Όλα όσα πρέπει να ξέρετε για να ξεκινήσετε με τα Έγγραφα Google

Τα Έγγραφα Google είναι μια δωρεάν ηλεκτρονική υπηρεσία που επιτρέπειμπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να συνεργαστείτε σε έγγραφα, απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησης. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα χαρακτηριστικά και να εξετάσουμε γιατί αγαπάμε αυτήν την εφαρμογή από την Google.

Μια φορά κι έναν καιρό, ήμουν ένας ανεμιστήρας του Microsoft Word. Αλλά τελικά, έχω κουραστεί να πληρώσω για κάτι που είχε δωρεάν εναλλακτικές λύσεις στο διαδίκτυο. Προσπάθησα λοιπόν το δωρεάν LibreOffice, αλλά όταν ο υπολογιστής μου δεν πήρε τον εαυτό μου, έχασα όλη μου την εργασία. Τότε αποφάσισα να δοκιμάσω τα Google Docs με βάση το σύννεφο και από τότε δεν έχω κοιτάξει πίσω.

Τα Έγγραφα Google είναι ένας από τους ακρογωνιαίους λίθους τουΟι προσφορές του Γραφείου της Google και παρά την αγωνία της Google να κλείσει τυχαία τις υπηρεσίες της, μέχρι στιγμής ήταν μία από αυτές που παρέμειναν ασταθείς, αφού αγοράστηκε από την Google το 2006. Παράλληλα με τα υπολογιστικά φύλλα, τις διαφάνειες, τα έντυπα και τα σχέδια, η Google δημιούργησε μια τεράστια και τρομερή σουίτα παραγωγικότητας ανταγωνιστική με τη Microsoft, η οποία κυβερνούσε αυτή τη γωνιά της βιομηχανίας πληροφορικής με ελάχιστο ανταγωνισμό για να μιλήσει.

Κατά τη γνώμη μου, τα Έγγραφα Google έχουν δύο βασικά πλεονεκτήματα. Το ένα είναι ένας τεράστιος μονόλιθος μιας εταιρείας με καθολική αναγνώριση μάρκας που δεν είναι πιθανό να χρεοκοπήσει οποιαδήποτε στιγμή τον επόμενο αιώνα. Έτσι, οι άνθρωποι αισθάνονται καθησυχασμένοι για να μεταφέρουν το σημαντικό έργο τους στην υπηρεσία και να το αφήσουν εκεί. Δεν θα ξυπνήσουν ένα πρωί για να βρουν την υπηρεσία ξαφνικά παγιδευμένη.

Δεύτερον, τα Έγγραφα Google τροφοδοτούνται από τις άλλες υπηρεσίες της Google (μετάφραση, αναζήτηση, γραμματοσειρές, εικόνες κ.λπ.). Όλα είναι άψογα ενσωματωμένα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν μαζί - όλα με ένα μόνο λογαριασμό.

Αλλά εσύ Πραγματικά να γνωρίζετε τα πάντα σχετικά με τα Έγγραφα Google; Σύντομα θα μάθουμε.

Τι Έγγραφα Google έχει με λίγα λόγια

Όταν χρησιμοποιείτε κάτι όπως το Microsoft Word ή τοLibreOffice, τα αρχεία που αποθηκεύετε αποθηκεύονται μόνο στον υπολογιστή στον οποίο εργάζεστε (εκτός εάν τα αποθηκεύσετε σε μια λύση αποθήκευσης cloud όπως Dropbox). Επιπλέον, τυχόν αλλαγές που κάνετε θα χαθούν μόλις αλλάξετε κάτι και στη συνέχεια πατήσετε το κουμπί "σώσει"Κουμπί.

