Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα έγγραφα του Microsoft Word

Εάν συνεργάζεστε με μέλη της ομάδας σε έργα, η δυνατότητα Track Changes στο Word 2016 είναι απαραίτητη και τώρα πιο ισχυρή. Ετσι δουλευει.

Εάν συνεργάζεστε με μέλη της ομάδας σε έργαή να επισημάνετε συμβόλαια με γραμμές redlines, η παρακολούθηση των αλλαγών στο Microsoft Word μπορεί να είναι ένα lifesaver! Η παρακολούθηση αλλαγών είναι μια ενσωματωμένη δυνατότητα στο Microsoft Word, η οποία φέρνει αληθινά τη λογική στη διαδικασία. Ακόμη και αν δεν εργάζεστε σε σύνθετα έργα όπως εξαγορές, συγχωνεύσεις, συμβάσεις ή συγγραφή ενός καλύτερου πωλητή - οι Track Changes μπορούν να είναι εξίσου χρήσιμες και για τα έργα μικρών ομάδων, όπως οι σχολικές εργασίες.

Από τη στιγμή που καλύψαμε τελευταία αυτή τη δυνατότητα στη MicrosoftWord 2010, υπήρξαν σημαντικές βελτιώσεις που καθιστούν ακόμα πιο ισχυρό το Track Changes. Με τη διαθεσιμότητα του Office Online, οι χρήστες μπορούν να εκτελούν σε πραγματικό χρόνο συνεργασία σε ένα έγγραφο και αυτό είναι ένα από τα συναρπαστικά νέα χαρακτηριστικά που εξετάζουμε σε αυτό το άρθρο.

Ενεργοποίηση και χρήση αλλαγών παρακολούθησης στο Word 2016

Βήμα 1: Έναρξη περιεχομένου

Θα χρειαστεί να ξεκινήσετε με κάποιο περιεχόμενο μέσα στο έγγραφο στο οποίο συνεργάζεστε. Αυτό το μέρος του εγγράφου γράφεται από διαφορετικό χρήστη. Η πρώτη παράγραφος γράφτηκε από εμένα.

Βήμα 2: Ενεργοποίηση αλλαγών παρακολούθησης
Για να ξεκινήσετε την παρακολούθηση των αλλαγών, μεταβείτε στο Ανασκόπηση καρτέλα και πατήστε Παρακολούθηση αλλαγών στο Παρακολούθηση ομάδα (μπορείτε επίσης να πατήσετε CTRL + SHIFT + Ε.)

Όταν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών, θα δείτε ένα μπαλόνι για κάθε συγγραφέα στη δεξιά πλευρά της οθόνης.

Βήμα 3: Επεξεργασία

Παρακολούθηση αλλαγών στο Word χρησιμοποιεί συντονισμό χρώματος για να αποφευχθεί η σύγχυση. Ο πρώτος συγγραφέας είναι μπλε και ο δεύτερος είναι κόκκινος. Όταν επιπλέον συγγραφείς πραγματοποιούν επεξεργασίες, θα τους δοθεί επίσης ένα μοναδικό χρώμα.

Όταν πραγματοποιούνται αλλαγές στο έγγραφο, εμφανίζεται μια κατακόρυφη γραμμή δίπλα στην παράγραφο για να υποδείξει τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο. Παρατηρήστε ότι η πρώτη παράγραφος δεν έχει αυτό επειδή Παρακολούθηση αλλαγών δεν ήταν ενεργοποιημένη παρά μόνο στο έγγραφο. Όταν κάνετε κλικ στο Εμφάνιση αλλαγών παρακολούθησης μπαρ, ενεργοποιεί αμέσως ένα από τα σημαντικότερα από όλατις τροποποιήσεις που έγιναν στο έγγραφο μαζί με τα σχόλιά τους. Εάν το διατηρήσετε ενεργοποιημένο και κάνετε αλλαγές, θα δείτε τις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο καθώς πληκτρολογείτε και διαγράφετε.

Βήμα 4: Σχόλια, μπαλόνια και πρόσθετα εργαλεία επεξεργασίας

Αν θέλετε να προσθέσετε ένα σχόλιο σε μια λέξη ή μια παράγραφο, επισημάνετε το και στη συνέχεια επιλέξτε το Ανασκόπηση καρτέλα και πατήστε Νέο σχόλιο στο Σχόλια ομάδα. Στη συνέχεια, τα σχόλιά σας θα εμφανιστούν στη δεξιά πλευρά του εγγράφου όταν οριστικοποιηθεί το έγγραφο. μπορείτε να τα απενεργοποιήσετε.

Ένα από τα πράγματα που θα παρατηρήσετε όταν εφαρμόζετε ειδικές διαμορφώσεις όπως Bold, Italic ή Underline, ένα σχόλιο προστίθεται αυτόματα στις αλλαγές του κομματιού που ονομάζονται Διαμορφωμένο.

Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τον τρόπο εμφάνισης των μπαλονιών στο έγγραφο. Για παράδειγμα, αν θέλετε να δείτε όλες τις αναθεωρήσεις που έχουν προστεθεί στο έγγραφο από κάθε συγγραφέα, κάντε κλικ στο κουμπί Ανασκόπηση καρτέλα> Εμφάνιση σήμανσης μενού> Μπαλόνια > Εμφάνιση αναθεωρήσεων σε μπαλόνια.

Αναθεωρήσεις

Το παράθυρο ανασκόπησης (Ανασκόπηση > Ανασκόπηση παραθύρου) σας επιτρέπει να ελέγξετε όλες τις επεξεργασίες από κάθε συγγραφέαμπορείτε να προβάλλετε κάθετα ή οριζόντια στην οθόνη. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια λέξη ή μια παράγραφο στο παράθυρο αναθεωρήσεων και αυτόματα θα μεταβείτε σε εκείνο το τμήμα του εγγράφου.

