Πώς να κατακτήσει τη δυνατότητα εύρεσης και αντικατάστασης του Microsoft Office

Η δυνατότητα Εύρεση και αντικατάσταση στο Microsoft Office είναι ένα ισχυρό εργαλείο. Σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μπαλαντέρ και να βρείτε λέξεις που ακούγονται ο ένας στον άλλο. Εδώ είναι μια ματιά στο mastering αυτό το χρήσιμο όργανο.

Φανταστείτε αυτό: γράφετε ένα χαρτί μήκους 10 σελίδων και κάπου μέσα του έχετε γράψει λάθος ένα όνομα. Βγάζει το Berenstέναμε ένα Α, όχι με το BerenstμιΕσείς:

Α) Διαβάστε ολόκληρο το πράγμα, αλλάζοντας κάθε εσφαλμένο Ε για ένα Α

Β) Απλά αφήστε το και ελπίζω κανείς δεν παρατηρεί,

ή

Γ) Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία εύρεσης και αντικατάστασης του Microsoft Office για να μετατρέψετε κάθε Berenstein σε ένα Berenstain ταυτόχρονα;

Αναμφισβήτητα ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της λέξηςεπεξεργασίας και λογισμικού υπολογιστικών φύλλων είναι η δύναμη άμεσης εντοπισμού και επεξεργασίας κειμένου και δεδομένων χωρίς χειροκίνητο χτένισμα μέσω εκτυπωμένων σελίδων ή βιβλίων. Και οι επιλογές Εύρεση και αντικατάσταση του Office μπορούν να γίνουν πραγματικά συγκεκριμένες, επιτρέποντάς σας να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ και ακόμη και να βρείτε λέξεις που ακούγονται ο ένας στον άλλο. Ας πάρουμε άνετα την επιλογή Option C με αυτές τις συμβουλές για να κατακτήσετε τη δυνατότητα Find and Replace του Microsoft Office.

Βρείτε και αντικαταστήστε τα βασικά για το Word

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην επιλογή Εύρεση και αντικατάσταση ανοίγοντας ένα αρχείο Word και κατευθυνθείτε προς το Σπίτι καρτέλα στην κορδέλα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Εύρημα και επιλέξτε Σύνθετη εύρεση.

Εναλλακτικά, απλά κάντε κλικ Αντικαθιστώ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Ctrl + H συντόμευση πληκτρολογίου για να ανοίξετε άμεσα το παράθυρο Αντικατάσταση.

Θα δείτε τις καρτέλες Εύρεση και Αντικατάσταση στο παράθυρο που εμφανίζεται (καθώς και στην καρτέλα Μετάβαση στην οποία μπορείτε να καθορίσετε ένα ακριβές σημείο στο έγγραφό σας για να μεταβείτε).

Αν κοιτάζετε απλά και δεν χρειάζεστε το πρόγραμμα για να αντικαταστήσετε οποιοδήποτε κείμενο για εσάς, καλό είναι να παραμείνετε στην καρτέλα Εύρεση. Πληκτρολογήστε το κείμενο που αναζητάτε στο Βρείτε τι πεδίο και το Word θα τραβήξει κάθε περίπτωση που το κάνειαγώνας. Σε αυτό το σημείο, αφού δεν έχετε ορίσει καμία επιλογή, η αναζήτησή σας θα εμφανίσει οποιοδήποτε κείμενο που ταιριάζει, είτε με κεφαλαία γράμματα είτε με κεφαλαία πεδία, ή ίσως με ένα τμήμα μιας λέξης.

Κάνοντας κλικ στο Ανάγνωση σημείων το κουμπί θα επισημάνει όλες τις εμφανίσεις με κίτρινο χρώμα, το οποίο σας επιτρέπει να δείτε με μια ματιά όλες τις θέσεις που εμφανίζεται στον όρο του αναζητημένου σας όρου μέσα στο έγγραφό σας. Κάντε κλικ Βρείτε Επόμενο για να μετακινηθείτε σε όλους τους αγώνες σας.

Η καρτέλα Αντικατάσταση προσθέτει τη δυνατότητα αντικατάστασης του κειμένου που αναζητήσατε με νέο κείμενο που πληκτρολογείτε στο Αντικατέστησε με πεδίο. Ελέγξτε το κείμενο που αντικαθιστάτε ένα προς ένα με το Αντικαθιστώ , ή να εκτελέσετε ολόκληρο το έγγραφο ταυτόχρονα με Αντικατάσταση όλων.

Στο παρακάτω παράδειγμα, το Word θα αλλάξει το "τεμπέλης" σκυλί σε "υπνηλία".

Κάνοντας κλικ Περισσότερο θα αποδώσει έναν τόνο επιλογών για να προσαρμόσετε την αναζήτησή σας, αλλά ας ξεκινήσουμε πρώτα τα βασικά για το Excel.

Βρείτε και αντικαταστήστε τα βασικά για το Excel

Μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση & Επιλογή, και στη συνέχεια επιλέξτε είτε Εύρημα ή Αντικαθιστώ από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται. ο Ctrl + H η συντόμευση πληκτρολογίου λειτουργεί επίσης εδώ.