Τώρα συγκρίνετε αυτό με τα Έγγραφα Google. Τα Έγγραφα Google είναι μια παρόμοια, κλιμακωτή έκδοση του Microsoft Word, εκτός του ότι κατοικεί στο διαδίκτυο. Αυτό σημαίνει:

• Όλα τα έγγραφά σας είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, όπου υπάρχει σύνδεση στο Διαδίκτυο. Αν ο υπολογιστής σας τηγανιστεί, μπορείτε απλά να μεταβείτε σε άλλον υπολογιστή για να πάρετε τα αρχεία σας. Τίποτα δεν χάθηκε.
• Ποτέ δεν πρέπει να θυμάστε να σώζετε τίποτα, επειδή οποιαδήποτε στιγμή αλλάζετε Οτιδήποτε στο έγγραφο - ακόμα κι αν μόλις πατήσετε τη γραμμή διαστήματος - τα Έγγραφα Google αποθηκεύουν αυτόματα για σας σε μια νέα έκδοση.
• Μια νέα έκδοση σημαίνει ότι αν θέλετε να επαναφέρετε το έγγραφό σας σε μια προηγούμενη έκδοση, είναι κυριολεκτικά μερικά κλικ μακριά.
• Μπορείτε να εγκαταστήσετε επεκτάσεις και widgets για να κάνετε τη δουλειά σας πιο εύκολη. Πολλοί από αυτούς συνδέονται με άλλες υπηρεσίες Google.
• Μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα με Λογαριασμό Googleνα εγγραφείτε στο έγγραφο και όλοι να μπορούν να δουν κάθε άλλο επισκέπτη στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένης τυχόν πληκτρολόγησης / αλλαγών που κάνουν σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις επεξεργασίες άλλων ανθρώπων, να αφήσετε σχόλια και να συνομιλήσετε σε ένα κουτί συνομιλίας. Αυτό κάνει τη συνεργασία αβίαστη.

Προφανώς, υπάρχουν και άλλα προϊόντα που το κάνουνολόκληρο πράγμα συνεργασίας όπως το Dropbox Paper. Τα Microsoft Word και LibreOffice επιτρέπουν επίσης να αφήνετε σχόλια σε έγγραφα. Το Word Online κάνει επίσης βήματα στον τομέα της συν-συγγραφής και της συνεργασίας. Αλλά, είναι το Google που, κατά τη γνώμη μου, που κατάφεραν να δημιουργήσουν το πιο ανώτερο προϊόν. Λειτουργεί πραγματικά πολύ καλά.

Ας ρίξουμε μια ματιά σε κάθε χαρακτηριστικό με τη σειρά.

Online όπου υπάρχει σύνδεση στο Internet

Είναι πολύ μοντέρνο για να τρέχεις ενάντια στα κακά του cloud computing αλλά ας το αντιμετωπίσουμε, υπάρχει ένας πολύ καλός λόγος για τον οποίο το cloud computing είναι δημοφιλές. Δηλαδή, είναι βολικός. Του ανθρώπου αγάπη ευκολία. Με το cloud computing, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εγκατάσταση λογισμικού σε όλες τις συσκευές σας ή για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας.

Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας ισχυρός κωδικός πρόσβασης για την προστασία του λογαριασμού σας στο σύννεφο, μαζί με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων.

Περνώντας μέσα από την μπροστινή πόρτα

Υπάρχουν δύο τρόποι πρόσβασης στα Έγγραφα Google. Είτε μέσω της άμεσης σύνδεσής του - docs.google.com - που θα σας φέρει εδώ:

Ή μέσω του συνδέσμου Google Drive - drive.google.com - στη συνέχεια κάντε κλικ στο μπλε Μεταβείτε στο Google Drive κουμπί.

Στην επόμενη οθόνη, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα> Έγγραφα Google.

Ανεξάρτητα από το ποια διαδρομή επιλέγετε, θα παρουσιαστούν δύο επιλογές - ξεκινήστε με ένα κενό έγγραφο ή επιλέξτε ένα πρότυπο.

Το κενό έγγραφο

Το κενό έγγραφο είναι πολύ απλό. Απλώς το επιλέξτε, δώστε στο έγγραφο ένα τίτλο και, στη συνέχεια, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε.