Βήμα 5: Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών που έγιναν στο έγγραφο

Αν συμφωνείτε με τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο, μπορείτε να τις αποδεχτείτε ή να τις απορρίψετε. Κάντε κλικ στη γραμμή Εμφάνιση αλλαγών γραμμής, για να επισημάνετε τις αλλαγές που έγιναν από τον άλλο συντάκτη και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο Ανασκόπηση κάντε κλικ στην καρτέλα Αποδέχομαι για επιβεβαίωση.

Θα παρατηρήσετε τώρα ότι οι αλλαγές εφαρμόζονται αμέσως.

Βήμα 6: Συγκρίνετε ή συνδυάστε έγγραφα

Ένας άλλος συγγραφέας χαρακτηριστικών χαρακτηριστικών μπορεί να επωφεληθείτης είναι η δυνατότητα να εκτελείται η παρακολούθηση μιας έκδοσης ενός εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν δύο συγγραφείς διχάλουν τα ίδια έγγραφα σε δύο αντίγραφα και συνεχίσουν να εργάζονται ξεχωριστά, μπορούν αργότερα να συγκρίνουν τις δύο εκδόσεις και να τα συνδυάσουν. Όσο είναι παρόμοια στη δομή, μπορείτε να συνδυάσετε τα δύο δημιουργούν ένα τελικό έγγραφο.

Για να συγκρίνετε και να συνδυάσετε τις αλλαγές, επιλέξτε Ανασκόπηση κάντε κλικ στην καρτέλα Συγκρίνω στη συνέχεια, επιλέξτε το πρωτότυπο έγγραφο στο πλαίσιο πεδίου, στη συνέχεια επιλέξτε την αναθεωρημένη έκδοση και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί ΕΝΤΑΞΕΙ.

Στη συνέχεια, το Microsoft Word θα παρουσιάσει μια τριών τμημάτωνπροβολή του εγγράφου που δείχνει την κύρια οθόνη ως το τελικό έγγραφο με συνδυασμένο περιεχόμενο και το πρωτότυπο και τα εναλλακτικά αντίγραφα σε ένα παράθυρο μίνι παραθύρου. Όταν μετακινηθείτε, μπορείτε να συγκρίνετε τις αλλαγές. Αυτό γίνεται κατά προτίμηση σε μια οθόνη με αρκετή ανάλυση οθόνης.

Όταν είστε έτοιμοι να συνδυάσετε τα έγγραφα σε ένα τελικό αντίγραφο, επιστρέψτε στο Ανασκόπηση κάντε κλικ στην καρτέλα Συγκρίνω στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Συνδυασμός επιλέξτε το πρωτότυπο έγγραφο στο πλαίσιο πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε την αναθεωρημένη έκδοση και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί ΕΝΤΑΞΕΙ.

Στη συνέχεια, θα δείτε το συνδυασμένο έγγραφο μαζί με τις αλλαγές που έγιναν από άλλους συγγραφείς σε άλλο χρώμα.

Ενσωμάτωση με το Office Online

Ένα από τα χαρακτηριστικά των δολοφόνων των Google Apps έχειήταν τα εργαλεία συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο. Η Microsoft έχει τελικά πιάσει χάρη στην σουίτα Office Online η οποία διαθέτει μια έκδοση του Word που βασίζεται στον ιστό. Μια νέα δυνατότητα στο Word 2016 είναι η δυνατότητα να κάνετε κοινή χρήση και να δείτε ποιος εργάζεται στο έγγραφό σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Μερίδιο και αποθηκεύστε το έγγραφο στο φάκελο OneDrive.

Στη συνέχεια, το παράθυρο κοινής χρήσης θα αποκαλύψει επιπλέονεπιλογές, με τη δυνατότητα να προσκαλέσετε άτομα να επεξεργαστούν το έγγραφο με διαφορετικούς περιορισμούς. Θα παρατηρήσετε επίσης ότι οι επιλογές αποκλεισμού συγγραφέων και περιορισμού είναι πλέον ενεργοποιημένες στο Προστατεύω ομάδα. Εάν χρησιμοποιείτε το Office 365 σε μια εταιρική ρύθμιση, μπορείτε να προσκαλέσετε συγγραφείς να συνεργαστούν.

Για αυτό το άρθρο, θα χρησιμοποιήσω το Λάβετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης με το οποίο θα στείλω email σε άλλους συγγραφείς με τους οποίους θα ήθελα να συνεργαστώ στο έγγραφο.

Όταν εσείς ή ο άλλος συγγραφέας φορτώσετε το Word Online και κάνετε αλλαγές, τότε άλλα άτομα που συνεργάζονται στο έγγραφο θα ειδοποιηθούν σε πραγματικό χρόνο.

Εδώ μπορείτε να δείτε ότι οι αποθηκευμένες τροποποιήσεις που έγιναν από τον άλλο συγγραφέα είναι χρωματικά κωδικοποιημένες σε μπλε επισήμανση.

Όταν ένας συγγραφέας δεν επεξεργάζεται πλέον το έγγραφο, θα ειδοποιηθείτε εντός του Word 2016.

Όπως μπορείτε να δείτε, η παρακολούθηση αλλαγών είναι ακόμη μεγαλύτερηισχυρό με τις δυνατότητες συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο. Είτε εργάζεστε σε μεγάλα ή μεγάλα έργα, το Word 2016 μπορεί να διευκολύνει τη διατήρηση όλων στην ίδια σελίδα. Ο συντονισμός χρωμάτων, η κοινή χρήση, η επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο και η ενσωμάτωση στο cloud με το OneDrive προσφέρουν μια συναρπαστική εμπειρία.