Το εργαλείο εύρεσης και αντικατάστασης του Excel λειτουργεί παρόμοια με το Microsoft Word. Πληκτρολογήστε αυτό που ψάχνετε στο Βρείτε τι κάντε κλικ στο πεδίο Βρείτε Επόμενο, και το Excel θα επισημάνει τα κελιά που ταιριάζουν. Κάνοντας κλικ Εύρημα Ολα θα δημιουργήσει μια λεπτομερή λίστα των ταιριαστών κελιών ακριβώς στο παράθυρο "Εύρεση και αντικατάσταση".

Μπορείτε επίσης να κάνετε αντικαταστάσεις, αλλά να παρακολουθείτε προσεκτικά τα κριτήρια αναζήτησής σας. Είναι εύκολο να κάνετε ακούσια ανεπιθύμητες αλλαγές, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε Αντικαθιστώ Ολα. Στην παρακάτω εικόνα, το Excel θα αλλάξει και τις δύο περιπτώσεις του αριθμού 2 σε 3, αφήνοντας μας όχι μόνο με τρεις αγελάδες, αλλά και με δεκατρία κοτόπουλα.

Ας πούμε ότι θέλουμε να αφήσουμε τα κοτόπουλά μας και μόνο, αλλά να καθορίσουμε ακόμα το μειονέκτημα των αγελάδων μας. Κάντε κλικ Επιλογές, στη συνέχεια, ελέγξτε το Ταίριασμα όλων των περιεχομένων των κυττά πλαίσιο ελέγχου.

Τώρα το Excel θα ελέγξει για κελιά που περιέχουν μόνο τον αριθμό 2, έτσι μπορούμε να κάνουμε με ασφάλεια κλικ Αντικαθιστώ χωρίς να επηρεάσουμε τα κοτόπουλα μας. Είναι ένα ανόητο παράδειγμα, αλλά δείχνει το είδος του ατυχήματος που μπορεί να συμβεί, ειδικά αν το επιλέξετε Αντικαθιστώ Ολα χωρίς να ελέγχονται τα αποτελέσματα ένα προς ένα.

Επίσης στις επιλογές: ελέγξτε το Περίπτωση αντιστοιχίας για να κάνετε την αναζήτηση ευαίσθητη στις πεζούλες, επιλέξτε τοανατρέξτε σε συγκεκριμένα φύλλα στο βιβλίο εργασίας σας και καθορίστε αν θέλετε να μετακινηθείτε στις αντιστοιχίσεις σας ανά στήλη ή κατά σειρά. Μπορείτε ακόμη να αναζητήσετε και να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση κελιών.

Σύνθετες επιλογές εύρεσης και αντικατάστασης στο Microsoft Word

Το Word μας δίνει πολλές επιλογές για να χειριστούμε την Εύρεση και Αντικατάσταση. Κάντε κλικ Περισσότερο στο κάτω μέρος του παραθύρου Εύρεση και αντικατάστασης για να τα δείτε.

Οι επιλογές κυμαίνονται από απλές, όπως Case Match, σε πιο περίπλοκες, όπως τη χρήση μπαλαντέρ και την αντικατάσταση της μορφοποίησης.

Βρείτε μόνο ολόκληρες λέξεις

Με αυτή την επιλογή, το Word αντιμετωπίζει τον όρο αναζήτησης ως μια ολόκληρη λέξη και δεν θα αναζητήσει τον όρο αναζήτησης σας μέσα σε άλλες λέξεις. Για παράδειγμα, η αναζήτηση για "αυτός" δεν θα δώσει τη λέξη "το."

Πρόθεμα αγώνα και επίθεμα αγώνα

Αυτά περιορίζουν την αναζήτησή σας σε λέξεις που έχουν την ίδια αρχή ή το ίδιο τέλος. Εάν συνδυάζετε προθέματα και αναζητάτε "αγάπη", το Word θα βρει "αγάπη" και "υπέροχο", αλλά όχι "αγαπημένο".

Χρησιμοποιήστε μπαλαντέρ

Σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε ερωτηματικά, αστερίσκους, αγκύλες και άλλα για να τροποποιήσετε την αναζήτησή σας.

Ακούγεται σαν

Αυτό βρίσκει λέξεις που ακούγονται σαν αυτές που αναζητήσατε. Χρησιμοποιήστε το για να βρείτε ομώνυμα ή λέξεις για τις οποίες μπορεί να διαφέρει η ορθογραφία.

Βρείτε όλες τις μορφές λέξεων

Βρείτε τη λέξη που αναζητήσατε, καθώς και τυχόν περιπτώσεις που είναι πληθυντικές ή σε διαφορετική ένταση. Η αναζήτηση "είναι" με αυτήν την επιλογή ενεργοποιημένη θα αποδώσει επίσης "είναι" και "είναι".

Παράβλεψη χαρακτήρων στίξης και Παράβλεψη χαρακτήρων λευκού διαστήματος

Αυτό λέει στο Word να μην λαμβάνει υπόψη διαστήματα, τελείες, παύλες και παρόμοια.

Το Takeaway

Περιήγηση στο έγγραφό σας και διόρθωση πολλαπλώντα συμβάντα σφάλματος δεν πρέπει να είναι εφιάλτης. Ακόμα κι αν δεν είστε σίγουροι τι ψάχνετε, μπορείτε να προσαρμόσετε την αναζήτηση Εύρεση και αντικατάσταση για να περιορίσετε τα πράγματα. Το να μάθεις να εκμεταλλεύεσαι όλη την δύναμη του Find and Replace μπορεί να φαίνεται τρομακτικό, αλλά με την πρακτική, θα κάνεις ελιγμούς στα έγγραφά σου σαν επαγγελματίας.