Όπως είπα στην αρχή, τα Έγγραφα Google είναι πολύαποσυρθεί έκδοση του Microsoft Word. Επομένως, υπάρχει μια πολύ ρηχή καμπύλη μάθησης και ουσιαστικά δεν υπάρχει χώρος για καταστροφές. Γι 'αυτό είναι τόσο δημοφιλής.

Θυμηθείτε το ρητό "... τόσο απλή ακόμη και η γιαγιά μου θα μπορούσε να το κάνει"; Αυτό ισχύει για τα Έγγραφα Google. Αρχίστε να πληκτρολογείτε. Όπως είπα νωρίτερα, απλώς λειτουργεί.

Αλλαγή των ρυθμίσεων σελίδας

Υπάρχουν διάφορες διαθέσιμες επιλογές για την αλλαγή των ρυθμίσεων της σελίδας με τον τρόπο που θέλετε.

Πρώτον, αν πάτε Αρχείο> Ρύθμιση σελίδας, μπορείτε να φέρετε αυτό το κουτί επάνω. Μόλις κάνετε αλλαγές, μπορείτε να τις αποθηκεύσετε ως τις προεπιλεγμένες τιμές για όλα τα μελλοντικά έγγραφα.

Υπάρχουν επίσης και αυτές στην επάνω γραμμή μενού.

Η μία στα αριστερά είναι η ευθυγράμμιση κειμένου και εικόνας και η μία στα δεξιά είναι η απόσταση μεταξύ γραμμών.

Για να δείτε τι είναι οι υπόλοιπες ρυθμίσεις, απλά πατήστε πάνω τους το ποντίκι και θα εμφανιστεί μια επεξήγηση εργαλείου με το όνομα της λειτουργίας μαζί με τη συντόμευση του πληκτρολογίου.

Γραμματοσειρές & Πώς να πάρετε περισσότερα

Με τις γραμματοσειρές, έχετε τα κοινά όπωςArial, Times New Roman, Verdana και ούτω καθεξής. Αλλά αν θέλετε να πάρετε λίγο άγρια ​​με τις γραμματοσειρές σας, τότε μπορείτε να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε περισσότερα, μέσω των γραμματοσειρών Google. Απλά κάντε κλικ στο "Περισσότερες γραμματοσειρές"Στην κορυφή του μενού γραμματοσειράς.

Αυτό το πλαίσιο θα εμφανιστεί, μέσω των γραμματοσειρών Google. Επιλέξτε τις γραμματοσειρές που θέλετε, κάνοντας κλικ σε αυτές, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει.

Τώρα θα τα δείτε στο μενού γραμματοσειράς.

Τα πρότυπα

Μερικές φορές χρειάζεστε έναν συγκεκριμένο τύπο εγγράφου και αντί να το διαμορφώσετε μόνοι σας, μπορείτε απλά να επιλέξετε ένα από τα προ-μορφοποιημένα πρότυπα που παρέχονται από την Google.

Αν αυτό είναι ο τρόπος που θέλετε να πάτε, επιλέξτε "Από ένα πρότυποΌταν επιλέγετε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο. Στη συνέχεια, θα εμφανιστούν τα δωρεάν πρότυπα.

Υπάρχουν πολλά να διαλέξετε, όπως βιογραφικά,επιστολόχαρτα, αναφορές, φυλλάδια, σημειώσεις τάξεων, σχέδια μαθημάτων, εγχειρίδια, συμβόλαια και πολλά άλλα. Απλώς επιλέξτε ένα και αρχίστε να το προσαρμόζετε στις ανάγκες σας.

