10 نصائح لا غنى عنها في Outlook

هل تحصل على أقصى استفادة من البرنامج عندماأنت تستخدم Outlook؟ عميل سطح مكتب Outlook هو جنة مستخدم قوي له ميزات أكثر من سكين الجيش السويسري ، والحقيقة المؤسفة هي أن الكثير من الناس انتهى بهم الأمر. هذا لا يجب أن يكون أنت! على الرغم من وجود مئات الاقتراحات والحيل لاستخدام هذا الوزن الثقيل لتطبيق البريد الإلكتروني ، فقد أبقينا ذلك قصيرًا وقمنا بتجميع قائمة من أفضل 10 اقتراحات والتي يتم التغاضي عنها كثيرًا. باستخدام هذه النصائح ، يمكنك أن تكون أكثر ثقة وكفاءة وأقل إحراجًا سواء كنت في مهمة أو تدير بريدًا إلكترونيًا من جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك.

1. معاينة سريعة لكل قسم من Outlook
هل تحتاج إلى عرض سريع للتقويم؟ ربما تحتاج إلى معرفة ما تبقى بسرعة في قائمة المهام الخاصة بك والعثور على شخص من دفتر الاتصال الخاص بك. في Office 2013 ، تم تقديم ميزة "معاينة النظرة الخاطفة" والتي تتيح لك رؤية ملخص سريع لعلامة التبويب التقويم والأشخاص والمهام من خلال التمرير فوقها في أسفل Outlook.

2. خطوات سريعة
هو الكثير من وقتك في Outlook تنفق القيام بهمهام متكررة؟ سهّل سير عملك عن طريق إضافة بعض الخطوات السريعة التي يمكن أن تؤديها من أجلك. يمكن إعداد كل زر للرد تلقائيًا بنص مكتوب ورسائل بريد إلكتروني للأمام ونسخ رسائل البريد الإلكتروني إلى المجلدات وإنشاء المواعيد والمزيد. قد تبدو الخطوات السريعة معقدة في البداية ولكن لا داعي للقلق لأنك قد غطيت ببرنامج تعليمي سهل المتابعة بشأن هذا الموضوع. من المفيد حقًا قضاء بعض الوقت لمعرفة كيفية استخدامها إذا كنت تستخدم Outlook كل يوم.

3. تمكين عرض المحادثة
اكرهها أو أحبها ، منذ أن صنع Gmailتم تعميم فكرة الناس السائدة على قراءة رسائل البريد الإلكتروني في قوائم المحادثة. والأفضل من ذلك ، أن طريقة العرض هذه تتيح لك بسهولة تجاهل تدفقات رسائل البريد الإلكتروني بالكامل إذا وجدت نفسك في محادثة جماعية لا تفضلها. يعد تغيير الأمر بسيطًا مثل النقر فوق مربع اختيار في علامة التبويب عرض لشريط البريد.

4. إضافة جهة اتصال جديدة عند قراءة البريد الإلكتروني
الكتابة يدويًا في عناوين البريد الإلكتروني لجهة الاتصال هي كذلك2003. في الإصدارات الأحدث من Outlook (2007-2013) ، يمكنك إضافة أشخاص إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك عند قراءة بريد إلكتروني إذا قمت بالنقر فوق عنوانهم في الرأس.

5. جعل البريد الإلكتروني غير مقروء ستاندوت
الألوان والخطوط الافتراضية في Microsoft Officeيمكن أن أتركك رغبة أكثر من ذلك بكثير. على الرغم من أنه لا يمكنني اقتراح مجموعة ألوان معينة يمكن أن يوافق عليها الجميع ، إلا أنني أستطيع أن أقول لك أن تخصيصها في متناول اليد. تفضل بزيارة شريط عرض> عرض الإعدادات> إعدادات أخرى وتنسيق شرطي. داخل كل نافذة ، لا يمكنك تغيير اللون فحسب ، بل أيضًا تغيير حجم كل قسم من أجزاء النص داخل Outlook وحجمه ونمطه. مزيد من التفاصيل في الرابط البرتقالي أعلاه.

