Τρόπος χρήσης του πρόσθετου πρόσθετου FindTime της Microsoft για το Outlook

Η ομάδα Garage στη Microsoft κυκλοφόρησε ένα νέοadd-in για τον Διαχειριστή προσωπικών πληροφοριών του Microsoft Outlook, διευκολύνοντας την εύρεση χρόνου για να οργανώσετε μια συνάντηση με συναδέλφους. Μια κοινή δραστηριότητα σε όλους τους οργανισμούς, ο προγραμματισμός μιας συνάντησης συχνά περιλαμβάνει οργιασμό μέσω του ημερολογίου του Outlook για να βρείτε διαθέσιμους χρόνους. Με το FindTime, κάνει το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς για εσάς. Ας ρίξουμε μια ματιά στην εγκατάσταση και τη ρύθμιση.

Πριν εγκαταστήσετε:

• Πρέπει να εκτελείται το Outlook 2013 ή νεότερη έκδοση
• Έχετε λογαριασμό του Office 365 - δεν απαιτείται για τον συμμετέχοντα.
• Κλείστε το Outlook πριν από την εγκατάσταση

Μεταβείτε στη διεύθυνση https://findtime.microsoft.com/ για να την εγκαταστήσετε.

Συνδεθείτε με το λογαριασμό σας στο Office 365 και περιμένετε ενώ είναι εγκατεστημένο το πρόσθετο.

Αφού ολοκληρωθεί η εγκατάσταση, ξεκινήστε το Microsoft Outlook και συνθέσετε ένα νέο μήνυμα. Κάντε κλικ Πρόσθετα για το Office από την κορδέλα και στη συνέχεια από το FindTime.

Εάν δεν το βλέπετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί στον Λογαριασμό του Office 365. Παρατήρησα ότι δεν εμφανίστηκε αρχικά. Για να το ελέγξετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο> Λογαριασμός γραφείου> Αλλαγή λογαριασμού στη συνέχεια, εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας. Επανεκκινήστε το Outlook και περιμένετε ενώ οι ρυθμίσεις σας για συγχρονισμό και δοκιμάστε να προσθέσετε το πρόσθετο FindTime.

Όταν εμφανιστεί, κάντε κλικ στο κουμπί Σύνδεση τώρα και συνδεθείτε ξανά στο λογαριασμό σας της Microsoft, όταν σας ζητηθεί.

Περιμένετε ενώ το FindTime αναζητά κατάλληλους χρόνους. Επιλέξτε τη διάρκεια της συνάντησής σας από το πλαίσιο λίστας. Μπορείτε να ρυθμίσετε τη σύσκεψη βάσει της διαθεσιμότητας ή του χρόνου. Όταν το FindTime βρίσκει την κατάλληλη ώρα, κάντε κλικ σε μία από τις διαθέσιμες επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Επιλέξτε την τοποθεσία σας, σε αυτήν την περίπτωση, έχω επιλέξει το Skype, αλλά μπορείτε να επιλέξετε μια φυσική τοποθεσία εάν θέλετε. Κάντε κλικ Εισαγωγή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όταν τελειώσετε, περιμένετε μέχρι να δημιουργηθεί η πρόσκλησή σας.

Θα δείτε την πρόσκλησή σας με τον διοργανωτή, τη διάρκεια, τη θέση και τις επιλογές που διαθέτει ο παραλήπτης για να επιλέξει. Αν θέλετε να κάνετε αλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές έκδοσης στο παράθυρο εργασιών του FindTime.

Οφείλω να ομολογήσω, είναι κάπως περίπλοκο στην αρχή, αλλάκαθιστά εύκολη τη σύναψη συναντήσεων, αφαιρώντας το κουραστικό μέρος του προγραμματισμού και των ρυθμίσεων. Εκτός από την υποστήριξη του Outlook desktop, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Outlook Web.