Αν και είμαι μπερδεμένος γιατί ένας σκύλος χρειάζεται ένα βιογραφικό. Ίσως να υποβάλετε αίτηση για τη θέση του σκύλου φύλαξης;

Αυτόματη αποθήκευση κάθε μεμονωμένης αλλαγής

Θυμάστε όταν σας είπα ότι τα Έγγραφα Google αποθηκεύουν αυτόματα τα πάντα; Όταν αρχίζετε να πληκτρολογείτε το κενό έγγραφο σας, κοιτάξτε στην επάνω γραμμή μενού δίπλα στην επιλογή "Βοήθεια". Θα το δείτε:

Και μετά αυτό:

Όταν βλέπετε τις λέξεις, "Όλες οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν στο Drive", Δεν χρειάζεται ποτέ να ανησυχείτε για την απώλεια οτιδήποτε έχετε πληκτρολογήσει ποτέ σε αυτό το έγγραφο. Εκτός αν διαγράψετε το έγγραφο φυσικά.

Επιστροφή στις προηγούμενες εκδόσεις

Κάνοντας κλικ σε αυτό "Όλες οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν στο DriveΟ σύνδεσμος θα σας δείξει τις προηγούμενες εκδόσεις. Έτσι, αν αλλάξατε κάτι, το μισούσατε εντελώς και θέλετε να επιστρέψετε σε παλαιότερη έκδοση, είναι εντελώς αβίαστο.

Αφού κάνετε κλικ στο "Όλες οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν στο Drive" σύνδεσμος, θα δείτε αυτό:

Η κορυφή είναι η τρέχουσα έκδοση. Οι παρακάτω είναι οι παλαιότερες εκδόσεις με χρονικά σήματα. Επιλέξτε σε ποια έκδοση θέλετε να επαναφέρετε κάνοντας κλικ πάνω της στα δεξιά. Στη συνέχεια, στο επάνω μέρος της σελίδας, κάντε κλικ στο "Επαναφορά αυτής της έκδοσης".

Τώρα παρακολουθήστε μαγικά την παλιά έκδοση!

Πρόσθετα για μια πιο εμπλουτισμένη εμπειρία χρήστη

Τα Έγγραφα Google διαθέτουν πολλά πρόσθετα τα οποία μπορείτε να εγκαταστήσετε για να κάνετε την εμπειρία σας πολύ πιο εύκολη. Επιπλέον, οι προγραμματιστές μπορούν να δημιουργήσουν τα δικά τους και να τα υποβάλουν για εξέταση από την Google.

Για να δείτε τα πρόσθετα, μεταβείτε στο μενού Πρόσθετα στο πάνω μέρος της οθόνης και επιλέξτε "Λάβετε πρόσθετα". Θα εμφανιστεί τώρα ένα πλαίσιο όπου θα δείτε μερικά επισημασμένα πρόσθετα, καθώς και ένα πλαίσιο αναζήτησης για να βρείτε άλλα.

Εδώ είναι τα αγαπημένα μου που χρησιμοποιώ όλη την ώρα. Όταν τα ανοίγετε και τα χρησιμοποιείτε μέσω του μενού "Πρόσθετα", ανοίγουν σε ένα δεξιό παράθυρο πλευρικής γραμμής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα πρόσθετο κάθε φορά.

Καλύτερος αριθμός λέξεων

Η εύρεση του αριθμού λέξεων είναι εύκολη. Απλά πρέπει να πάτε Εργαλεία> Καταμέτρηση λέξεων. Αλλά αν είστε σε ροή, το να σταματήσετε να κάνετε συνεχώς κλικ στις επιλογές μενού μπορεί να είναι πραγματικά ενοχλητικό. Εδώ είναι που Καλύτερος αριθμός λέξεων υπερέχει.

Αφού το ανοίξετε, κάθεται στα δεξιά της οθόνης σας. Στη συνέχεια, μόλις αρχίσετε να πληκτρολογείτε, το πλήθος λέξεων θα αλλάξει σε πραγματικό χρόνο. Δεν απαιτείται κλικ μακριά.

