran los mejores resultados de búsqueda. Si ve el enlace que está buscando, haga clic en él para que el enlace se inserte automáticamente en su documento.

Si no ve el enlace que desea, hay un "más"Opción más abajo en la lista. Al hacer clic, se abrirá una página de resultados del motor de búsqueda de Google en la barra lateral derecha con su término de búsqueda ya rellenado previamente.

Use Google Docs sobre la marcha con la aplicación móvil

Finalmente, puede crear, ver y editar Google Docs utilizando las excelentes aplicaciones gratuitas para teléfonos inteligentes. Aquí está la versión de Android y también la versión de iOS.

Conclusión

3.000 palabras después y tengo apenas rascó la superficie en cuanto a lo que Google Docs puedehacer. Hay tantas cosas que me vi obligado a dejar de lado que puedo sentir un artículo de seguimiento. ¿Qué te gustaría ver en la segunda parte? ¿Mesas? Notas al pie? Tablas de contenidos? Me encantaría saber de usted en los comentarios a continuación.