6. تأجيل التسليم
هل سبق لك أن أرسلت رسالة بريد إلكتروني فقط للحصول على"يا للحماقة! لماذا أرسلت تلك اللحظة بعد ذلك مباشرة؟ لقد كنت أستخدم هذه الميزة لسنوات ولا يمكنني أن أخبرك عدد المرات التي أنقذت فيها لحم الخنزير المقدد وأبقت على رسائل البريد الإلكتروني السيئة من الخروج. على الرغم من أن هذا قد يكون مهمًا في أحد مكاتب الشركات ، إلا أنه من المهم بشكل خاص عندما تتعامل مع العملاء من أجل أن تكون رسائل البريد الإلكتروني دقيقة وتتجنب سوء الاتصال غير المقصود. من السهل بما فيه الكفاية تأخير رسالة واحدة من شريط الخيارات في نافذة التكوين ، ولكن تأخير كل البريد افتراضيًا يتطلب قاعدة Outlook أكثر تعقيدًا قليلاً موصوفة بشكل أفضل في هذا الدليل المرتبط.

7. قم بإيقاف تشغيل "جزء الأشخاص"
إنه قبيح ، إنه ضخم ، ويخيم قيمةشاشة العقارات. على الرغم من قيام Microsoft بتحسين جزء الأشخاص في Office 2013 بشكل كبير ، إلا أنه لا يزال يمثل ألمًا لمعظم المستخدمين. والحمد لله أنها جعلت إيقاف تشغيله السوبر سهلة. في وضع البريد ، تفضل بزيارة الشريط "عرض" وانقر فوق "جزء الأشخاص> إيقاف لإغلاق الفوضى أسفل نافذة القراءة. إذا احتجت إليها مرة أخرى ، فأنت تعرف أيضًا أين يمكنك العثور على الزر "تشغيل" لأنه في نفس المكان.

8. قم بإيقاف تشغيل معاينة الرسائل في جزء المجلد
بالنسبة لمعظم رسائل البريد الإلكتروني ، يكون الموضوع والمرسل كافيينلمعرفة ما إذا كنت تريد فتحه أو عدم قراءته. يمنحك تعطيل معاينات الرسائل مساحة أكبر بنسبة تصل إلى 50٪ لمشاهدة رسائل البريد الإلكتروني المدرجة في علبة الوارد الخاصة بك ، وهذا يعني أنه يمكنك المرور عليها بشكل أسرع والعودة إلى القيام بشيء أكثر إنتاجية. لتعطيل هذه ، انتقل إلى عرض الشريط وانقر فوق معاينة الرسائل> إيقاف.

9. عطلة (تذكير خارج المكتب)
إذا كنت تستخدم Outlook للعمل ، فهذا يمثلبدون تفكير. إن السماح للعملاء والزملاء بمعرفة أنك خارج المدينة هو أفضل طريقة لتجنب ما يمكن أن يتحول إلى الغوغاء الغاضبين يتساءلون عن سبب عدم إرسالهم في تقارير TPS هذه يوم الجمعة. هناك بضعة طرق لفعل هذا. واحد ينطوي على إعداد اجتماع للتذكير. آخر هو إعداد قاعدة مماثلة لتلك الموجودة في لقطة الشاشة أدناه. ولكن الذي يستخدمه معظم الأشخاص يسمى "مساعد خارج المكتب" ويتطلب استضافة البريد الخاص بك على خادم تبادل.

10. أنقذ نفسك من أهوال البريد الإلكتروني العرضي
حتى لو كان يسخر من الإسهال الصوتيةأقل ما يقلقك هو أنه لا يزال هناك الكثير من الأشياء التي ربما تبقى فقط في صناديق البريد الوارد في عدد مختار. تتضمن هذه النصيحة تثبيت مكون إضافي لبرنامج Outlook سيمنعك أو على الأقل يحذرك إذا كنت على وشك إرسال بريد إلكتروني إلى كل فرد في قائمة رد مقابل إرساله إلى فرد. يمكنك تنزيل المكون الإضافي هنا من Microsoft.com. مجرد تشغيل ملف msi والتثبيت نسيم.