OneLook Θησαυρός

Όταν είστε απασχολημένοι πληκτρολογώντας, μερικές φορές βρίσκετεείναι δύσκολο να σκεφτεί κανείς τη σωστή λέξη. Εκεί έρχεται το OneLook Thesaurus χρήσιμο. Εκτός από τα συνώνυμα, μπορείτε επίσης να λάβετε ποιήματα, επίθετα, ουσιαστικά και πολλά άλλα.

Άνοιγμα

Το Clipart θεωρείται από μερικούς ως κολλώδες, αλλά υπάρχει ίσος αριθμός ατόμων που του αρέσει. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, εάν θέλετε να συμπεριληφθεί το clipart στο έγγραφο των Εγγράφων Google, το Openclipart είναι ένα απαραίτητο πρόσθετο.

Αφού το ανοίξετε, η δεξιά πλευρική γραμμή θα ανοίξει με ένα πλαίσιο αναζήτησης. Αναζητήστε αυτό που ψάχνετε και κάντε κλικ πάνω του Θα εισαχθεί αυτόματα στο έγγραφο.

Μεταφράζω

Τα Έγγραφα Google έχουν μια λειτουργία για τη μετάφραση ολόκληρου του εγγράφου (περισσότερα για αυτό αργότερα). Αλλά μπορείτε επίσης να μεταφράσετε μικρά κομμάτια του εγγράφου με το "Μεταφράζω" πρόσθετο.

Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να μεταφράσετε, ανοίξτε το πρόσθετο "Μετάφραση", επιλέξτε τη γλώσσα προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Μεταφράζω"Κουμπί.

Προσκαλέστε άτομα στο έγγραφο, το σχόλιο και τη συνομιλία σας

Ενα από καλύτερες λειτουργίες στα Έγγραφα Google είναι οι λειτουργίες συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο. Ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε και οι συνάδελφοί σας στον κόσμο, μπορείτε όλοι να συγκεντρωθείτε στο ίδιο έγγραφο, να αφήσετε σχόλια, να επεξεργαστείτε το γράψιμο και να συνομιλήσετε.

Πριν από τα Έγγραφα Google, οι χρήστες θα στέλνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το αργότεροέκδοση ενός εγγράφου επεξεργασίας κειμένου σε έναν φίλο ή συνάδελφο. Όσο περισσότερες εκδόσεις στάλθηκαν μέσω email, τόσο μεγαλύτερος κίνδυνος υπήρχε σύγχυση σχετικά με το ποια ήταν η τελευταία έκδοση.

Αλλά τα Έγγραφα Google αφαιρούν αυτόν τον πονοκέφαλο. Τώρα πρέπει απλώς να προσκληθείτε στον κρυπτογραφημένο σύνδεσμο και να δείτε την τελευταία έκδοση ακριβώς μπροστά στα μάτια σας.

Προσκαλώντας άτομα

Όποιος χρειάζεται να προσκληθεί σε ένα έγγραφο Google χρειάζεται έναν λογαριασμό Google. Αυτό μπορεί να είναι είτε ένας τυπικός δωρεάν λογαριασμός Gmail είτε ένας λογαριασμός Google Apps επί πληρωμή.

Τώρα κάντε κλικ στο μπλε κουμπί "SHARE" στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης των Εγγράφων και ένα πλαίσιο θα μετακινηθεί.

Εάν κάνετε κλικ στο "Λήψη συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης", Έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο όπουοποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση στο έγγραφο, με την προϋπόθεση ότι έχει τον σύνδεσμο. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τα δικαιώματα προβολής τους, όπως τη δυνατότητα επεξεργασίας της εργασίας σας ή απλώς να την διαβάσετε.

Ή εάν προτιμάτε να προσκαλέσετε ένα συγκεκριμένο άτομο, μπορείτε να αντιγράψετε το email του στο "Ανθρωποι" ενότητα, μαζί με το τι επιτρέπεται να κάνουν στο έγγραφο. Επισυνάψτε επίσης μια σημείωση εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να τους πείτε.

Εάν έχετε άτομα στο βιβλίο επαφών σας για αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένα από αυτά είναι το άτομο που θέλετε να προσκαλέσετε, το πεδίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συμπληρωθεί αυτόματα, εξοικονομώντας λίγο χρόνο.

Όταν το άτομο αποδεχτεί την πρόσκλησή σας, θα το δείτε στο επάνω μέρος της οθόνης, δίπλα στο κουμπί SHARE.

Και θα δείτε επίσης τον κέρσορα να κινείται καθώς κινούνται μέσα στο έγγραφο.

Πρέπει να επισημανθεί ότι ως έγγραφοδημιουργός, παραμένετε υπό τον έλεγχό του ανά πάσα στιγμή. Κανείς δεν μπορεί να σας αφαιρέσει από το έγγραφο. Αλλά μπορείτε να αφαιρέσετε τα άτομα που προσκαλείτε (απλώς μην αφήσετε την εξουσία να φτάσει στο μυαλό σας!).

Κουβέντα

Καθώς πληκτρολογείτε, συνεργάζεστε και ούτω καθεξής, μπορείτε επίσης να συνομιλήσετε μεταξύ τους. Το πλαίσιο συνομιλίας βρίσκεται δίπλα στο μπλε κουμπί SHARE στο πάνω μέρος της οθόνης. Κάνοντας κλικ θα εμφανιστεί το πλαίσιο συνομιλίας.

Σχολιασμός

Το σχόλιο σε οποιοδήποτε μέρος του εγγράφου είναι πολύ εύκολο. Απλά πρέπει να επισημάνετε το μέρος του κειμένου στο οποίο θέλετε να σχολιάσετε. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένα μικρό συννεφάκι ομιλίας στα δεξιά της σελίδας.

Κάντε κλικ σε αυτό και εμφανίζεται ένα κατάλληλο πλαίσιο σχολιασμού. Τώρα μπορείτε να γράψετε το missive σας. Όταν τελειώσετε, το επισημασμένο κείμενο γίνεται κίτρινο και το σχόλιό σας κάθεται στη σελίδα.

Ο κάτοχος του εγγράφου λαμβάνει τώρα μια ειδοποίηση μέσω email με το σχόλιό σας και μπορεί να απαντήσει ή να επισημάνει το ζήτημα ως "επιλυμένο", γεγονός που καθιστά το σχόλιό σας εξαφανισμένο.

Εξαγωγή από Έγγραφα Google

Αφού ολοκληρώσετε τελικά το έγγραφό σας, πιθανότατα θα πρέπει να το εξαγάγετε από τα Έγγραφα Google σε μια συγκεκριμένη μορφή.

Αν πάτε Αρχείο> Λήψη ως…., θα δείτε τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές.

Επιλέξτε το δηλητήριό σας και παρακολουθήστε τη λήψη του αρχείου σας.

Άλλες ενδιαφέρουσες συμβουλές και κόλπα

Θέλετε ακόμη περισσότερες συμβουλές και κόλπα σχετικά με τα Έγγραφα Google; Χαίρομαι που είπα ναι γιατί έχω πολλά περισσότερα.

Μεταφόρτωση σαρωμένων εγγράφων και άλλων αρχείων

Η Google θέλει να χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google ως αποθετήριο για όλα τα αρχεία σας. Έτσι θέλουν να ανεβάσετε τα άλλα αρχεία σας (PDF, DOC X κ.λπ.) και να τα αποθηκεύσετε μέσα στα Έγγραφα / Drive.

Ωστόσο, εάν τα διατηρήσετε σε αυτές τις μορφές αρχείων,Η Google σας τιμωρεί λαμβάνοντας το μέγεθος των αρχείων από το όριο αποθήκευσης του λογαριασμού σας Google. Αλλά αν μετατρέψετε το αρχείο σε "αρχείο Google" (συμβατό με την εκτέλεση στα Έγγραφα Google), η αποθήκευση του αρχείου ξαφνικά στα Έγγραφα / Drive είναι δωρεάν. Επιπλέον, καταλαμβάνει λιγότερο χώρο αποθήκευσης.

Εδώ είναι ένα αρχείο PDF που ανέβασα πρόσφατα. Για να το μετατρέψετε σε έγγραφο Google, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε "Ανοιγμα με" και μετά "Έγγραφα Google".

Η μετατροπή θα είναι γρήγορη και στη συνέχεια μπορείτε να ανοίξετε το νέο αρχείο. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε το παλιό αρχείο εάν θέλετε, καθώς θα καταλαμβάνει άσκοπο χώρο.

Εάν το αρχείο είναι φωτοτυπία ενός εγγράφου, το Googleμπορεί να μετατρέψει αυτό το έγγραφο σε επεξεργάσιμο κείμενο χρησιμοποιώντας μια τεχνολογία που ονομάζεται OCR (Optical Character Recognition). Αυτή είναι η ίδια τεχνολογία που χρησιμοποιούν το Project Gutenberg και το Internet Archive για την ευρετηρίαση βιβλίων δημόσιου τομέα.

Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου

Προφανώς, αυτό δεν είναι χαρακτηριστικό αποκλειστικό για τα Έγγραφα Google (το Microsoft Word το έχει εδώ και αιώνες), αλλά μπορείτε να βρείτε μια συγκεκριμένη λέξη ή κείμενο και να το αντικαταστήσετε αυτόματα από άλλη λέξη ή κείμενο.

Ως συγγραφέας μυθοπλασίας, αυτό είναι πολύτιμο για μέναΑλλάζω πάντα ονόματα χαρακτήρων. Μπορώ να επιστρέψω, να πληκτρολογήσω το όνομα του χαρακτήρα και, στη συνέχεια, να καθορίσω σε ποιο όνομα πρέπει να αλλάξει το άτομο. Τα Έγγραφα Google κάνουν τα υπόλοιπα.

Πρώτα, πηγαίνετε στο Επεξεργασία> Εύρεση και αντικατάσταση.

Όταν εμφανιστεί το πλαίσιο, πληκτρολογήστε τη λέξη που θέλετε να nuke. Στα δεξιά, θα σας πει πόσες εμφανίσεις αυτής της λέξης υπάρχουν στο έγγραφο. Στη συνέχεια, καθορίστε τη νέα λέξη.

Μπορείτε είτε να τα αντικαταστήσετε ένα κάθε φορά χρησιμοποιώντας "Αντικαθιστώ"Ή όλα αυτά ταυτόχρονα χρησιμοποιώντας"Αντικατάσταση όλων".

Εισαγωγή αριθμών σελίδας

Εάν χρειάζεστε το έγγραφό σας για να έχετε αριθμούς σελίδων, αυτό είναι επίσης εύκολο.

Παω σε Εισαγωγή> Κεφαλίδα & αριθμός σελίδας> Αριθμός σελίδας.

Επιλέξτε ποιο στυλ αρίθμησης θέλετε. Αφού κάνετε κλικ σε αυτήν, κάθε σελίδα θα αριθμηθεί με τον τρόπο που καθορίσατε.

Δημιουργήστε ένα Προσωπικό Λεξικό για να Zap αυτούς τους τύπους

Ανάλογα με το πού βρίσκεστε στον κόσμο, το GoogleΤα Έγγραφα μπορεί να αποφασίσουν ότι αυτό που πληκτρολογείτε είναι λάθος. Για παράδειγμα, είμαι εγγεγραμμένος στον Λογαριασμό μου Google ως Αγγλικά στο Ηνωμένο Βασίλειο, αλλά αν πληκτρολογήσω ένα άρθρο για έναν πελάτη των ΗΠΑ στα Αγγλικά ΗΠΑ, ξαφνικά κάθε δεύτερη ή τρίτη λέξη επισημαίνεται ως λανθασμένη.

Ή αν γράφω ένα μυθιστόρημα φαντασίας με ονόματα όπωςΟ στρατηγός Zuugg τότε η Google μου λέει ότι ο Zuugg δεν είναι λέξη (προφανώς) Επομένως, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη λειτουργία Προσωπικού λεξικού του Εγγράφου Google για να γίνετε Samuel Johnson και να το κάνετε λέξη!

Απλώς επισημάνετε τη λέξη που υπογραμμίζεται με κόκκινο χρώμα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Προσθήκη στο προσωπικό λεξικό".

Στη συνέχεια, η κόκκινη γραμμή σφάλματος θα εξαφανιστεί και δεν θα πρέπει να λάβετε ξανά το μήνυμα σφάλματος για αυτήν τη λέξη.

Μεταφράστε άμεσα το έγγραφό σας χρησιμοποιώντας τη Μετάφραση Google

Μπορείτε να μεταφράσετε όλο το έγγραφό σας χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη λειτουργία Μετάφρασης Google. Αυτό είναι πραγματικά χρήσιμο αν έχετε φίλους, συναδέλφους ή πελάτες που μιλούν διαφορετική γλώσσα.

Απλώς πηγαίνετε στο Εργαλεία> Μετάφραση εγγράφου.

Αυτό εμφανίζει αυτό το πλαίσιο που σας ζητά να ονομάσετε το μεταφρασμένο έγγραφο (θα δημιουργηθεί αντίγραφο) καθώς και τη γλώσσα στην οποία θέλετε να μεταφραστεί.

Όντας στη Γερμανία, επέλεξα τα γερμανικά και μια πρόσφατα μεταφρασμένη γερμανική έκδοση αυτού του εγγράφου εμφανίστηκε μαγικά. Ωστόσο, η μορφοποίηση αφήνει πολλά να είναι επιθυμητά, με πολλές λέξεις γεμάτες μαζί.

Εισαγωγή συνδέσμων χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη αναζήτηση Google

Η μηχανή αναζήτησης Google είναι ενσωματωμένη στα Έγγραφα Google. Αν θέλετε να συνδεθείτε σε κάτι, απλώς επισημάνετε το, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Σύνδεσμος".

Εναλλακτικά, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να συνδέσετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο συνδέσμου στην επάνω γραμμή μενού.

Αυτό ανοίγει ένα μενού όπου εμφανίζονται τα κορυφαία αποτελέσματα αναζήτησης. Εάν δείτε τον σύνδεσμο που αναζητάτε, κάντε κλικ σε αυτόν για να εισαχθεί αυτόματα ο σύνδεσμος στο έγγραφό σας.

Εάν δεν βλέπετε τον επιθυμητό σύνδεσμο, υπάρχει ένα "περισσότεροΕπιλογή πιο κάτω στη λίστα. Κάνοντας κλικ σε αυτό, θα ανοίξει μια σελίδα αποτελεσμάτων μηχανής αναζήτησης Google στη δεξιά πλευρική γραμμή με τον όρο αναζήτησης να έχει ήδη συμπληρωθεί.

Χρησιμοποιήστε τα Έγγραφα Google εν κινήσει με την εφαρμογή για κινητά

Τέλος, μπορείτε να δημιουργήσετε, να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τα Έγγραφα Google χρησιμοποιώντας τις υπέροχες δωρεάν εφαρμογές smartphone. Εδώ είναι η έκδοση Android και επίσης η έκδοση iOS.

συμπέρασμα

3.000 λέξεις αργότερα και έχω μετά βίας γδαρμένο την επιφάνεια ως προς το τι μπορεί να κάνει τα Έγγραφα Googleκάνω. Υπάρχουν τόσα πολλά που αναγκάστηκα να εγκαταλείψω ότι μπορώ να νιώσω ένα επόμενο άρθρο που έρχεται. Τι θα θέλατε να δείτε στο δεύτερο μέρος; Τραπέζια; Υποσημειώσεις; Πίνακες περιεχομένων; Θα ήθελα πολύ να σας ακούσω στα παρακάτω σχόλια.